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      人事檔案管理必要性和措施

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      人事檔案管理必要性和措施

      目前人事檔案的重要作用被人們所忽視,人事檔案成了“說起來重要,排起來次要,用起來需要,忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數企、事業的“短板”。如何在激烈的市場競爭中,讓人力資源和社會保障系統檔案發揮應有的作用至關重要。需要從檔案管理工作的缺陷入手,根據有關問題提出解決措施,讓人力資源和社會保障個人檔案管理變得更加合理、科學,進而為社會經濟發展做貢獻。

      一、人力資源和社會保障系統檔案管理的問題

      人力資源與社會保障部門要極力確保這一類民生檔案的安全、完整,更好地保存勞動者的各類權益記錄,切實維護和實現民眾的各項權益。電子檔案管理信息系統就是針對高效、安全、便捷地使用勞動者檔案所開發的管理信息系統,以先進的技術手段促進勞動者的各類檔案信息電子化,提高檔案利用效率,減輕業務經辦人員的工作量。

      1.檔案管理意識有待增強

      目前,有很多部門和單位的人力資源管理部門、社會保障部門對檔案工作不重視,甚至沒有在工作中制定出完善、科學的管理制度和管理策略,形成了管理職責不明確、工作紀律不嚴謹、管理效率低下的現象,最終影響到檔案工作質量。

      2.服務意識有待提高

      檔案管理工作是目前企業管理中最為核心的內容,是為使用者提供科學、真實的檔案材料,以方便管理人員進行企業管理,并對企業員工工作態度和內容進行全面掌握,進而服務社會大眾,為社會和經濟發展做貢獻。但是,很多檔案管理人員在工作中沒有關注到這一點,也沒有充分認識到有關工作的重要性,因此給管理者所提供的信息真實性無法得到保障,也很難為企業發展提供幫助。

      3.管理方式有待完善

      我國多數企業和機構在工作中都沒有形成完善、科學的檔案管理方式,給管理人員提供的管理資料不夠全面、所提供的檔案搜集空間不夠廣闊,因此很多管理人員都無法及時將檔案資源進行整理收集、傳遞、歸檔,因此在檔案管理中就需要進行規范,如果記載不真實、審核不準確等不良現象出現,會給整個檔案管理造成嚴重的影響,甚至是影響到企業未來發展。

      二、人力資源和社會保障系統的檔案管理措施

      1.加強檔案管理意識和服務意識

      思想對行為具有能動作用,要做好人力資源和社會保障系統的檔案管理,首先就要加強對其重要性的認識,提高檔案管理的意識和服務意識,小心、嚴謹的管理檔案,對每一份檔案材料都要做到及時收集、傳遞及歸檔,充分發揮檔案的服務職能及服務相關領域的發展。

      2.完善檔案管理機制

      配置專門的檔案管理人員要求具有較高的政治素養和文化水平、工作勤勉、認真負責,做到檔案材料及時歸檔,裝檔材料鑒別、分類無誤,及時提供所需人事檔案信息。

      3.加強對檔案管理人員的培訓

      人事檔案記載的是歷史的真實面貌,有其時代的特點。檔案管理人員的新舊更迭,新人已經脫離了以往的時代,對當時的事情不了解,因此查閱檔案難免會有困難,提供數據會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統培訓,提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

      4.大膽創新,開創全新的管理模式

      創新是社會發展的永恒話題,只有創新,發展的步伐才能更穩、更快,檔案管理也同樣需要創新。檔案管理的創新應該在以人為本的指導思想下,樹立檔案為人民服務的管理觀念,積極努力開創全新的管理模式,做好人力資源和社會保障系統檔案的管理工作,以促進相關領域發展,進而促進全人類社會的發展。

      三、注重檔案管理信息化建設

      1.加強電子文件歸檔管理,提高檔案信息化管理水平

      根據檔案管理的要求,對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換,保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,并制訂電子檔案管理辦法。

      2.穩定檔案隊伍,提高業務素質

      提高整支隊伍素質,創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新,適應對外指導工作和內部基礎管理工作;建立競爭機制,克服人的惰性,充分發揮人的主觀能動性,有每個人的用武之地和舒展才能的場所;建立激勵機制,合理設置崗位。

      3.從提高現代化管理手段,實行資源共享

      檔案工作要圍繞部門的工作重點、熱點來組織、提供信息。隨著當前信息技術高速發展,已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”,實現信息共享、共建的目的。對此,開展現代化管理工作,必須做到檔案管理軟件的選擇,推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化,并有很強的包容性。

      四、結語

      檔案事業作為社會大系統中的一個子系統,必須與社會建立起共存、互助和協調的關系,因此,檔案事業的可持續發展也必須走改革之路,改革是多方面、全方位的,如管理體制的改革、服務方式的改革、工作方法的改革、觀念的更新等。

      作者:閆偉 單位:承德市人力資源和社會保障局

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