紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異研究

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有害氣體的成分主要包括二氧化氮、硫化氫、氯氣以及二氧化硫等有氧化性以及酸性的氣體，這些氣體在一定條件下可以破壞、腐蝕磁性的光盤以及載體，使其變質(zhì)、老化、磁粉脫落，致使保存在上面的檔案信息丟失。而光線的照射會使承載電子檔案的硬件發(fā)生氧化，使基帶和盤帶的韌度下降，并加快老化。此外，紫外線所帶來的危害嚴(yán)重的影響了載體的剩磁穩(wěn)定性，使信號減弱，并使記錄信息的讀寫效果深受其影響。

灰塵的影響。空氣中散落的灰塵給檔案紙帶來的危害主要是機(jī)械性的磨損紙張，造成“檔案磚”的形成，使毒菌侵害紙張。至于電子檔案，灰塵主要影響其載體，造成化學(xué)、物理以及生物損壞。化學(xué)方面的損壞主要是指包含在灰塵里面的化學(xué)成分造成光盤載體、磁盤以及磁帶的降解、腐蝕等化學(xué)反應(yīng)，嚴(yán)重造成硬件上的損壞，使所承載的數(shù)據(jù)信息丟失；物理損壞則是指刮傷磁帶磁盤的表面，損毀記錄信息；生物損壞則指的是利用灰塵進(jìn)行傳播的霉菌孢子，居住在磁盤磁帶上，其分泌出的有機(jī)酸和酶等分泌物造成磁盤數(shù)據(jù)的丟失。所以防塵工作對于電子檔案來說具有更重要的意義。

濕度和溫度的影響。電子檔案和紙質(zhì)檔案對環(huán)境的濕度和溫度都有較高的要求。在不適合紙質(zhì)檔案存放的環(huán)境下，較高的濕度和溫度會加快紙張水解氧化的速度，發(fā)生字跡材料的洇化、擴(kuò)散等現(xiàn)象。對于電子檔案來說，不適宜的溫度和濕度容易使聚酯底基發(fā)生收縮或膨脹而發(fā)生變形，而光盤的載體大部分使用的是鋁、塑料和多碳等材料，這些都會在不適宜的溫度下發(fā)生變形，對激光束的定位以及讀寫數(shù)據(jù)等都有很大的影響。根據(jù)相關(guān)資料了解到，對于紙質(zhì)檔案來說，最佳的保存溫度為14—24℃，濕度為45%—60%，電子檔案的最佳保存溫度是16—20℃，最佳保存濕度是40%—50%。

外部震動以及磁場的影響。對于紙質(zhì)檔案來說，機(jī)械震動以及磁場對其是沒有影響的，但對電子檔案的影響是巨大的。外來磁場常常作用在磁性的載體上，使載體的磁性涂層發(fā)生磁化或者消磁等現(xiàn)象，破壞記錄的信息，給數(shù)據(jù)的讀出造成障礙。除此以外，劇烈的機(jī)械震蕩使載體中的磁性分子的排列順序發(fā)生變化，減弱剩磁，破壞信號。所以電子檔案在存放時(shí)一定要遠(yuǎn)離磁場較強(qiáng)的環(huán)境，可把帶磁性的載體放入具有抗磁功能的儲備物里，如金屬盒或框架內(nèi)，同時(shí)要防止劇烈的機(jī)械震動的產(chǎn)生。

資料保護(hù)差異保護(hù)紙質(zhì)檔案的主要目標(biāo)是延長紙張的壽命，作為一個(gè)整體的載體和所記錄的信息，紙張保護(hù)好了，上面所記錄的文字信息自然會得到保護(hù)。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案的載體與記錄的信息是可以分離的，這個(gè)特點(diǎn)使檔案信息極易被盜或者修改，所以在保存電子檔案時(shí)還必須要對電腦病毒給予高度的重視，電腦病毒常常隨意修改其他程序，實(shí)現(xiàn)自身的拷貝并傳播至其他程序內(nèi)。所以電子檔案的保護(hù)工作還有待研究。當(dāng)前，常將防火墻、數(shù)據(jù)加密、存取受權(quán)限控制、數(shù)字時(shí)間印章等方法用來保護(hù)電子檔案信息。

技術(shù)壽命方面差異紙質(zhì)檔案的壽命僅與紙張的內(nèi)部因素以及環(huán)境條件有關(guān)聯(lián)，但是電子檔案的壽命除了以上因素外還與當(dāng)代的技術(shù)更新等方面緊密聯(lián)系在一起。電子檔案的信息與載體的結(jié)合是通過計(jì)算機(jī)完成的，只有通過計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的讀出和寫入。只要技術(shù)未及時(shí)更新，存入載體內(nèi)的信息將沒有辦法提取出來。通常將技術(shù)過時(shí)歸結(jié)為兩方面的內(nèi)容：一方面是技術(shù)的革新使新的貯存技術(shù)代替舊的；另一方面是出于商業(yè)方面考慮，由于廠家的破產(chǎn)或生產(chǎn)產(chǎn)品的內(nèi)容發(fā)生變化使其以前生產(chǎn)的電子檔案設(shè)備很難再找到相應(yīng)配套的產(chǎn)品。通常情況下，電子檔案的載體的壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了識別他的軟件和硬件的技術(shù)壽命，所以技術(shù)過時(shí)對電子檔案的存儲比載體損壞造成的危害更為嚴(yán)重。

載體壽命方面差異盡管紙張的壽命取決于纖維素，而且纖維素在一定的環(huán)境下會發(fā)生氧化水解等化學(xué)反應(yīng)，只要我們在日常的檔案護(hù)理過程中注意對以上兩種化學(xué)反應(yīng)的預(yù)防，紙質(zhì)檔案的存放壽命是可以延至千年以上的。光盤和磁性物質(zhì)是構(gòu)成電子檔案的載體。磁帶和磁盤的基本構(gòu)成是聚酯底基，并且聚酯底基很容易吸塵和產(chǎn)生靜電，這些都會使自身的形狀發(fā)生彎曲，使磁粉脫落。粘合劑容易發(fā)生膨脹冷縮、生霉、脫落、磨損等缺點(diǎn)都會影響信息的再現(xiàn)。磁粉容易在磁場中受外磁場的影響而發(fā)生消磁、退磁等現(xiàn)象。這些不穩(wěn)定因素的影響使得電子檔案的壽命要比紙質(zhì)檔案的短得多，常常在5-15年就會結(jié)束自己的使命。

完成對電子檔案和紙質(zhì)檔案的護(hù)理工作不是一件容易的事，我們要做好其管理工作，在實(shí)現(xiàn)檔案信息資料最大可能利用的同時(shí)又可以使檔案信息得到有效和安全的保護(hù)。當(dāng)前的局勢是紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的時(shí)代，深入了解二者之間的差異和共同點(diǎn)對日后檔案管理工作會帶來更大的方便。

作者：崔學(xué)娜單位：泊頭市郝村鎮(zhèn)人民政府