電子檔案監(jiān)管不足及策略
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本文作者：楊凱作者單位：河南大學(xué)檔案館
（一）管理思想落后，管理方式陳舊
基層檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒(méi)有意識(shí)到電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在工作環(huán)境和工作對(duì)象上的區(qū)別，在對(duì)電子檔案管理上仍采用傳統(tǒng)電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的使用設(shè)備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設(shè)受阻。
（二）電子檔案信息安全問(wèn)題
電子文件是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開(kāi)放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發(fā)現(xiàn)。當(dāng)今社會(huì)電腦病毒和黑客對(duì)電子檔案也存在極大的威脅，一旦計(jì)算機(jī)感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當(dāng)，重建整個(gè)檔案系統(tǒng)將是個(gè)繁重的工作。
（三）電子檔案的原始性、真實(shí)性
檔案文件在被制作成電子文件時(shí)，不再存在如紙質(zhì)文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫(xiě)形成的，這就無(wú)法證明其真實(shí)性和權(quán)威性。而且，電子檔案在存檔的過(guò)程中，要定期進(jìn)行復(fù)制和轉(zhuǎn)換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無(wú)法判斷。
（四）電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題
電子檔案是保存在磁性材料和光盤(pán)載體上，人們必須使用一定的技術(shù)和設(shè)備才能識(shí)別它的信息，這就決定了電子檔案對(duì)一定技術(shù)和設(shè)備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計(jì)算機(jī)將信息和載體結(jié)合在一起。而計(jì)算機(jī)的日新月異使得其硬件環(huán)境對(duì)某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對(duì)需要長(zhǎng)期保存的文件來(lái)說(shuō)是個(gè)“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設(shè)備。
解決電子檔案管理問(wèn)題的措施
（一）建立健全電子檔案管理制度
管理電子檔案的主演任務(wù)是對(duì)各類電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)，建立健全電子檔案管理制度，制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理。主要應(yīng)做到對(duì)電子檔案的每一步動(dòng)態(tài)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確定責(zé)任制度，明確電子檔案各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任，提高工作人員的責(zé)任感。加強(qiáng)工作流程管理，提高對(duì)電子檔案的動(dòng)態(tài)管理。如，在高校電子檔案管理中，應(yīng)針對(duì)學(xué)生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點(diǎn)，制定不同的管理辦法，對(duì)學(xué)生在學(xué)校內(nèi)的各類表現(xiàn)詳細(xì)記載，學(xué)生的每一步動(dòng)態(tài)都要記載再案，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理。
（二）培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才
新時(shí)代對(duì)檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要求精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)刻不容緩，同時(shí)也要培養(yǎng)他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)他們對(duì)檔案業(yè)務(wù)的熱情，提高其職業(yè)道德素質(zhì)。
（三）加強(qiáng)信息保護(hù)
信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。對(duì)電子檔案信息的保護(hù)要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護(hù)信息安全的技術(shù)方法，在確保電子文件的真實(shí)性和權(quán)威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對(duì)電子文件的惡意刪改起到了關(guān)鍵的作用，不斷改進(jìn)信息安全技術(shù)，是加強(qiáng)信息保護(hù)的重要措施。除了在信息技術(shù)上對(duì)電子文件進(jìn)行保護(hù)外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲(chǔ)工作。如，一些高校的各部門(mén)在做好電子檔案管理的同時(shí)，還會(huì)建立紙質(zhì)檔案，采取電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險(xiǎn)”。
（四）重視數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、互相兼容的檔案管理軟件
研制開(kāi)發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，是長(zhǎng)期保存電子檔案的有效措施。完成這一工作，必須得到國(guó)家的支持、規(guī)范和推廣，應(yīng)該在全國(guó)范圍內(nèi)，由國(guó)家檔案局主持，地區(qū)各級(jí)檔案管理所共同努力完成。
結(jié)語(yǔ)
新形勢(shì)下的電子檔案管理工作是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，是新時(shí)代賦予我們的神圣使命。在信息化高速發(fā)展的今天，加強(qiáng)電子檔案管理工作，即是適應(yīng)時(shí)代的要求，也是推進(jìn)電子檔案管理向著更高、更好的方向發(fā)展。同時(shí)也是加強(qiáng)各行各業(yè)信息化建設(shè)的重要的一步。
