整理人事人員人事檔案問題探討

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摘要：人事制度有效地解決了單位工作人員對(duì)于人事關(guān)系存在的顧慮，推動(dòng)了市場(chǎng)人才的正常流動(dòng)，為用人單位和人員提供了更加優(yōu)質(zhì)和高效的社會(huì)化服務(wù)，對(duì)于用人單位的人才引進(jìn)工作發(fā)揮了重要作用。然而，我國人事還存在著很多不足，特別對(duì)于人事人員的人事檔案管理。本文將通過分析當(dāng)前我國人事人員人事檔案存在的問題，并針對(duì)這些問題提出具體的解決措施。

關(guān)鍵詞：人事人員；人事檔案；若干問題

引言

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，而人事制度的改革也催生了人事制度的產(chǎn)生。人事制度有效地推動(dòng)了人才資源的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置，進(jìn)一步開發(fā)和釋放了各領(lǐng)域人才的潛能，同時(shí)，對(duì)于用人單位在戶籍管理和人事檔案管理方面的問題解決起到十分關(guān)鍵的作用。但是，由于我國人事制度實(shí)行的時(shí)間不長，在人事制度的很多方面還不夠完善，引起了一些新問題和新情況的出現(xiàn)，特別是對(duì)于人事人員的人事檔案管理問題，亟需要處理解決。

一、當(dāng)前人事人員人事檔案存在的若干問題

1.人事檔案整理操作不規(guī)范

人事檔案主要包括自身信息、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)歷培訓(xùn)、職稱證書和相關(guān)的鑒定考核資料，但是在人事檔案管理中，人事人員并沒有對(duì)這些材料進(jìn)行詳細(xì)的分類，這些材料很容易被夾雜混淆，沒有對(duì)人事檔案準(zhǔn)確分類。人事檔案的每一處材料都會(huì)有編碼序號(hào)，人事人員往往會(huì)將小序號(hào)忽視，使得人事檔案材料雜亂無序。而且，用人單位的不同，對(duì)于人事檔案的要求也會(huì)不同，有的人事檔案材料由于規(guī)定的不同有大有小，甚至有的人事檔案信息沒有預(yù)留裝訂線，有些破損的材料也沒有進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)人事檔案加工不合理。有的人事檔案需要對(duì)目錄進(jìn)行打印裝訂，沒有進(jìn)行工作的人事檔案在查詢就會(huì)十分繁瑣，在傳閱或者流動(dòng)的過程中很容易發(fā)生錯(cuò)誤或丟失。更加嚴(yán)重的是，很多人事檔案在開始收集制作的過程中，對(duì)于人事檔案材料的收集整理不齊全，而且有遺漏的也沒有通知人事檔案的被管理人員及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)交，像入黨材料、學(xué)籍信息、工作職稱等很多方面的信息。在人事檔案材料整理中，沒有及時(shí)歸檔的情形時(shí)有發(fā)生，而其他的像材料裝訂時(shí)的線頁不整齊、裝訂不規(guī)范的現(xiàn)象也普遍存在。

2.用人單位和人事機(jī)構(gòu)缺乏有效溝通，人事檔案管理人員水平不高

用人單位在招聘人員之后，并沒有及時(shí)和人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通交流，在實(shí)際工作沒有重視人事檔案的管理，人事檔案在用人單位形成材料也沒有做到及時(shí)有效地歸檔建檔。此外，很多人事人員缺乏對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)知，對(duì)相關(guān)管理的制度和業(yè)務(wù)并不是十分熟悉，使得人事檔案的管理和材料存在保管不當(dāng)?shù)?a href="http://www.jiamaocode.com/lunwen/gggllw/rsdalw/201601/796395.html" target="_blank">問題，對(duì)于辦理人事檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)不熟悉，導(dǎo)致了人事檔案在辦理過程中存在盲目錯(cuò)亂的情形。

