電子檔案管理問(wèn)題及措施

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［摘要］隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，辦公系統(tǒng)也逐漸朝著電子化和自動(dòng)化的方向發(fā)展。電子檔案管理就是一種典型的信息化技術(shù)的產(chǎn)物，它的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)的檔案管理造成了巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比而言，電子檔案的管理效率高，使用方便、快捷，因此在企業(yè)辦公中應(yīng)用電子檔案非常有必要。本文首先分析了電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用，然后分析了電子檔案應(yīng)用中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出了完善電子檔案管理的有效對(duì)策。

［關(guān)鍵詞］電子檔案；管理；信息化技術(shù)

1電子檔案管理的作用

1.1電子檔案可以大大提高工作效率

針對(duì)目前的實(shí)際情況來(lái)看，在長(zhǎng)期的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也得到了進(jìn)一步的優(yōu)化與完善。檔案數(shù)量的增加，使檔案管理工作面臨著更大的問(wèn)題。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理具有更高的效率，能夠有效地減少工作量，對(duì)于檔案管理工作效率與水平的提升，起著重要的促進(jìn)作用。

1.2電子檔案便于查詢

傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，檔案的查詢十分費(fèi)力，且紙質(zhì)檔案堆積如山，需要耗費(fèi)大量的人力、物力。但是電子檔案則不同于紙質(zhì)檔案，僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實(shí)現(xiàn)快速借閱。再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與普及，進(jìn)一步提升了電子檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的重視程度。為此，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案信息化進(jìn)行不斷的研究、調(diào)查和總結(jié)，在已有基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，并且規(guī)范操作流程、完善制度及優(yōu)化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。

2現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1管理水平相對(duì)較低

由于電子檔案管理在我國(guó)起步較晚，導(dǎo)致其目前仍然處于初步發(fā)展階段，管理水平較低。再加上對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)教育的欠缺，導(dǎo)致其在進(jìn)行軟件的選購(gòu)時(shí)缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當(dāng)中的現(xiàn)代化管理技術(shù)不能充分發(fā)揮出其自身的重要作用。

2.2安全隱患相對(duì)較高

隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，人們可以任意地進(jìn)入因特網(wǎng)中獲取信息與數(shù)據(jù)，這也就導(dǎo)致許多文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)與流轉(zhuǎn)，而在實(shí)際的電子文件傳輸過(guò)程中，就常常會(huì)出現(xiàn)泄密問(wèn)題。

2.3電子文檔的真實(shí)性易被破壞

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對(duì)其進(jìn)行識(shí)別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過(guò)相應(yīng)的操作，來(lái)將其存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享。這樣一來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案很容易被復(fù)制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會(huì)導(dǎo)致電子檔案原本的形式特征與內(nèi)容不復(fù)存在，真實(shí)性與完整性受到嚴(yán)重的影響。

3提高電子檔案管理有效性的對(duì)策

3.1加強(qiáng)電子檔案信息的安全性

相關(guān)的檔案管理部門(mén)必須強(qiáng)化自身的安全意識(shí)，并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行合理的運(yùn)用，以此來(lái)提高網(wǎng)絡(luò)及電子檔案信息的安全性。此外，因?yàn)殡娮訖n案信息一般都是存儲(chǔ)在相關(guān)的介質(zhì)上，然后通過(guò)對(duì)介質(zhì)的安全保管，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的安全管理。所以說(shuō)，在進(jìn)行電子檔案的安全管理時(shí)，要求管理人員必須建立一個(gè)適合于光盤(pán)與磁盤(pán)等介質(zhì)的保管環(huán)境，來(lái)提高信息管理的安全性。

3.2完善電子檔案信息服務(wù)體系

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)對(duì)各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化整合，開(kāi)展企業(yè)檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案信息資源體系，來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行良好的歸檔處理，促進(jìn)數(shù)據(jù)資源的科學(xué)共享。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)為電子檔案的科學(xué)管理，提供最有力的技術(shù)保障。

3.3規(guī)范操作流程，完善管理制度

在電子檔案管理過(guò)程中，需要重視網(wǎng)絡(luò)安全性操作、管理工作人員職業(yè)道德及綜合素質(zhì)等諸多問(wèn)題，并且對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點(diǎn)，從而在一定程度上提高管理工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，與此同時(shí)，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)一步完善內(nèi)部管理制度。

3.4加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人才的培養(yǎng)

相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與管理部門(mén)，必須加強(qiáng)檔案管理工作，并通過(guò)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，來(lái)為企業(yè)的檔案管理，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理人才。與此同時(shí)，還要優(yōu)化對(duì)人員招聘與隊(duì)伍建設(shè)，為企業(yè)儲(chǔ)備更多優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理人才，以此來(lái)為企業(yè)的電子檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5優(yōu)化工作人員服務(wù)方法

首先，檔案管理工作人員要對(duì)內(nèi)部信息有充分的了解，并且能夠挖掘、發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息資源，合理地對(duì)資源進(jìn)行處理加工，使之與光盤(pán)制作、電子化及多媒體等技術(shù)相融合。其次，及時(shí)儲(chǔ)存電子信息，奠定良好的管理工作基礎(chǔ)。最后，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)秉承“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度，為所有人員提供“微笑式”服務(wù)，當(dāng)然，最重要的一點(diǎn)是構(gòu)建先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供電子檔案的在線咨詢服務(wù)。

4結(jié)語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。企業(yè)要不斷地規(guī)范電子檔案操作流程、制度，優(yōu)化電子檔案，并對(duì)管理工作進(jìn)行全面的創(chuàng)新與完善，以此來(lái)促進(jìn)電子檔案管理安全性的全面提升，并進(jìn)一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。

主要參考文獻(xiàn)

［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用［J］.露天采礦技術(shù),2010(4).

［2］朱建興.淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用［J］.辦公室業(yè)務(wù),2016(1)

作者：劉悅捷 單位：濟(jì)南泉城公園管理處