事業(yè)單位電子檔案管理論文

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一、電子檔案管理給生活所帶來(lái)的便利

（一）電子檔案管理減輕了電子檔案工作人員的工作量，提高了工作效率隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應(yīng)用。而檔案工作人員對(duì)電子檔案的充分運(yùn)用，不僅改變了自身對(duì)文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時(shí)間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時(shí)也方便了大眾對(duì)信息的搜索。

（二）電子檔案管理，有利于對(duì)文件的修改在記錄某些重要信息內(nèi)容時(shí)，難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，或隨著時(shí)間的推移，某些重要文獻(xiàn)需要更新，對(duì)檔案進(jìn)行修改是在所難免的。所以，如要其進(jìn)行修改，電子檔案對(duì)于傳統(tǒng)的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)整并進(jìn)行保存，就可以了。

（三）電子檔案管理有利于文檔的保密在傳統(tǒng)的書(shū)面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對(duì)其中某一信息進(jìn)行查找，其他信息便也會(huì)一覽無(wú)遺。而在電子檔案中，這些信息是分開(kāi)的，為單份文件提供利用。只需對(duì)需要了解的問(wèn)題進(jìn)行搜索便可得到相應(yīng)數(shù)據(jù)，而其他內(nèi)容是無(wú)法被獲得的。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

任何事物都具有雙面性，在科技飛速發(fā)展的今天，電子檔案的管理工作存在問(wèn)題也是在所難免的，但是必須對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，然后加以改進(jìn)。

（一）電子檔案安全問(wèn)題電子檔案是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的，通過(guò)計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備來(lái)完成對(duì)檔案信息的收集、輸入、總結(jié)、歸納等過(guò)程，雖然電子檔案比紙質(zhì)檔案易于保存，使用方便，但是電子檔案存在一些安全性問(wèn)題，電子檔案在運(yùn)行過(guò)程中，很有可能受到病毒的入侵，使其內(nèi)部信息被迫修改、損毀，甚至導(dǎo)致信息被泄露，給事業(yè)單位的人員隱私造成威脅。

（二）檔案管理人員缺乏良好的素質(zhì)電子檔案所記錄的內(nèi)容是相對(duì)隱秘重要的，所以，對(duì)于檔案管理的工作人員而言，他們不僅僅需要具備較高的思想道德素養(yǎng)，還需要具備超強(qiáng)的自我約束能力，可以熟練地對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操縱。而在現(xiàn)實(shí)生活中，電子檔案管理的工作人員由于長(zhǎng)期處于大量的工作當(dāng)中，充滿枯燥，因此，他們并不能對(duì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期的穩(wěn)定管理工作。

（三）電子檔案管理不規(guī)范電子檔案的管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行編輯記錄時(shí)，由于粗心或是讀寫(xiě)技術(shù)不穩(wěn)定等原因，很容易造成文檔內(nèi)容的丟失或變異，使其與原始文件內(nèi)容出現(xiàn)分歧，以至于導(dǎo)致電子檔案缺乏原始性和真實(shí)性。

三、事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理問(wèn)題解決方案

（一）保證電子檔案在利用中的安全首先，需們要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作培訓(xùn)，使他們具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，防止信息的外流。其次，要對(duì)保存檔案的計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期殺毒，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，并開(kāi)啟系統(tǒng)監(jiān)控功能。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員電子檔案管理工作是一項(xiàng)要求十分嚴(yán)格的工作，所以需要專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行操作。電子檔案管理，工作量大，內(nèi)容繁瑣，需要實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較強(qiáng)的工作人員，所以事業(yè)單位必須控制好人員的流動(dòng)，以保持電子檔案的穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性。其次，管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新的電子技術(shù)，并能夠?qū)⑵溆弥趯?shí)踐當(dāng)中。

（三）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理在計(jì)算機(jī)的軟件管理上，要積極尋找電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，并配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，而檔案管理人員就需要對(duì)電子文件或文件數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入儲(chǔ)存。在硬件管理上，管理人員要不斷改善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，加大殺毒頻率，并注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，以確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定性。

四、結(jié)論

電子檔案具備高效、快捷、節(jié)約資源等優(yōu)勢(shì)，它是社會(huì)發(fā)展的必要產(chǎn)物，為事業(yè)單位提供了方便安全的存儲(chǔ)空間，但是由于事業(yè)單位的電子檔案管理缺乏完善，電子檔案管理的工作，也存在一些問(wèn)題。所以，事業(yè)人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)以提升專業(yè)水平，更好地對(duì)電子檔案進(jìn)行操作；創(chuàng)建一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的管理，使電子檔案更好地為大眾的工作生活服務(wù)。

作者：郭賢彬單位：浙江省東陽(yáng)市工藝精品館