電子文件歸檔電子檔案管理論文
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電子文件的歸檔是一項系統(tǒng)化的工作，在各個方面需要相關(guān)工作人員具備細心、嚴謹?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機關(guān)的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設(shè)計、檢測以及仿真實驗等技術(shù)進行充分利用，并形成擁有查考價值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關(guān)部門以實際需求為依據(jù)，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設(shè)備運行所需要的操作系統(tǒng)也需要歸檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術(shù)條件的機關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M行確認。再則，對于載體形式與質(zhì)量要求需實現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗的范圍之內(nèi)。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進行有效分析，而且還需要對相關(guān)文件進行技術(shù)分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經(jīng)沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集→鑒定文件、形成檔案→整理檔案、形成檔案卷→存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內(nèi)容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態(tài)度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語
通過本課題的探究，認識到做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作的重要性與必要性。然而，這并不是一件一蹴而就的工作，需要從多方面進行完善。例如：基于電子文件歸檔方面，便需要做好收集工作、完善電子文件歸檔要求以及強化鑒定工作等；基于電子檔案管理方面，便需要做好保管、檢測以及維護工作等。相信做好以上這些，我國機關(guān)部門的電子文件歸檔與電子檔案管理工作將更具規(guī)范性與科學(xué)性，進而使我國檔案信息化邁進一個嶄新的臺階。
作者：劉敬婷單位：南開大學(xué)檔案館
