人事檔案管理新常態(tài)分析

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摘要：事業(yè)單位體制改革的目的在于激活事業(yè)單位內(nèi)在的運轉機制，而機制能否被激活則取決于是否調(diào)動起了單位內(nèi)部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態(tài)轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能和完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面來構建。

關鍵詞：組織人事檔案管理；事業(yè)單位；新常態(tài)

隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調(diào)動和合理配置成為重中之重。當前，事業(yè)單位檔案管理的重心應放在動態(tài)管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構檔案管理內(nèi)容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關系

事業(yè)單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來。實則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術人才培養(yǎng)梯隊，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素

傳統(tǒng)人事檔案管理嚴格規(guī)范流程，導致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門協(xié)同激勵職工實現(xiàn)組織目標。

3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求

體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態(tài)來。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)

人事檔案管理目的應適應新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉變到“靜態(tài)管理與動態(tài)管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業(yè)單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現(xiàn)實背景，管理者應審時度勢，調(diào)整單位的內(nèi)控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)

通過管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業(yè)務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態(tài)勢中來。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環(huán)境相適應。

3.人事檔案管理評價的新常態(tài)

人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據(jù)管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應的評價機制也應發(fā)生改變，進而使新的評價機制能適應新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結果”的內(nèi)在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內(nèi)容建構

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉變的意義

推動事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。

2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識

組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應在常規(guī)業(yè)務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經(jīng)驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能

在動態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術人才梯隊的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據(jù)黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價

對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態(tài)下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業(yè)務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業(yè)務部門在評價中的權重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環(huán)節(jié)進行新常態(tài)分析后認為，檔案管理的內(nèi)容應由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

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作者：曾紅飛 單位：婁底市委黨校