小議辦公自動化體系設(shè)計(jì)與實(shí)施

前言：本站為你精心整理了小議辦公自動化體系設(shè)計(jì)與實(shí)施范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

辦公自動化系統(tǒng)雖然普遍應(yīng)用于各行各業(yè)的企業(yè)當(dāng)中，但是由于不同行業(yè)有不同行業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作特點(diǎn)，企業(yè)與企業(yè)之間也存在著千差萬別的不同，所以辦公自動化雖然普遍存在于各個企業(yè)，但對于具體企業(yè)而言，辦公自動化系統(tǒng)卻不是隨便拿來一個就可以很好的使用的。一家具備長遠(yuǎn)發(fā)展眼光的企業(yè)在進(jìn)行自己的自動化系統(tǒng)選擇過程中，都會將其與自身的各項(xiàng)業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，有條件的企業(yè)甚至?xí)ｉT尋找技術(shù)人員為自己量身定制。雖然量身制定的辦公自動化系統(tǒng)成本會更加昂貴，但是卻也可以在信息收集、信息及數(shù)據(jù)查詢、企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)以及各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中讓系統(tǒng)更加貼近自身的運(yùn)作實(shí)際，操作人員能夠更好更快的獲取符合自己企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及結(jié)果，從而提升企業(yè)的管理效率及決策正確性。基于OA的辦公自動化系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)更好的取得與世界的各項(xiàng)聯(lián)系，企業(yè)與企業(yè)之間能夠通過暢通無阻的網(wǎng)絡(luò)溝通渠道進(jìn)行聯(lián)系。OA辦公自動化系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)員工在Internet上進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)信息、技術(shù)資料的查詢工作、市場咨詢的及時跟進(jìn)、潛在客戶的搜尋、合作伙伴的尋求等，而且還可以讓更多的企業(yè)了解我們的相關(guān)信息，如企業(yè)項(xiàng)目介紹、產(chǎn)品介紹、服務(wù)項(xiàng)目介紹、生產(chǎn)經(jīng)營歷史、業(yè)務(wù)種類及范圍等等。能夠在不花費(fèi)更多成本支出的基礎(chǔ)之上為企業(yè)更好的進(jìn)行全方位的形象宣傳。辦公自動化系統(tǒng)的廣泛普及以及卓越功效已經(jīng)得到了幾乎是全世界的共識，越來越多希望在現(xiàn)代化市場中獲得穩(wěn)定發(fā)展的企業(yè)都投入了更大的精力、時間以及金錢來建設(shè)自己的辦公自動化系統(tǒng)。

設(shè)計(jì)分析

在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及需求實(shí)現(xiàn)之前，首先就必須對設(shè)計(jì)工作進(jìn)行一個必要而充分的前期分析工作。系統(tǒng)分析應(yīng)該包括對網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的需求分析，如對網(wǎng)站功能的需求分析、對系統(tǒng)運(yùn)行的需求分析以及對系統(tǒng)各種安全性能的需求分析等。1）網(wǎng)站功能需求分析一個較為完善的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該包括許多方面的功能，首先是企業(yè)內(nèi)部職員注冊、登陸及退出功能、企業(yè)客戶注冊、登陸及退出功能、后臺管理人員注冊、登陸及退出功能等。其次是企業(yè)各項(xiàng)信息的錄入與更新功能，如企業(yè)基本信息更新、企業(yè)職員制度更新、企業(yè)相關(guān)資料借閱制度等。再次是企業(yè)績效公布功能，企業(yè)員工的個人績效以及部門組織的工作績效等，都應(yīng)該設(shè)置相關(guān)查詢權(quán)限有條件開放。同時還應(yīng)該具備客戶對企業(yè)歷史業(yè)務(wù)及服務(wù)情況的查詢功能。2）系統(tǒng)運(yùn)行需求分析在系統(tǒng)運(yùn)行過程中也有許多需求是我們應(yīng)該注意和重視的。因?yàn)橄到y(tǒng)是人機(jī)對話的介質(zhì)，如果系統(tǒng)運(yùn)行方面出現(xiàn)問題，那么操作人員在操作過程中也會感覺不適，從而無法發(fā)揮出系統(tǒng)的真正功效。運(yùn)行需求方面，首先應(yīng)該重視用戶界面的設(shè)計(jì)，應(yīng)該遵循人性化的界面設(shè)計(jì)原則，要有簡介易懂的操作提示，要有美好的視覺感受。在硬件接口部分，應(yīng)根據(jù)是否需要進(jìn)行外部擴(kuò)充或輔助的實(shí)際需求設(shè)計(jì)或者不設(shè)計(jì)硬件接口。在軟件接口方面，目前大多數(shù)電腦用戶的系統(tǒng)已經(jīng)普遍為windowsXP或者windows7，所以軟件接口也要進(jìn)行與系統(tǒng)相適應(yīng)的設(shè)計(jì)和調(diào)整。再次，系統(tǒng)在運(yùn)行過程中難免因?yàn)槿藶椴僮骰蛘邫C(jī)械原因而出現(xiàn)運(yùn)行故障，所以自動化辦公系統(tǒng)也要針對這一問題提出自己的解決方案，如嘗試修改數(shù)據(jù)庫配置文件等進(jìn)行補(bǔ)救。總之，系統(tǒng)運(yùn)行需求分析的原則就是要更好的了解運(yùn)行是所需要和所必須具備的功能，從而更好地進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，促使設(shè)計(jì)能夠真正得以運(yùn)作和實(shí)現(xiàn)。最后，也是最為重要的一點(diǎn)，就是要進(jìn)行安全需求的分析。安全需求包括了系統(tǒng)安全分析、系統(tǒng)容錯性分析以及系統(tǒng)封閉性分析三個方面。系統(tǒng)安全性分析要針對重要數(shù)據(jù)的密碼保護(hù)強(qiáng)度及實(shí)用性進(jìn)行分析，要達(dá)到基本安全標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)容錯性分析，是當(dāng)操作人員進(jìn)行了錯誤的操作或者輸入了錯誤的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)能夠及時辨認(rèn)并且給出提示信息，這樣能夠幫助操作人員更好的完成操作以及減少系統(tǒng)損傷。系統(tǒng)封閉性分析是指能夠讓操作人員在一個相對封閉不受其他信息干擾的條件下輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)能夠根據(jù)操作人員的具體操作目的給出相應(yīng)的提示信息。

