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1、信息化建設比較薄弱,管理手段相對落后
檔案信息化建設速度緩慢,以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式,單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質量的提升,城建檔案信息得不到有效的開發和利用。
2、城建檔案管理經費不足,人員素質有待提高
大多數城建檔案館(室)經費不足,購置檔案設備及人員經費支出困難,需要逐級請示,極少配備檔案專職人員,多數兼職,并且檔案工作人員不具備檔案管理專業知識。嚴重影響了城建檔案事業的發展。
二、加強和改進城建檔案管理工作的建議
1、增強社會檔案意識,提高服務質量
城建檔案管理部門要牢固樹立大局意識,將城建檔案工作納入城市建沒總體規劃,切實加強城建檔案工作的宣傳力度。通過開辦宣傳欄,借助電視臺、報刊等媒體公布城建檔案管理的法律、法規及管理辦法,不斷增加檔案工作的透明度。合理、適度的加大檔案信息開放力度,不斷滿足社會和人民群眾對城建檔案的利用需求,不斷增強社會檔案意識。城建檔案管理人員要更新觀念,與時俱進,改變以往“坐等上門”的服務方式,樹立主動服務,用戶至上的理念。正確處理并協調好各種關系,以創造性的思維方式解決工作中遇到的各種重點、難點和關鍵問題,提高服務質量。
2、加強館(室)藏建設,提升城建檔案質量
要想做好城建檔案管理工作,改變庫存檔案內容單一,結構不合理,質量不高的狀況。館(室)藏建設是基礎,質量是保證。首先,我們要根據檔案科學、規范管理要求制定好各項業務規劃,并在工作規劃的指導下按時保質保量的完成既定目標。加強城建檔案管理機構的建設,完善城建檔案管理網絡,理順各種關系,加強各部門各領域各專業之間的協調,加大培訓力度,加強業務指導監督工作。其次,我們要加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業務基礎工作。根據檔案來源原則,檔案收集工作是整個檔案工作的重要環節,只有做到及時歸檔,將檔案收集齊全完整,才能有豐富的館(室)藏結構。檔案的整理工作是不可或缺的環節,有了及時歸檔的文件材料,不進行系統整理,象一堆散沙,是不能做到科學、規范管理的。檔案鑒定工作是整個檔案工作的關鍵環節,是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀,同時也是難度最大的工作,因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響,而且鑒定工作又是一個復雜的過程,它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化館(室)藏結構,提高案卷質量的重要保證。所以,要想提升城建檔案質量,必須加強館(室)藏建設。
3、加強信息化建設,改進服務手段,提高服務功能
為了更好的開發利用城建檔案信息資源,城建檔案管理部門應面向社會,通過各種方式和手段,向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息,以滿足社會各界的需求。首先我們必須加強信息化基礎設施建設,充分利用現代信息技術,根據國家有關城建檔案管理的標準和規范,系統的開發出一套完整的、切合實際的城建檔案管理系統軟件,建立內部局域網;更要加強檔案數字化建設,縮短檔案信息開發與當前需求的差距,實現檔案資源共享,為城市規劃、建沒、管理服務創造更方便、快捷的條件,以適應社會發展和城市現代化建設對城建檔案利用的要求,以優質的管理創造優質的服務。其次,要改進服務手段,過去,城建檔案利用是以手工直接查詢為主,對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案,對原件進抄錄、復制,以提供原始信息為主。隨著社會的進步和信息技術的飛速發展,以手工為主的服務模式已越來越不適應現代城市發展的需要。坐等上門的服務方式,單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量,城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。
作者:李莉單位:河北省豐寧滿族自治縣房管所