底圖檔案的管理流程論述

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底圖檔案的管理流程

做好工程項目底圖檔案電子、紙質“雙軌制”管理工作，底圖管理部門梳理工作流程，建立健全了從歸檔到入庫全過程的底圖管理制度，做到每個環節都有規可依，有章可循，相互銜接。工作流程中應重視的幾個環節：一是底圖的歸檔驗收；二是臺賬登記；三是底圖修改；四是科學分類，合理排放；五是檔案利用；六是保管和保護。

（一）底圖的歸檔驗收由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質量，嚴把底圖歸檔入口關。紙質底圖歸檔驗收，一是查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，底圖質量對藍圖質量至關重要，沒有好的底圖質量，也就談不上高質量的藍圖質量。二是查簽字手續是否齊全，簽署不完整的底圖，不能充分發揮其檔案憑證作用。三是查工程項目文件號是否與工程名稱一致，文表（圖）號編制是否準確。底圖項目文件號——文表（圖）號，相當于每個人的身份證號，具有唯一性，它對底圖檔案的檢索、利用、保管、統計起到關鍵作用。時常有年輕的設計人員對底圖編號規則不勝了解，有時會出現幾份不同的底圖共用一個編號的現象，這給底圖的日后查找利用帶來了麻煩。四是裝訂邊25mm，縱向留左邊，橫向留上邊，成品一律左邊裝訂發圖。由于印章和簽署是項目圖紙文件生效的主要標志，工程項目的每張底圖，都必須有設計、校對、審核等多人簽字，才具有法律效力，也才能認定為檔案。因此對實現電子簽名的項目，紙版底圖存檔的同時，PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。沒有實行電子簽名的設計文件，做到即存即掃。DWG、PLT可編輯版電子文件，有項目文控驗收，待項目結束后，刻錄光盤，送交檔案部門另行存檔。

（二）臺賬登記臺賬登記是記載檔案是否存檔的重要憑證。隨著公司發展壯大，現在每年新承攬幾十個項目，在加上上年沒完成的項目，每年都有上百個工程項目齊頭并進，底圖年歸檔數千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質臺賬，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，歸檔人、驗收人在雙方的存檔登記簿上簽字，作為檔案歸檔驗收憑證永久留存。為了做好檔案“雙軌制”管理工作，檔案部門購買了《綜合檔案管理系統》軟件，將所有的底圖檔案存檔條目著錄計算機。每條條目都包含歸檔日期、項目代號、文件編號、題名、階段、版次、圖紙量、文件編制人、檔案驗收人等三十多項信息內容。電子條目著錄信息是計算機檢索的重要內容，《綜合檔案管理系統》能夠對這些信息進行單項或多項組合查詢、統計。提高了底圖檔案利用的查全率和查準率。存檔的電子文件軟盤在《綜合檔案管理系統》互見號中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

（三）底圖修改由于甲方的需要發生變化，或因施工條件的變化，需要對已歸檔且已請曬發放的工程底圖進行了修改，為了便于區分工程項目圖紙的變化，公司底圖采用版次遞進即“升版”的方式進行管理。在底圖檔案中就會出現，同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設計文件同時存在，增加了底圖文件的協調難度。因此在底圖存檔驗收和底圖請曬抽圖配圖時，一定要細心，看清楚設計文件的文表號及圖號的有效版次，保證各項任務的執行者采用的都是有效版本的設計文件。升版底圖電子文件存檔，同一檔號高版次的電子文件要覆蓋低版次的文件。相應的低版次紙質底圖也要下架作廢。否則，底圖管理就會混亂，也會給今后檔案的利用者帶來諸多麻煩。

