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      高校信息化管理人事檔案論文

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      高校信息化管理人事檔案論文

      一、人員素質亟待有效提升

      (一)存在問題

      1.思維觀念脫節長期以來,社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”,檔案管理極少對外界宣傳,加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育,致使其檔案意識不強,檔案管理水平不高。思想與態度決定行動,觀念與時代的脫節帶來的是行動短板。進入信息化社會以來,環境與市場需求發生了巨大變化,多元化的用人機制在高校開啟了探索之路,服務與競爭意識成為市場制勝的法寶,因此,轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。

      2.知識結構單一受知識水平和技術能力的影響,檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂,無法勝任知識經濟時代的發展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題,專業人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏,他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段,精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。

      (二)改進路徑

      1.更新觀念,提高服務質量認清形勢,更新觀念,樹立人力資源新觀念,樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念,用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量,全心全意為人民服務。主動適應動態服務,拓展利用服務渠道,開發人才信息資源,化被動服務為主動服務、靜態服務為動態服務。創新服務水平,提升服務質量,實現資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識,使其站在更高層次的角度,從繁瑣的手工查檔向數字化查檔服務轉變,堅持科學發展觀,強化標準化意識,服務現實社會。

      2.樹立人本理念,發揮最佳效能樹立人本理念,注重機制創新,從控制向服務轉變;注重規范管理,從感性向理性轉變;樹立法治理念,提高管理成效,切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應,樹立績效理念;注重對人才的開發和利用,做到人盡其才,發揮最佳效能。堅持以人為本,努力實現個人的自身價值。打造人文化管理機制,創新人事管理改革和建設思路,建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制,實現傳統向現代人力資源管理的轉變。

      3.創新思維,提升素質首先要在觀念上創新,檔案信息資源的創新,關鍵在于人才,必須建立一支政治素養強、專業化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質,即政治理論素質、業務知識素質和科學文化素質,努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平,提高人事檔案管理者的業務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業水平,還要具備相關的計算機及互聯網操作技能,提高檔案管理人員的預測能力,為領導實行科學決策提供強有力的依據。組織定期和不定期、系統和專項的崗位業務培訓,進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質,包括理論知識素質、心理素質、業務素質,在信息化條件下,要提高檔案管理的水平,必須提高管理人員的專業技術水平,不斷加深、拓展專業知識的廣度和深度,掌握現代信息技術,熟練運用計算機技術,掌握分析處理技術,編制有關軟件。高校應加大高層次統計人才的培養力度,造就一批既熟悉業務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才,以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。

      二、管理機制急需科學發展

      應盡可能滿足用戶對信息的需求,建立以崗位管理為核心的管理體系,實行人事檔案的社會化開放式管理,積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變,是高校人事檔案管理行業的一場革命,要實施柔性管理,就要把提高素質作為柔性管理的必備條件,從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。

      (一)存在問題

      1.管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后,人事檔案管理方式和手段相對落后,對管理信息化的重要性認識不足,尤其對于信息化管理的重要性認識不足,這就導致了高校開發管理信息系統的技術相對落后,大多是重管理,輕服務,管理水平不高。

      2.信息資源管理分散目前,各高校人事檔案信息系統之間交叉少,還處于各自為戰的狀態,難以形成合力,加上人才流動日趨頻繁,影響人事檔案的完整性,人事檔案信息難以實現資源共享,無法有效實行人力資源優化配置。

      (二)改進路徑

      1.創新服務,轉換角色需求決定服務。實現高校人事檔案管理的標準化、規范化,建立科學的考核評價機制,就必須轉變高校人力資源檔案管理理念,從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換,從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換,檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向,適應對人事檔案信息的各項需求,將傳統的管理模式與現代的信息技術相結合,建立人事檔案信息數字化,充分發揮人事檔案信息的利用價值,實現資源共享,為高校檔案管理現代化提供強有力的服務支撐。

