事業單位電子檔案管理科學策略
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一、電子檔案管理包含的問題
當前，一些事業單位針對電子檔案信息管理工作的認識仍舊存在局限，就電子檔案發展、規律以及具備的特殊性無法清晰了解，存在認識不一致性。因此，通常大部分事業單位檔案管理工作應用雙軌制模式。檔案資料真實性以及原始性為其發揮參考以及憑證功能的核心基礎。然而，電子檔案信息同其載體的融合模式常常改變，例如復制件基于載體工具以及讀段不穩定性而導致內容不完整，還會在轉存或是傳輸階段中被毫無痕跡更改，因此鑒定分析起來具有一定難度。電子檔案資源安全可靠性為一類突出問題，事業單位應給予全面關注。例如，數據信息較易消失、易于改動以及復制，還包括網絡系統安全問題等。生成電子檔案的總量十分龐大，同傳統紙質檔案存在明顯區別，而一些應用或是生成的事業單位，對電子檔案怎樣持久長遠的保管卻沒能細致全面的考量。檔案資源標引以及著錄為整體計算機管理體系的核心基礎以及前提。有關機關事業單位檔案管理任務標準的執行落實，較多部門卻只能由微觀層面衡量本部門的狀況，對應用分類法仍舊包含較大的困難，無法由全盤整體利益入手分析檔案管理規范化對后續資源電子化發展的作用影響，導致檔案管理體現了一定的隨意性，令檔案管理工作較難向著規范以及標準化的方向不斷邁進。
1.創建電子檔案管理保障單位，完善歸檔體制
事業單位電子檔案管理實踐中，應創建形成一把手管控引領下，主要負責電子檔案信息化發展建設工作規劃、引導、組織與管控監督任務的完善組織機構，同時應配備掌握專業信息化技術手段、知識儲備豐富且熟悉檔案管理業務的復合型人才。再者，各級檔案工作部門應依照我國相關電子檔案文件管理的專項規定與標準，參照自身狀況、具備的技術環節，依照電子資料歸檔以及電子檔案管理要求等訂立屬于自身的電子檔案資源歸檔管理規章體制以及具體工作細則，令本單位歸檔管理工作可有序進行。
2.重視培養電子檔案管理人才，做好全過程管控
事業單位檔案管理人員的建設培養，要獲取檔案機構與政府單位的全面重視以及大力配合。不僅應多渠道進行人才引進，優選整體素質高的綜合人才。同時，應對當前單位電子檔案管理人員實施電子技術以及現代科技手段的綜合培養。電子檔案收集匯總、不斷積累的標準要求以及實踐方法受到電子文檔固有特性的影響限定。基于對檔案資料的一些重要修改環節需要保留的目標，在對原稿積累以及收集的過程中需要重點搜集并整理發揮輔助作用或是重大影響的電子檔案信息，同時應同對應性的紙質檔案資料形成標識關系。在必要時還應在積累匯總的階段中創建形成紙質拷貝文件或是制作形成微縮品，有效預防系統突發意外狀況時電子檔案信息不良丟失，實施全過程的管理控制。
3.選擇應用高可行性信息保護管理制度
電子檔案位于網絡系統環境之中需要面臨一定的安全風險。為此，應做足安全防護措施。可通過加密手段、身份驗證處理、寫保護、雙備份機制、專機專用、配設防火墻、選用正版殺毒軟件等，全面預防電子檔案資源被不良竊取、非法篡改甚至刪除的行為。另外，應創建動態化實時跟蹤監督體系，由每份電子檔案的形成環節便開始，創建形成同各個機構密切關聯的體系，對每份文檔的形成、獲取以及應用進行全面跟蹤管控，預防垃圾文檔混進文件系統。同時，應圍繞檔案工作部門這一核心，由電子檔案工作人員賦予各類文件資料代碼，其他機構部門如果沒有經過批準而創建文件系統，便會使形成的文檔均受到檔案機構的監督管控，確保各實體資料之中檔案工作人員享有備檔工作的管控權力。
4.優化軟硬件設施管控，積極研發電子檔案管理系統
事業單位管理工具軟件過程中，應積極努力的研究開存儲電子檔案信息的全新途徑與手段，檔案管理機構則應配設必須的刻錄系統設備，針對應進行歸檔的電子信息、各類數據，應借助通用模式光盤完成存儲。另外，應快速彌補管理工具軟件內包含的安全漏洞。硬件管理工作中，則應優化計算機系統設備以及電子檔案的保管環境與有關措施，尤其應注重防磁設備的管理維護，保證電子檔案信息在傳輸以及存儲過程中的整體可靠性以及安全性。伴隨計算機以及網絡系統技術的快速發展，各部門均配設了屬于自身的網絡系統，其為本部門信息化發展建設的核心基礎，可為電子檔案實現網絡化、一體化管理提供更強大的保障。當然，僅僅配設了良好硬件工具還不夠，應開發設計形成同其相配套的軟件系統。也就是說相關單位應盡最大力量有組織開發技術力量，還可通過采購符合需要、契合本單位特征的電子檔案工作系統以實現最大化發展。
三、結語
總之，電子檔案管理以及實踐應用始終應體現與時俱進性，這是信息時代的必然需求。雖然事業單位電子檔案管理工作中仍舊包含一些不足問題，然而我們只要明確電子檔案管理的內在優越性，制定科學有效的應對策略，便會全面彌補不足與缺陷，推動事業單位電子檔案管理更上一層樓，實現全面升華。
作者：李云秋 單位：煙臺福山區門樓鎮政府