（四）科學分類，合理排放對底圖實體進行科學分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目進入設計階段后，通常有基礎設計、詳細設計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長，利用頻繁。我公司早期工程項目編號突出專業，我們就以專業為主分類，按專業——年代——流水號進行分類、排架存放。這種排架存放方式，可以減少底圖搬移次數，高效利用柜架，但它的弱點是，同一項目的底圖存放在不同的專業，或同一項目同一專業存放在不同的年度內，底圖再次利用，抽圖就相當麻煩?，F階段公司的底圖編號是由一組數字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業及目錄文表號級別等信息，以項目為主體。為了保存一個工程項目底圖的連續性和完整性，在項目運行中，底圖是一個動態管理，處在預歸檔階段。檔案分類方式也有所突破，我們按年代——項目——單元（裝置）——專業流水號——圖號進行分類，按序排架存放，并在柜架上寫明底圖的工程名稱、單元號、專業、圖號等信息。已經完成的項目，轉入底圖檔案管理階段。一個全廠性工程項目就幾十個，甚至上百個單元（裝置），與計算機排序同步，編制底圖保管號，底圖檔案實體重新整理，再按檔案管理要求進行編目、裝盒、上架保存。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元（裝置）抽圖時，只需點擊鼠標，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）底圖的利用底圖是工程項目建設過程中不可缺少的依據，離開了設計底圖，工程項目建設就失去了方向。但歸檔后的底圖，不能直接發送到現場，需曬制成藍圖，蓋上單位專用出圖章，壓力容器章、以及注冊建筑師、注冊結構工程師章，才能用于現場施工。底圖請曬，有嚴格的程序，必須經項目經理允許，文控填制出版委托單，詳細填寫要請曬的圖號，曬制藍圖份數。底圖人員根據委托單內容，抽圖調配齊底圖，送交出版室出版。曬完后的底圖，由出版室及時歸還給底圖崗。底圖人員必須再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質產品，有著紙質檔案的弱點，就是容易磨損、發黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統式手工管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導致人力、物力、財力浪費?！毒C合檔案管理系統》軟件的應用，緩解了這些矛盾。在條件具備的時候，將早期的底圖檔案“孤本”，用掃描儀進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變為活檔案。掃描后的圖形文本，在公司《綜合檔案管理系統》網絡中掛接，需求者通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，也可以滿足多人同時使用，為需求者提供更為方便、直觀、環保、快捷的檔案信息服務方式和途徑。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質備份，需求者通過電子拷貝的方式，獲取檔案信息，這樣就可以減少紙質檔案的磨損，最大限制的保護紙質檔案。已經歸檔的CAD電子文件還可以直接為設計人員服務，省時省力，方便快捷。對已經制成電子檔案且破損嚴重的底圖，年份稍長利用較少的工程底圖，以及較老的利用率基本上沒有的工程底圖就可以卷放，也可以異地存放。存檔藍圖不再請曬，大大緩解庫房存放壓力，現有資源能得到高效利用。

（六）保管和保護底圖材料特殊，易發黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、添曬、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴防圖紙磨損和撕裂。而光盤體積小，對于環境要求不高，抗惡劣環境能力強，即使在平常環境下，也能長期保管。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保工程項目檔案長期的保管和利用。

檔案人員的素質

檔案管理人員的素質，是做好檔案管理工作和提供檔案優質服務的決定因素。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量。在工程項目底圖管理中，紙質文件——紙質檔案、電子文件——電子檔案同時并存，將存在相當長的一段時間。這段時間對檔案工作者而言，不是寬松而是緊張。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，對檔案人員的要求也越來越高，積極培養復合型人才，建立電子檔案管理隊伍是“雙軌制”管理過程中刻不容緩的任務。檔案工作者必須掌握現代化信息技術，熟練運用計算機以及現代化通訊設備來進行電子信息的制作、使用、維護和管理。在電子環境中，檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，電子文件就不可能被鑒定、保存、編目、提供利用，也就不能成為合格的電子檔案管理者，更不能為需求者提供優質服務。因此，現在的檔案工作者不僅要精通檔案業務，熟練操作計算機，懂得規范準確地使用檔案軟件，還要具有創新意識，才能跟上現代化的步伐?？傊堎|、電子檔案同時并存，在工程項目圖紙檔案管理中將是長期的。在這個時期內檔案工作者的任務也是繁重的。要做好“雙軌制”檔案管理工作，檔案人員還要艱辛的付出。

作者：余科云單位：中國石油工程建設公司華東設計分公司