二、如何解決人事人員人事檔案問題的建議和措施

1.提高對(duì)人事檔案的重視程度，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

人事檔案管理可以說是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，作為人才資源的基礎(chǔ)性工作，事關(guān)社會(huì)主義人才市場(chǎng)的建設(shè)。對(duì)于推行的人事制度面臨新形勢(shì)、新任務(wù)，必須要高度重視人事檔案管理，從人事檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好規(guī)范化檔案整理工作重要性的意識(shí)?？梢詫⑷耸聶n案管理納入到社會(huì)公共服務(wù)管理體系之中，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的服務(wù)職能建設(shè)。因此，人事機(jī)構(gòu)中人事人員要牢固樹立為民服務(wù)的工作理念，相關(guān)的認(rèn)識(shí)管理部門要制定好人事檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)人事檔案的建檔、歸檔、傳送、查閱等流程要進(jìn)行規(guī)范，不能隨意外泄保管人員的檔案信息。人事機(jī)構(gòu)對(duì)于掌握的各類人才信息、人才結(jié)構(gòu)、人才的分布領(lǐng)域以及就業(yè)狀況等要進(jìn)行嚴(yán)格劃分統(tǒng)計(jì)，人事人員制定科學(xué)合理的人事檔案服務(wù)，為機(jī)關(guān)單位、用人企業(yè)和就業(yè)流動(dòng)人員提供良好的信息服務(wù)，對(duì)于用人單位的人力資源分配、人才的引進(jìn)質(zhì)量起著十分重要的作用。

2.加強(qiáng)人事人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高人事人員綜合能力

人事檔案管理工作要求工作人員對(duì)人力資源、人事管理、檔案操作等都要有較高的認(rèn)識(shí)，而且在工作中要具有細(xì)心、耐心等優(yōu)秀的工作精神品質(zhì)，并且具備樂于奉獻(xiàn)的精神和政治素質(zhì)高的特點(diǎn)。隨著時(shí)代的變化發(fā)展，對(duì)人事中的人事檔案管理工作中要求的服務(wù)工作和要求更高，因而必須要對(duì)人事檔案管理工作堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，提高人事人員的工作能力和思想素質(zhì)。在上崗前，要對(duì)人事人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理中所要求的的專業(yè)性知識(shí)(檔案的法律法規(guī)、檔案的材料涵蓋、檔案的基礎(chǔ)知識(shí)、檔案的操作流程、檔案的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)等)進(jìn)行培訓(xùn)，在上崗后，對(duì)人事人員的工作安排要從最基層的職能分配做起，學(xué)會(huì)檔案材料的鑒別、檔案的裝訂整理、檔案的整理歸檔、電子檔案的錄入操作、檔案管理及軟件的使用，充分提高人事人員的實(shí)際人事業(yè)務(wù)操作水平，并且在日常的檔案管理中要定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的監(jiān)督。

3.加強(qiáng)人事相關(guān)部門的監(jiān)管力度，進(jìn)行規(guī)范化管理

很多人事檔案在保存中信息散亂、可有可無，阻礙了人事檔案的管理水平的提升。因此，人社部門要組織好人事檔案管理工作情況的匯報(bào)總結(jié)，根據(jù)國家出臺(tái)的人事制度和人事檔案管理的法律法規(guī)，推進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，改善工作條件，完善監(jiān)察部門的監(jiān)察方式。人事管理工作領(lǐng)導(dǎo)要在此項(xiàng)工作中發(fā)揮帶頭作用，嚴(yán)格把關(guān)和落實(shí)人事檔案的管理工作，建立嚴(yán)格的監(jiān)督檢查機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)問題的要嚴(yán)肅追究責(zé)任，并做好整改以及后續(xù)的跟蹤追查。

三、結(jié)語

綜上所述，規(guī)范化的人事檔案能夠全面反映人員的情況，便于用人單位進(jìn)行管理和人力資源部門進(jìn)行信息查詢。人事人員進(jìn)行人事檔案管理過程中，要提高自身對(duì)人事檔案管理的綜合能力，加強(qiáng)和用人單位、人事機(jī)構(gòu)以及人員的溝通交流，做好人事檔案管理，更好地服務(wù)于社會(huì)。

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作者：李麗 單位：河北省國際人才交流中心