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      人事檔案管理功能提升分析

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      人事檔案管理功能提升分析

      1、人事檔案管理的現狀與存在的問題

      人事檔案的管理工作與傳統的管理模式相比,已經今非昔比。但是,人事檔案的管理工作在提高中,仍存在一些問題。為了提高人事檔案管理工作,下面對人事檔案管理的現狀和存在的問題進行探討。

      1.1人事檔案管理與檔案規范指導性

      要提高人事檔案管理的應用功能,應提高人事檔案的規范管理水平。目前主要應增強對人事檔案管理工作的檢查指導,盡快形成科學有效的規范管理方法。此外,還需要建立相關的領導小組,改變現在人事檔案管理工作的業務不精,人手不齊,缺乏人事檔案工作的現狀。重要的是要加強對人事檔案管理人員的重視,要加強對檔案管理人員進行有效的培訓,徹底改變人事檔案管理工作低效,滯后的現狀。

      1.2人事檔案管理與檔案管理意識

      企業人事檔案管理是企業活動中最基本的工作之一,但許多事業單位中,確對檔案管理認識不足,一些單位領導對人事檔案管理的重視不夠,存在著落實不到位,應付了事,檢查隨意,更提不到監督執行。還有人認為現在只重視能力,不重視的歷史。這些都顯示現在許多企業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視,也顯示出對人事檔案管理的意識不夠強烈。此外還有許多畢業生對人事檔案管理的地位,性質,作用了解不清,意識比較單薄,因此,棄檔現象非常多,導致人事檔案管理一直處在被動的狀態,很難實施高效的人事管理工作。

      1.3人事檔案管理與檔案管理手段

      人事檔案管理是一項耐心,細心的專業人事工作,人事檔案具有機密性,政治性,專業性特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理,單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職,有些還是半路出家,沒參加過任何人事檔案管理培訓。還有很多單位,還是利用手工整理檔案資料,即使是在這個計算機已經普及的時代,對人事檔案的查閱方式,竟然還是以人工為主,談不到無紙化辦公,更缺少適合人事管理檔案的計算機系統。導致了企業檔案管理水平和行業需求相差甚遠,這與科學的人事檔案管理要求更不符合。

      1.4人事檔案管理缺乏時效性

      在目前很多企業的人事檔案管理過程中,人事檔案存在許多檔案資料過于陳舊,記錄事件久遠等情況。由于長期擱置,歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效的鑒定,常出現信息過時的情況。同時,還有很多人事檔案資料只是走個過場,沒有進行真正有效的管理,對企業真實人事管理的現狀和工作情況反映比較少,這些都可能阻礙人力資源部門的工作進展,也不利于有效的利用人才和使用人才。

      2、如何提升人事檔案管理功能的措施

      提升人事檔案管理功能的措施,是人才交流的重要措施,因此,要加大力氣,盡快采取措施,提升人事檔案的功能。

      2.1規范化,信息化與檔案管理制度的措施

      建立高質量,高水平的人事檔案管理,需要科學的方法和手段,由于傳統的檔案管理方法有許多局限性,也不符合實際情況,所以迎合時代的趨勢,淘汰落后的人工化檔案管理方法,逐步建立起規范化,信息化的人事檔案管理系統,來提高人事檔案管理的功能。

      2.2檔案管理的功能與應用措施

      從企業科學選用人才的角度來看,企業為了能在激烈的競爭環境下站穩市場,需要對自身員工有充分的了解,知人善任,才具有針對性,才能更有效的給員工安排適合的工作。為提高企業人力資源部門的工作質量,在編寫和記錄人事檔案內容的時候,就要盡量把個人的工作經驗,工作經歷,專業特長,性格優勢,道德水平等都記錄在人事檔案內,這樣就可以提高人事檔案的價值,為企業用人決策提供可靠的依據,也可以增加個人特色的內容在里面,作為人事檔案的參考。

      2.3檔案管理的功能與監督機制措施

      在高科技時代人事檔案管理功能的提升,制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事,做到有法可依,有章可循。人事檔案需要制度來維護,用人事檔案的管理制度來保證檔案管理工作的質量,需要定期對人事管理工作進行監督指導,成立人事檔案工作的領導小組,制定出相應的工作計劃,每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況,提出有效改進建議,提升檔案工作的管理功能。

      3、結語

      人事檔案管理工作,除了制度手段的改進,人事檔案管理人員也要增強自己的學習意識與學習能力,不斷適應新時期的要求,在新的環境中迎接挑戰。在信息化的時代中,網絡和計算機軟件已經深入到社會生活工作之中,人事檔案管理也應利用新技術,有效提高人事檔案管理的功能,才能為人事檔案管理工作的發展鋪平道路。

      作者:賈雪燕單位:大同區編制委員會辦公室

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