電子檔案安全管理策略分析

前言：本站為你精心整理了電子檔案安全管理策略分析范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

傳統意義上的檔案是將文字、圖形等信息記載在紙張、布匹、塑料等載體上而形成的，檔案中所包含的內容信息與檔案的載體是不可分離的，在對傳統檔案的保存本質上是對檔案的紙張、布匹、塑料等載體的保存。雖然利用現代的復印、拍照等技術手段可以對原始檔案的內容信息進行復制，但無法實現對原始檔案的內容信息及載體的同時復制，復制檔案和原始檔案差異明顯、區分簡單。而電子檔案是存儲在磁盤等化學磁性或光性材料上的，其內容信息和載體是可分離的，對電子檔案的保存本質上是對檔案內容信息的保存，而不是電子檔案的化學磁性或光性材料載體的保存，并且檔案的內容信息易于復制、傳遞，原始檔案和復制檔案之間幾乎沒有差異，難以區分。

電子檔案需要借助計算機等設備進行讀取。以紙張為主要載體形式的傳統檔案可以被人們直觀地看見和接觸到，對檔案中內容信息的獲取一般無需借助其他設備，只需肉眼直接查看。而電子檔案則不同，要獲取它所存儲的內容信息必須借助計算機等設備，對配套的軟硬件具有強烈的依賴性。隨著信息技術的發展，計算機硬件和軟件的不斷升級和更新換代，電子檔案往往需要不斷地進行轉存儲、再存儲。為了適應新的設備和軟件，往往還需要改變檔案文件的存儲格式。

電子檔案易于存儲和管理。與傳統檔案相比，電子檔案更易于存儲和管理。傳統檔案需要大量的房間、文件柜來進行存放，還需要大量的人力對檔案進行分類、編目和檢索，更需要定期地進行防霉、除蟲等工作。而電子檔案的保存本質上是對檔案內容信息的保存，這些信息是電子化、數據化的，存儲在磁盤等載體上，一張小小的磁盤就能存儲大量的檔案信息，存儲單位成本低、占地小，利用計算機系統進行檢索和維護更為簡便，大大減少了檔案分類、編目和檢索的人員需求。電子檔案的這一特點也是傳統紙質檔案電子化蓬勃開展的重要原因。

電子檔案缺乏穩定性，易消失、易篡改、易出錯。與電子檔案易于存儲、復制和傳輸特點相對應的，與傳統紙質等檔案相比，電子檔案缺乏穩定性，有大量的方式方法可對檔案信息進行更改和作假，易消失、易篡改、易出錯。尤其是電子檔案易被篡改的特點，使得人們對電子檔案的真實性、有效性一直存有疑問。比如，最高人民法院在《關于民事經濟審判方式改革問題的若干規定》、《關于民事訴訟證據的若干規定》中都肯定了傳統紙質檔案（歷史檔案）的優先證據效力，而直到2012年新“民事訴訟法”才確定“電子數據”這一新的證據種類，檔案證據也正式吸收了電子檔案的加入，并且在實踐中一般需經過公證方可被采信。

電子檔案的利用和傳播具有開放性。傳統檔案受到檔案物資載體的限制，其利用和傳播范圍有限、成本高昂，在某些需要檔案原件的情況下，只能被排他性地使用。而電子檔案的內容信息是數字化的，通過計算機、通信網絡等可以實現迅速的復制和傳輸，對電子檔案的利用也沒有排他性，可以同時供多人多處利用，使用效率高。

