人事檔案在事業單位人力資源中的作用

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【摘要】機關事業單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機關事業單位職工的重要依據。在我國經濟體制不斷變革的今天，人們對機關事業單位的職能改變的需求越來越強烈，而人力資源又是機關事業單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機關事業單位職能的發揮效果，所以人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機關事業單位人力資源管理中如何發揮更好地作用進行淺要分析。

【關鍵詞】人事檔案；機關事業單位；人力資源管理；作用

機關事業單位人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用機關事業單位職工的重要依據。在我國經濟體制不斷變革的今天，人們對機關事業單位的職能改變的需求越來越強烈，而人力資源又是機關事業單位的核心，人力資源管理的好壞將直接影響機關事業單位職能的發揮效果,人力資源管理是把人視為機關事業單位發展的關鍵性的特殊資源,采用“以人為本”的思想對人力資源進行管理的方法。它的核心是以人為中心,強調對人的管理。而反映個人經歷、德才能績、工作表現,真實記錄一個人客觀面貌的人事檔案在人力資源管理中起著不可忽視的作用，但在實際工作中,人事檔案卻在逐漸被淡化。本文就人事檔案在機關事業單位人力資源管理中如何發揮更好地作用進行淺要分析。

一、人事檔案在人力資源管理中利用情況

雖然人事檔案在人力資源管理中有著不可忽視的作用，但在現實的工作中，許多機關事業單位輕視對人事檔案的管理。表現在以下幾點。

（一）人事檔案反映的的內容不全面。

我們目前的人事檔案管理基本上是套用以往的干部檔案管理模式，人事檔案包括當事人履歷材料、自傳材料、組織鑒定、考察材料、考核情況；學歷、學位、培訓和專業技術職務情況的材料；同時也包括政審、職務任免、加入黨團組織的材料；獎勵及違紀材料；工資級別調整等等。而反映一個人的工作能力、工作業績、培訓方面的材料卻是十分缺乏。當用人單位希望通過人事檔案了解和掌握一個人全部信息時，無法得到滿足。人事檔案沒有給用人單位帶來具體的識人標準。長此以往，使得人事檔案遭受冷落。人事檔案內容失真多有發生。由于個人及社會的原因，人們為找到一份好工作，會將自己的檔案材料擅自改動，如將工作時間提前，學歷提高，通過篡改、造假產生的人事檔案如果檔案管理者不進行認真的核實，只能將錯就錯地接受檔案。而虛假的信息導致人力資源部門無法對職工做出正確評價，使得人力資源管理在用人單位的作用發揮受阻。

（二）人事檔案反映的材料過時。

人事檔案材料的收集往往需要一個很長的過程，很多單位檔案部門不是隨時隨地收集材料，有的即使隨時收集材料，但歸檔的時間也相當的長，一般年底進行一次歸檔，使得一些最新的檔案材料如石沉大海，而人力資源部門要了解某個人的材料時只能看到一些歷史材料，對該人最新材料的缺乏了解，從而貽誤人力資源對人才的分配。而有的人事檔案部門只有對人員進行變動、調整時，才會對其檔案進行整理，補充其缺少的材料，而這些材料的取得的真實性與時效性受限，使得人力資源管理部門無法從人事檔案獲取到真正有價值的信息。

（三）人事檔案管理者素質有待提高。

人事檔案管理者往往由單位年紀偏大者或單位不受重視的人員擔任，而這部分人員對工作往往處于應對付對的心理，對該工作的重視程度不夠，加之單位領導重視程度不高，使得檔案管理形同虛設，直接影響了人事檔案作用的的發揮。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案可為人力資源管理提供真實可靠的信息。

人事檔案管理得好，在檔案中即可了解到一個人的工作經歷、思想品德、業務水平、個人技能、個人素質等信息，這些信息的提供可使用人單位做到知人善任、人盡其才,能挖掘每個職工的潛力,發揮他們在各個崗位上的最大效力,能最大程度上發揮人力資源的作用。

（二）人事檔案能為人力資源管理提供依據

人事檔案管理得好，可為用人單位在用人等決策中提供重要依據。人力資源管理部門通過對單位職工作的考核，如人事考核、績效評估、職工考核等等來決定職工的晉升和獎懲以及對職工的培訓與學習。而這些記錄都要通過人事檔案來進行反映。人力資源管理者通過人事檔案即可對職工的業績、素質、能力等進行綜合分析,作出相應的決策,從而保證用人單位決策的科學化、合理化。

三、如何發揮人事檔案在人力資源管理中重要作用

（一）豐富人事檔案的內容。

人事檔案應為人事資源管理部門提供有價值的信息和數據，所以人事檔案內容要更加豐富，不僅僅只有履歷、自傳、學歷、獎勵以及工資級別調整材料。還應能反映個人的興趣愛好，專業能力，個性特征等等，通過這些材料的豐富，人力資源部門可以從人事檔案中提煉適合該人的工作崗位，職業素養，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。

（二）增強人事檔案的真實性。

人事檔案的真實性可為人力資源部門提供有價值的信息，因此人事檔案管理者要充分發揮其作用，對投遞的檔案材料要認真的進行甄別，對發現失真的材料要進行實地核實，以確保材料的真實性，對弄虛作假的遞交材料者要給予相應的處罰，以懲戒后人。同時要加強相關法律法規的建設，把好人事檔案收集、傳遞、存檔關，對不真實的材料堅決不予存檔，從而為人力資源管理的決策提供可靠依據。

（三）加強人事檔案最新材料的充實。

人事檔案材料的收集往往需要一個很長的過程，很多單位不是隨時隨地收集材料，有的即使隨時收集材料，但歸檔的時間也相當的長，而人力資源部門要了解某個人的材料時只能看到一些歷史材料，對該人最新材料的缺乏了解，以貽誤對人力資源的分配。因此人事檔案要形成動態管理，及時更新檔案材料，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況。

（四）提高人事檔案管理者素質。

建立人事檔案管理制度，提高檔案管理人員的待遇，積極組織檔案管理人員學習培訓，提高他們的從業道德素質，工資福利待遇，增強他們的責任心，從而發揮其在人事檔案管理中的重要作用。

（五）加強人事檔案的現代化管理。

當今時代是信息和網絡飛速發展的時代，傳統的人事檔案管理已不能滿足檔案利用者的需求，加快開發人事檔案的現代化管理,加快人事檔案信息聯網的速度，實現個人信息的聯網查詢，使得人力資源管理者足不出戶，即可掌握該人的全方位信息，更加方便人力資源管理者發現人才，使用人才。而求職者也無需奔走各個城市投檔尋找工作，只需在互聯網上應聘即可，為求職者節省了時間和費用。

四、結語

總之，要樹立創新觀念，人才信息觀念和效益觀念，推動人事檔案工作制度化、規范化和科學化，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。使之成為人力資源部門重要工具，以為儲備人才，發現人才做好充分的準備工作。

作者：張金良 單位：黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人力資源和社會保障局