辦公自動化系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)

（1）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)過程當(dāng)中，首先需要根據(jù)本次系統(tǒng)所使用的后來數(shù)據(jù)庫類型來進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建工作，比如后來數(shù)據(jù)庫是MySQL5.0，那么就需要創(chuàng)建db_office數(shù)據(jù)庫。然后是要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫相關(guān)數(shù)據(jù)表以及功能的設(shè)計(jì)。在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，一般應(yīng)該包含以下功能，公司的基本信息以及基本制度表格、管理員以及超級管理員表格、企業(yè)內(nèi)部各部門表格、企業(yè)內(nèi)部員工個人信息表格、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容表格、企業(yè)產(chǎn)品推介表格、企業(yè)客戶相關(guān)信息表格等。在功能確定之后，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)，這就需要進(jìn)行代碼創(chuàng)建，如公司基本信息及基本制度用代碼（tb_company）表示，就要將tb_company寫入代碼程序中進(jìn)行創(chuàng)建。2）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)首先是企業(yè)信息設(shè)計(jì)，在企業(yè)信息功能模塊，企業(yè)管理者與職員都能夠?qū)镜母黜?xiàng)信息進(jìn)行查閱，管理人員還能夠?qū)镜母黜?xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行修改、新增和刪減等。在企業(yè)績效模塊，所有工作人員能夠?qū)ψ约旱墓ぷ骺冃нM(jìn)行查詢或輸入新的內(nèi)容，管理者能夠通過信息檢索功能搜尋績效卓越或進(jìn)步較大的企業(yè)員工。人士消息模塊，能夠查詢企業(yè)近期人事變動情況，人事經(jīng)理或者總經(jīng)理能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行修改。審核批示模塊，凡企業(yè)內(nèi)部需要審核批示的內(nèi)容都會由相關(guān)負(fù)責(zé)人員在這一模塊當(dāng)中進(jìn)行錄入，主管人員在查閱審核內(nèi)容之后給予及時的回復(fù)，申請人員能夠隨時跟蹤了解所申請事項(xiàng)的審核進(jìn)度。3）后臺管理功能設(shè)計(jì)OA辦公自動化系統(tǒng)的后臺管理工作屬于較高權(quán)限的操作范圍，只有專門的后臺管理人員才能夠進(jìn)行操作，后臺管理功能的設(shè)計(jì)質(zhì)量也直接影響著整個辦公自動化系統(tǒng)是否能夠有序運(yùn)行。后臺管理人員通過專門的管理人員登陸窗口進(jìn)行，不僅能夠全面查詢系統(tǒng)中的所有資料和數(shù)據(jù)，同時能夠?qū)λ泄δ芊謪^(qū)、模塊以及系統(tǒng)中所有用戶的權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。入添加部門信息、添加新部門、更改某些用戶的用戶權(quán)限、重新設(shè)定具體功能模塊的查閱權(quán)限（公開或者限制用戶組別）等。

結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的質(zhì)量以及是否與企業(yè)當(dāng)前各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動與生產(chǎn)經(jīng)營項(xiàng)目達(dá)到準(zhǔn)確貼合是系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)雖然是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，但是對于現(xiàn)代化企業(yè)管理而言卻也是意義重大。總之，企業(yè)應(yīng)該選擇適合自己的系統(tǒng)及軟件，應(yīng)該在這方面投入更大的精力與關(guān)注力度。

作者：管震單位：神華黃驊港務(wù)有限責(zé)任公司