電子檔案的歸檔工作探討

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對于電子文件，在收集積累過程中要制作成紙質拷貝件或者微縮品。檔案員收集電子文件時，應注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環境，計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等，應當與電子文件一同收集。目前單位由于統一使用OA辦公自動化系統，大量的數據匯集在系統終端的服務器上，因此對做好電子檔案收集要求提出了更高的要求。

應抓好電子文件的歸檔工作

歸檔是確定電子文件檔案身份的過程，電子文件歸檔關系到具有長遠保存價值的電子文件能否納入檔案管理體系。電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件經整理確定檔案屬性后，從計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。電子文件歸檔應明確時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。電子文件的歸檔堅持按時歸檔的原則，可由本單位的檔案管理部門集中歸檔，也可由文件形成部門在形成過程中即時歸檔，待工程結束后集中歸檔。電子文件形成部門應定期將歸檔的電子文件向檔案管理部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。電子文件正式文本應保存雙份，具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等，同步歸檔保存。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。由于電子文件來源廣泛，形成者不僅有生產部門、業務管理部門，還有通過數據錄入人員、信息管理與計算機技術人員等，頭緒繁多，與紙質文件相比，受制約因素多，歸檔涉及的問題更加廣泛。檔案管理部門可采取電子文件形成、檔案管理體系等相結合的方法，按照檔案歸檔的有關要求，開展業務指導和協調制定有關的制度，保證電子文件的歸檔質量。檔案管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，應發揮制定電子文件歸檔制度和標準的職能，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中緊密聯系，共同形成高質量的電子文件檔案。

由于電子文件隨時產生，可以隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中，對計算機有很強的依賴性，因此必須選擇適當的歸檔方式。而不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，可在網上進行備份，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，以雙備份為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由文件形成部門異地保管。歸檔電子文件的格式應為通用標準，在對電子文件進行歸檔的同時，還要注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序也要一并歸檔保管。

目前使用單位的OA辦公自動化系統及各種業務軟件普遍采用刻錄到光盤或服務器定期備份的歸檔方法，不但工作量大，而且一旦遇到系統故障或其他天災人禍，極易造成數據的丟失。應積極開辟電子文件檔案存儲的新途徑，建立一套既簡捷方便、又安全保險的電子文件歸檔方法。可以建立網上檔案室，進行電子文件的邏輯歸檔，開展電子文件的收集、整理、鑒定、編目，這需要在軟件系統中嚴格限定不同人員產生、處理、利用文件的權限。在具體操作中，可以由檔案管理部門在各生產部門與相關管理部門之間建立電子文件歸檔專用系統，將具有保存價值的電子文件按統一格式傳輸給檔案管理部門。或者由信息管理部門接收各生產部門的數據后，經過集中處理、匯總后輸送給各部門共享；數據由信息管理部門按檔案管理的統一要求進行鑒定、編目整理，傳輸給檔案管理部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。也可以以郵件的形式傳遞到檔案管理部門，或者用硬拷貝的形式送交到檔案室，由檔案管理人員設置一個個的文件夾，對各個部門形成的電子文件進行分類管理。

做好電子文件的管理工作

電子文件管理已經成為信息時代文件、檔案部門面臨的新任務。應加強電子文件的日常管理，在電子文件形成過程中要注意按照行文的要求，選擇好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等電子文件背景材料。應加強電子文件軟硬件設施管理，要為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。檔案管理部門要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。對已歸檔的電子文件，應劃分出不同的保管期限，然后用消毒軟件對這些電子文件進行檢測，確保無病毒感染后，再由檔案管理人員將這些電子文件分別轉錄到應用網絡相隔離的存儲器中，在一個年度或一定時間后，將這些電子文件轉錄至一次寫入的光盤中做脫機保存。另外還要編制文件索引,供查詢調閱使用。應定期檢查已歸檔光盤的保存情況，尤其是溫濕度和防塵情況。對于長期保存的電子文件，還要定期進行復制，以防止信息損失。應重視和加快電子文件檔案管理人員的培養，培養和造就一批電子文件檔案管理人員。一是要重視吸納年青有電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的檔案管理專業人才；二是對各部門的檔案管理員和熱愛檔案管理工作的人員，進行系統培訓，使其掌握電子檔案管理的基本知識技能，為單位電子檔案的收集、整理工作打好基礎。

作者：陳萍單位：江蘇省東臺市自來水有限公司