電子文件和電子檔案管理分析

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電子文件和電子檔案的特點(diǎn)

同原來(lái)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下特點(diǎn)：①載體不固定。電子文件可以使用多種設(shè)備生成，存儲(chǔ)和傳輸方式多樣，也不能判斷該文件的原始性。②易于更改。電子文件易于修改和刪除，并且可以清除各種痕跡，其內(nèi)容原貌難以把握。③必須緊密追隨計(jì)算機(jī)軟硬件的更新升級(jí)。電子計(jì)算機(jī)的硬件和軟件的更新升級(jí)是快速的，文檔的格式或者內(nèi)容難免因?yàn)椴患嫒莸戎T多問(wèn)題而出現(xiàn)問(wèn)題，這就需要我們對(duì)于電子文件不斷的進(jìn)行轉(zhuǎn)換優(yōu)化，防止信息的丟失。④易丟失性。電子文件要存儲(chǔ)在各種形式的軟硬盤(pán)等儲(chǔ)存戒指中，如果有軟硬盤(pán)出現(xiàn)損害的情況，極易導(dǎo)致信息的丟失或者失真。因此，在電子文件的存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保護(hù)好存儲(chǔ)介質(zhì)，并防止電腦病毒的侵害。通過(guò)上面介紹的電子文件的特點(diǎn)，我們可以看到電子文件和紙質(zhì)文件的區(qū)別。電子文件利用方便但是保存較容易出現(xiàn)問(wèn)題，而紙質(zhì)文件雖然使用不方便但是易于存儲(chǔ)。作為檔案管理工作者，要對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的特點(diǎn)有充分的了解，只有這樣在檔案管理工作中才能游刃有余。同時(shí)，應(yīng)該認(rèn)清電子文件和紙質(zhì)文件之間的本質(zhì)區(qū)別，遵循兩者不同的管理方式。

電子文件的歸檔、管理和利用

電子文件的存儲(chǔ)歸檔應(yīng)該建立一整套的歸檔制度，電子文件的生成者或者處理者應(yīng)該嚴(yán)格按照指定的歸檔準(zhǔn)則進(jìn)行歸檔，并明確標(biāo)注其保管年限。電子文件歸檔后，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行編碼，納入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便于日后的管理和利用。不同特點(diǎn)的電子文件應(yīng)該使用不同的存儲(chǔ)載體，并且應(yīng)該同紙質(zhì)文件的保存相結(jié)合，以便于保證文件的原始性和真實(shí)性。電子文件歸檔的主題思想應(yīng)該是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，同時(shí)通過(guò)加密、設(shè)置安全措施和備份措施保證電子文件的安全和穩(wěn)定。電子文件與傳統(tǒng)檔案存在的諸多區(qū)別，在產(chǎn)生、歸檔、保存和傳輸上區(qū)別顯著，因此在電子文件的管理工作中，應(yīng)該注意一下幾個(gè)方面：①形成完整的電子檔案管理體系，整合相關(guān)資源，實(shí)現(xiàn)資源利用的最優(yōu)化。在電子檔案的管理中，明確電子檔案的生成和歸檔，避免重復(fù)錄入，確保其原始性和真實(shí)性，并在傳輸過(guò)程中保證其安全。②檔案管理工作中應(yīng)該充分利用已有的網(wǎng)絡(luò)資源，并對(duì)非電子文檔轉(zhuǎn)化為電子文件保存，逐步建立起完整的電子檔案體系。對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部的電子檔案的管理要規(guī)范，做好充足的安防措施，暢通電子檔案的訪問(wèn)和查詢(xún)路徑。③標(biāo)準(zhǔn)化管理和存儲(chǔ)。電子檔案的生成、存儲(chǔ)、傳輸和使用應(yīng)該按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在電子文件的管理過(guò)程中我們可以參照相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策等。例如，參考國(guó)家關(guān)于電子文件的相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位的電子檔案歸檔范圍和保管期限表。④提高電子檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。電子檔案管理的好壞與電子檔案工作者的知識(shí)水平、專(zhuān)業(yè)技能和工作態(tài)度息息相關(guān)，因此提高電子檔案工作者的知識(shí)水平、專(zhuān)業(yè)技能和工作態(tài)度有著極其重要的作用。在這個(gè)過(guò)程中，我們可以“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“。走出去”即多向電子檔案管理工作突出的單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”即可以引進(jìn)這方面的人才，帶來(lái)新的管理理念。電子檔案的利用不會(huì)受到時(shí)間和空間上的諸多限制，方便了使用。電子檔案一般有三種利用方式，即拷貝、通信傳輸和直接利用。拷貝為將檔案?jìng)浞蒉D(zhuǎn)化為一定標(biāo)準(zhǔn)的文件提供給使用者，或?yàn)殡娮游募驗(yàn)榇蛴∥募煌ㄐ艂鬏敒閷⒔?jīng)過(guò)了各項(xiàng)處理以后的電子檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給相關(guān)使用者，多為共享檔案文件；直接利用就是使用檔案室中已有的設(shè)備進(jìn)行查詢(xún)。

電子文件和檔案管理中存在的問(wèn)題以及其對(duì)策

電子檔案的管理中會(huì)出現(xiàn)種種問(wèn)題，這將影響到電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。從多年的電子文件和檔案的管理工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，問(wèn)題多出在以下幾個(gè)方面：①忽視對(duì)文件原稿的保存。文件原稿富含著豐富的信息，諸如圖片信息、聲音信息。如果在處理為電子文件和檔案的過(guò)程中，忽視了對(duì)文件內(nèi)容的深加工和處理，必然會(huì)讓文件失真。因此，保留原始文件對(duì)于后續(xù)工作時(shí)極其重要的。②電子文件存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?yīng)該加強(qiáng)安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③電子檔案生成、存儲(chǔ)和傳輸設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)問(wèn)題。每年都有大批的電子文件和檔案因?yàn)橛布O(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)不到位而丟失，因此必須做好這方面的工作。④電子文件的長(zhǎng)期可讀性。因?yàn)殡娮有畔⒓夹g(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案應(yīng)該不斷的更新，以防文件在新設(shè)備和新軟件中無(wú)法讀取。對(duì)于可能出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：電子檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性和高效性。做好這三個(gè)方面，就能在工作中避免這些常見(jiàn)的問(wèn)題。

總結(jié)

目前國(guó)家相關(guān)部門(mén)正在積極制定有關(guān)于電子檔案管理和歸檔的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，逐步推行電子檔案管理的規(guī)范化措施，因此我們的電子文件和檔案管理工作的程序和目標(biāo)正在不斷明朗化。當(dāng)然，由于新技術(shù)的不斷出現(xiàn)，這方面的問(wèn)題也會(huì)不斷涌現(xiàn)，所以我們要多關(guān)注電子文件和檔案領(lǐng)域的最新進(jìn)展，爭(zhēng)取能夠在電子檔案管理工作中做出優(yōu)異的成績(jī)。

作者：謝蔓單位：中國(guó)市政工程?hào)|北設(shè)計(jì)研究總院