高校電子檔案管理問題及對策

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一、高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題

電子檔案在提高工作效率的同時實現(xiàn)資源共享，借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時間和空間的限制，實現(xiàn)檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性，而計算機和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。

(一)高校電子檔案管理的內(nèi)容

高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網(wǎng)站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為:學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應(yīng)對種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財務(wù)檔案由財務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。

(二)高校電子檔案管理的問題

目前發(fā)現(xiàn)多數(shù)研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實性較低的問題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規(guī)范、專業(yè)人員技術(shù)需提高等問題。

1．電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規(guī)范，沒有統(tǒng)一標準。

一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規(guī)范化的標準執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復(fù)儲存，要么就會出現(xiàn)缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，難以復(fù)原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。

2．電子檔案管理人員的專業(yè)意識和專業(yè)技能需加強。

高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領(lǐng)導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業(yè)務(wù)知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓，難免會降低檔案收集的質(zhì)量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。

3．對檔案電子化過程中投入的資金不足。

部分高校對電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠，有關(guān)規(guī)范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，制約了電子檔案的發(fā)展。

二、加強高校電子檔案管理的措施

(一)強化管理人員專業(yè)意識，培養(yǎng)專業(yè)技能

要充分認識到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始，建立規(guī)范化的電子檔案管理流程機制及監(jiān)督管理機制，出臺相應(yīng)的績效考評辦法，考評專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、工作效率和業(yè)務(wù)水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對從事檔案管理的專、兼職人員進行培訓，一方面是檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識，另一方面是計算機應(yīng)用技能及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。電子檔案的收集、積累等基礎(chǔ)工作不同于紙質(zhì)檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質(zhì)檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業(yè)的計算機技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復(fù)處理、保管保密對管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員的培訓力度，提供多種教育培訓交流的機會，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。

(二)開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，加大資金投入

部分高校已開發(fā)了電子檔案存儲的系統(tǒng)平臺，建成了按檔案公開級別和訪問人員類別的網(wǎng)絡(luò)查詢、查閱系統(tǒng)。這一系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)(輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計算機)和軟件系統(tǒng)(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制、錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲設(shè)備等這些硬件設(shè)備需要直接購買投入使用，管理及查詢端的軟件需要設(shè)計投入。因此，這些設(shè)施的配置需要高校領(lǐng)導加強對電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。

(三)提高安全管理意識，保證文檔真實有效

首先，從數(shù)字化建檔整理到電子文檔的內(nèi)容格式，要保證電子檔案基礎(chǔ)原件的真實有效。對重要的、破損嚴重的檔案材料，要及時電子化，對重要錄音錄像資料的建檔立檔原件保存，要有明確的意識，高校主頁網(wǎng)站信息要做好備份工作。其次，由于電子文件檔案很容易被刪改，難以確定材料是否具有真實性和權(quán)威性，保存保管的規(guī)范性制度的建立和落實要到位。為了切實使高校電子檔案安全使用落到實處，應(yīng)加強安全防范管理意識，以確保電子檔案的安全性和準確性。有關(guān)電子檔案保全形式到電子檔案使用的規(guī)章制度落實過程應(yīng)建立一套統(tǒng)一的標準，確保高校電子檔案管理安全有效的開展。

作者：王學東 單位：內(nèi)蒙古廣播電視大學