電子檔案應用平臺建構

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電子檔案的采集制度是規范電子檔案集成管理的基礎

由于電子檔案的形成設備硬件、軟件、文件格式及分辨率等差異，形成的電子信息種類繁多，不利于整理、編排和數據庫的建立，并且對檔案的調用、查閱帶來諸多不便，甚至造信息損壞和丟失。因此，應該對電子檔案的范圍、種類、格式、運行平臺程序等在一定時期內做出明確的規范，形成對內、對外均可兼容運行的約定，建立檔案生成、審核、錄入、編碼、歸庫、保存、調用等相關的工作制度，從而建立運行規范、順暢的電子檔案工作機制。

電子檔案的管理制度是維護檔案安全、真實可靠的保證由于網絡的開放性和易受攻擊性的特點，如何保障電子檔案的安全性、可靠性就顯得尤為重要。因此，必須不斷建立電子檔案專人、專機、加密、拷貝、備份、調用審批、傳輸、操作痕跡記錄等技防和人防管理制度，確保電子檔案的安全。

電子檔案運行軟硬件配置是搭建電子檔案管理應用平臺的基礎

電子檔案的建立和使用都離不開計算機系統，要不斷根據電子信息技術的發展為檔案管理軟硬件進行必要的配置和更新。硬件部分主要是以計算機系統為標志的配置，主要考慮處理速度、儲存空間、網絡接口等要件，做到相對先進；軟件部分主要是加強管理應用軟件的開發、使用、更新，做到安全穩定、系統兼容性高、操作便捷等特性。

檔案管理人員素質是電子檔案管理平臺高效、規范運行的核心

不論檔案管理平臺構建的如何好，都需要由人來操作。檔案管理人員的素質直接關系到電子檔案平臺功用的發揮，由于電子檔案管理涉及軟件、系統安全、維護等一系列專業問題，但從目前的實際情況來看，檔案管理人員對電子檔案管理相關技能的培訓相對滯后，不能完全適應檔案管理發展的需要。因此，要不斷強化檔案管理人員的業務技能和政治思想的系統性培訓教育，使之在必須具備相應的計算機應用、網絡技術、軟件操作、維護等相關技能，以及檔案管理學、檔案保護技術學、甚至是必要的英語等素質。同時，要持續加強檔案管理人員的政治素質教育，強化愛崗敬業、努力鉆研、盡責盡職、遵章守紀等職業道德，為電子檔案管理的不斷發展進步做出應有的貢獻，為企業的發展進步提供有力的記錄、見證、分析、決策等支持！電子檔案的管理是一個系統工程，需要企業管理者的高度重視和必要的投入作保障，需要建立、健全電子檔案管理的相關制度并加以切實推進，需要檔案管理工作者在實踐中的不斷創新，才能使電子檔案管理不斷適應新形勢、新發展、新需要。

本文作者：林璐作者單位：大唐韓城第二發電有限責任公司