電子檔案具有迥異于傳統檔案的種種特點，傳統的檔案管理模式并不適合電子檔案，如果還是采用傳統檔案管理的體制、標準和人員配備去管理電子檔案，無異于削足適履。基于建立電子檔案管理體系必須遵循電子檔案特殊性的共識，1999年，加拿大露西安娜•杜蘭蒂教授領導研究了“在電子系統內永久保存可信電子檔案的國際研究”項目“，該項目的主要目的是為制定長期保管真實電子檔案的國際、國家及機構政策、戰略和標準提供原則和依據”。我國的馮惠玲教授等探討了國家戰略對電子檔案管理的影響以及我國國家戰略的特點，認為中國的電子檔案宏觀管理應該走一條“統攬全國，政策引導，融合發展，綜合治理”的道路，并指出“我國電子檔案國家戰略需要搭建宏觀、中觀、微觀三層戰略框架體系，研究電子檔案管理政策、制度、業務的集成策略，實施法規、管理、技術三位一體的保障體系”。范寧則從檔案學的視角探討政府在電子檔案安全管理中的功能。從電子檔案的形成就注入電子檔案管理的理念，而不是單純的后期管理，通過前端的控制理念，保證電子檔案的安全管理和有效利用，提出國家從整體宏觀規劃電子檔案安全管理的重要性。電子檔案的安全管理措施是電子檔案管理的重要組成部分，關系到整個檔案資源的完整、安全、有效的利用以及長期使用?？紤]到現階段電子檔案管理存在的一些問題，其安全管理措施應注重以下幾個層面。

認識層面。對電子檔案的特殊性及應對其進行有針對性的安全管理方面認識不足是當前普遍存在的情況，這種認識不足不僅體現在社會上，更體現在檔案使用者、檔案管理的從業人員和各級領導身上。人們依然沉浸在傳統紙質檔案管理的傳統思路中，極力推行“雙套制”，造成檔案資源大量重復建設，損失效率。實現電子檔案的安全管理，需要人們尤其是檔案管理的相關人員對電子檔案有一個清楚的認識，不能簡單地將其視為紙質檔案的附屬品；也不能因為電子檔案缺乏穩定性，易消失、易篡改、易出錯而將其視為不可置信的，忽略對它的研究認識和針對性管理。

制度層面。近年來我國陸續頒布了《中華人民共和國電子簽名法》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列關于電子檔案管理的法律法規，但仍然還存在許多空白領域，電子檔案整體制度建設仍然相對滯后，需要逐步完善。而且，現有的相關法律法規基本是在非網絡環境下制定的，與電子文件網絡化利用和傳播的特點有很多不相適應之處。電子檔案安全管理的制度建設應明確從電子檔案生成、加工直至歸檔的全部過程中收集和積累的要求、各階段的責任，既要包括電子檔案收集、積累的制度，也要包括電子檔案收集、積累的范圍規定。

標準化層面。當前，電子檔案專用標準發展滯后。一方面，很多地方依然沿用《檔案著錄規則》、《歸檔文件整理規則》等紙質檔案管理的標準。另一方面，國家檔案局、信息產業部、公安、保密等部門以及各地各政府乃至各大型企事業單位都頒布了電子檔案相關的標準體系，但各部門之間缺乏協調統籌，辦公自動化、電子政務工程等形成了各自為政的局面，致使電子檔案格式、標準花樣繁多，檔案保存方式、副本數、管理年限等規定各種各樣，甚至同一檔案管理地所管理的電子檔案在不同時期所采取的標準也不一樣。盡管電子檔案的內容信息種類豐富，檔案的標準化在細節上難以做到一致，但仍亟需國家擬定一個大致統一的標準，然后各部門在這個統一的標準上結合自身實際不斷補充形成完善的標準體系。標準化管理可以增強電子檔案的適用性、可比性和可追溯性，可以促進檔案管理的交流和合作共建，也是電子檔案安全的有力保障。

人員保障和培訓層面。電子檔案安全管理工作是一項系統工程，從事電子檔案安全管理的人員除了需要具備文件檔案管理方面的知識技能之外，還需要掌握信息技術多方面的專業技術知識。無論是電子檔案的建立、存儲、使用和傳遞，還是讀取設備和軟件的升級換代、對計算機病毒和“黑客”的防范和應對，乃至對損壞電子檔案的修復等等都需要有一個專業的人才隊伍來作為其安全管理的智力保障。在實踐中，應重視培養檔案從業人員不同于傳統檔案管理的電子檔案的有關技術能力，制訂學習和培訓計劃，使之跟上信息技術和電子檔案發展的步伐，適應電子檔案安全管理的需要。

作者：羅芳謝鈺榮單位：南昌大學圖書館