      2.剛柔相濟,科學發展柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理,采用非強制方式和手段,在人們心目中產生一種潛在的說服力,從而把組織意志轉變為人們的自覺行動,它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人,因此,它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定,柔性管理是在剛性管理的基礎上的發展與升華,二者之間存在著繼承與發展的內在聯系,沒有剛性管理的檔案行業必然遭致混亂,柔性管理不虛無,它需要真正的柔性制度與其配套實施,實施柔性管理,必須堅持剛柔相濟,才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作,這就要求管理者必須具有強烈的事業心和責任感,以平易近人的服務態度對待用戶,并與之進行友好溝通,體現服務至上的理念,保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統計有助于實現高校人事檔案管理的專業化,為學校人事決策提供科學保障和依據,保證“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向,加快推動檔案工作方式和手段實現信息化,加快信息化建設步伐,實現人事信息的共享。對人事信息數據庫進行完善,利用現代化設備和數字化技術,對檔案信息進行動態管理和維護,加強開發人事信息資源,提高利用率,實現檔案管理科學發展。

      三、環境服務有待完善創新

      經濟基礎決定上層建筑,沒有一個堅實的、先進的設備硬環境,就不可能打造出現代化的數字管理平臺,營造符合人性化服務環境,來適應網絡時代要求,進而滿足多元化用戶的個性化需求。

      (一)存在問題

      1.基礎投入不足隨著信息數字化的來臨,高校人事檔案建設相形見絀,資金投入出現了不足,硬件配備不足。目前,高校人事檔案基礎設施建設滯后,檔案室面積狹小、設備簡陋,多數達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求,有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內,有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數量不夠,許多檔案管理人員缺乏專業知識,影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。

      2.技術裝備落后在人事檔案管理信息化過程中,出現了技術與體制上的障礙,這就延緩了信息化的進程,也激化了檔案信息的供需矛盾。為此,高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統,購買電腦、空調等,增設檔案庫房,引進先進技術設備及管理軟件,及時建立防火、防盜監控系統,實現人事檔案管理資源的優化配置,以利于檔案信息化管理。

      (二)改進路徑

      1.加大信息化建設投入力度物質基礎是項目建設的前提,高校要想提高人事管理信息化水平,就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環節,需要建立完整而準確的人事檔案信息數據庫,配備先進的計算機等硬件設備,改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視,完善計算機的硬件與軟件設施,構建高標準、現代化的人事信息系統,按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求,啟用標準配備,確保人事檔案管理步入可持續發展的良性軌道。

      2.打造現代管理數字平臺面對電子技術、互聯網、高科技的沖擊,人事檔案管理這塊傳統意義上的凈土,也難以獨善其身。檔案管理數字化平臺意味著縝密、高效、快捷,為確保人事檔案信息的安全與保密,就要從制度層面杜絕數據丟失或泄密的可能性,嚴格管理權限,認真維護數據庫。為此,應依托現有校園網絡平臺,構建網絡化平臺,建立人事管理信息化基礎數據庫,實現從手工檢索到計算機檢索的轉變,實現人事檔案管理的微機化、網絡化,實現統計數據資源共享。在數字化平臺發展進程中,由于對技術因素的過度強調,也出現了人文關懷失落的問題,因此,構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點,把握好保密性與開放性的尺度,相互借重,不可偏廢。

      四、結語

      21世紀,互聯網把世界帶進了一個數字化的時代,全球網絡間逐步融合,信息資源實現了共享。十八大報告明確提出了包括文化在內的政治、經濟、社會、生態“五位一體”戰略,充分顯示出國家層面對文化建設的高度重視。檔案管理作為文化的重要組成部分方興未艾,廣大檔案管理者要樹立信心、堅定信念。面對網絡環境,傳統檔案館與數字化平臺越來越走向融合發展,對高校檔案管理及其管理者提出了更高要求。因此,改善管理、完善設施、提高服務、增強管理人員的信息獲取和網絡資源應用能力,對于全力打造數字化檔案管理信息平臺至關重要。

      作者:劉文軍單位:太原師范學院

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