醫院電子檔案管理研究2篇

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第一篇 一、醫院電子文件管理存在的問題

1．電子文件不能取代紙質文

在多年的管理過程中形成的紙質檔案，是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據，是彌足珍貴的資源。醫院的電子文件只是紙質文件生成、運轉過程中產生的一個附屬品，目前還沒有完全獨立存在的能力和價值，尚不能取代紙質文件的存在。

2．聲像檔案尚未集中統一管理

我院的聲像檔案多形成于宣傳科，醫院各科室有時也自行拍攝一些資料，因此，多數聲像檔案都還保存在各部門，沒有統一到綜合檔案室里保管。

3．檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理人員素質普遍較低，知識面較窄，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術等相關知識了解不多。加強檔案管理的繼續教育，是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。

二、做好醫院電子文件管理工作的對策

1．健全制度，明確責任

由于電子文件具有分散性，醫院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此，必須建立醫院檔案管理員的網絡。為防止重要資料的遺漏，在醫院各科室設立一名資料管理員，及時上報各科的電子文件資料。

2．加大投入，實現現代化管理

用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率。同時，利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便、簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3．盡快改善檔案人員的知識結構

檔案人員必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，以適應信息技術發展的需要。因此，檔案管理人員要通過業務學習和技術培訓，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

4．歸檔數據備份與保管工作

對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式二套。封存保存一套，借閱一套，并要定期進行復制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。電子文件應存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備要求有控溫、調濕、防水、防塵、防光、防雷電、防磨損、防強震、防病毒等措施，還要特別注意對電子檔案進行定期檢測和拷貝。

作者：金蓮姬單位：琿春市醫院檔案室

第二篇 1問題

1.1電子檔案的管理問題醫院的檔案管理由綜合檔案室負責，一般只收集整理文書、會計、人事、基建、科技和設備檔案。由于行業管理的要求，醫院的病歷檔案由專門的病案室管理，而各種影像圖文檔案、病理切片檔案、檢驗檔案及日常辦公產生的電子資料檔案，分別由各業務科室收集管理，不便于綜合利用，也不利于檔案的完整性和安全性，導致了檔案管理職責不明確、管理不到位和多頭管理的現象。同時，電子檔案具有非人工直接識讀性，對計算機系統依賴性較強，各業務科室在日常計算機管理中對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在管理不到位現象，對電子檔案收集、整理、鑒定、歸檔等具體要求知識匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞。

1.2檔案管理人員的專業素質問題醫院醫學專業技術人員所占比例高，檔案管理是附屬性工作，檔案人員多是行政、醫技部門轉崗者，檔案專業人員少。崗位配備比較隨意，流動性大，存在著人員老化、專業知識老化、知識結構不合理、思想觀念和管理水平相對滯后等問題，亟需在醫療技術知識、醫院管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面學習提高，以適應新時期檔案事業發展的需要。其他人員檔案意識較淡薄，工作中將電子文件隨意存放在各自辦公室電腦中，不能及時歸檔，影響了電子檔案管理水平的進一步提高。

1.3檔案管理所需資金問題檔案工作是一項需要長期投入的工作。醫院為提供更好的醫療服務，通常會加大醫療儀器設備的資金投入，而忽視檔案保管方面軟硬件環境的改善和提高，在電腦的更新換代、專業檔案軟件的配置、掃描儀、刻錄機、防磁柜、大容量硬盤的購置等方面，投入明顯不足。因此，在加快檔案設備的現代化建設、推進設備更新方面，還有不盡如人意的地方。電子檔案管理涉及醫院的每個科室，雖然部分科室通過連接本院的檔案管理信息系統，獲得了信息資源共享，但是檔案管理工作網絡建設還不健全，如何與醫院管理整體網絡融合統一，尚需進一步投入和規范。

2思考

2.1制訂嚴格的管理制度制度建設是做好檔案管理工作的重要環節。為維護檔案的完整與安全，醫院必須建立嚴格的電子檔案操作制度和安全保密制度，實行電子檔案負責制，經辦人員在電子檔案的形成、移交、利用過程中簽字負責；加強安全防范意識，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，做好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限設定；建立電子檔案備份制度，定期檢測和拷貝，多重加密備份，確保檔案電子信息數據在保存、傳輸、使用過程中的安全和穩定；系統設備更新時，制訂嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行；建立健全電子檔案跟蹤記錄，實現電子檔案的動態管理，使醫院的電子檔案工作按規范化的流程進行，確保實現文檔真實、完整、有效。

2.2建立完善的管理平臺醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡，是醫院檔案管理的重要保證。通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、要求，這種管理模式有利于統一領導、統一操作、統一保管，有利于監督各部門的檔案管理工作，有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，也有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。利用計算機和網絡技術，建立醫院自己的檔案管理信息系統，將重點科室相互連接，實現綜合檔案室與臨床病區、醫技科室、行政職能科室之間的信息資源共享，快速、準確、便捷地為查檔人員提供信息查詢和傳遞服務，降低醫院運行成本，拓展檔案利用功能，提高檔案利用效率。同時，深化檔案信息的網絡編研工作，將靜態的檔案信息轉化為動態的數字信息，優化檔案質量，并通過與互聯網連接，為醫院檔案的對外服務提供窗口，也為檔案信息資源的共享創造契機。

2.3加強醫院數字化資源建設要加強醫院檔案數字化資源建設，必須做好醫院館藏資源數字化、社會資源醫院館藏化兩個方面的工作。醫院館藏資源數字化是依據醫院的學科特點、科研目標和發展方向，通過建立多個不同的數據庫、檢索路徑，實現文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、病歷檔案及基建設備檔案等按目錄檢索、主題檢索和全文檢索等分類查詢管理，使電子檔案的利用更加方便快捷。同時，還可根據診療和科研的需要，對相關的病歷、學術論文等做數字化技術處理，在此基礎上建立全方位搜索引擎，為利用者提供網上查閱、復制和下載服務。社會資源醫院館藏化是指對社會上已數字化的醫療信息資源進行收集、整合和利用。通過拓展網上資源，對醫療信息進行搜索、過濾，將醫療資源分門別類地加以組織、利用，實現對醫院檔案不斷充實和豐富的目的。

2.4更新檔案人員知識結構醫院檔案管理要實施數字化建設，必須注重對現有檔案管理人員進行信息素質培養，突出信息技術、網絡技術的專業教育，使之緊跟信息化的發展步伐。數字時代的醫院檔案管理人員既要具備檔案專業的理論知識，又要兼備一定的醫學、計算機技術、網絡技術、通訊技術和管理知識，還要通曉知識產權保護和網絡安全維護知識，成為一專多能的檔案專業復合型人才，以更好地為醫院信息化建設服務。

2.5逐步加大資金投入加大資金投入，引進現代化的技術和設備。一方面，提高檔案保護技術和設備的現代化，既要配置性能較優越的計算機、掃描儀、刻錄儀器及科學安全的存貯載體，也要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，還要建立安全有效的存儲空間，配置檔案庫房的除濕、空調設施及高效滅蟲、滅火設備，以保障電子檔案正常、有序運行。另一方面，引進高效便捷的計算機管理系統，用于醫院業務、行政各類電子檔案的收集整理歸檔工作，減少檔案存儲空間，提高檔案利用效率，這既有利于維護電子檔案存儲的完整有效，也方便查閱者及時準確地查找、閱讀、復制相關檔案信息，從而實現醫院電子檔案管理的數字化、自動化和現代化。隨著科學信息技術的發展，醫院檔案管理工作必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代步伐，從而促進檔案事業的可持續發展。同時，醫院電子檔案管理工作中還存在著許多問題，檔案管理人員只有通過更新知識結構、加強制度建設、采取技術防護措施、做好科學歸檔工作、提高綜合素質等途徑，不斷提高電子檔案管理的業務水平，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業作出貢獻。

作者：許建偉單位：泰安市精神病醫院政工部