企業人事檔案管理問題及對策

前言：本站為你精心整理了企業人事檔案管理問題及對策范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】人事檔案管理工作是為企業人力資源的管理和開發服務的，主要目的是為了充分地調動企業干部、職工的積極性。本文簡述了企業人事檔案管理的現狀，剖析了新時期企業人事檔案管理存在的問題，提出了新時期人事檔案管理的對策。

【關鍵詞】企業人事檔案；檔案管理；管理模式

人事檔案是國家檔案的重要組成部分，企業人事檔案則又是國家人事檔案的重要內容之一。人事檔案不僅是企業贏得市場競爭的核心競爭力，是企業人力資源管理的重要依據，是企業文化建設的重要內容，而且也是國家實施人才興國戰略的需要，有助于推動我國的人事制度改革、改善民生及完善社會保障體系。企業人事檔案按照企業人事檔案的記載對象，主要分為干部檔案和職工檔案兩類，具體內容包括履歷、自傳、鑒定考察、政審、黨派、獎勵、處分、合同、薪資福利等方面的材料。企業人事檔案的對象具有特定性，內容具有客觀性，同時還是企業勞動管理和思想政治工作的一個重要工具。

一、企業人事檔案管理的現狀

我國的企業人事檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制，有一定規模、配備專職檔案管理員、有專門檔案室且經人事檔案管理部門審批同意的企業，可以自行保管人事檔案；不具備人事檔案保管資格的企業，人事檔案由勞動人事部門管理。隨著市場經濟的發展和外商企業的進入，我國企業人事檔案也發生了一些變化，人事檔案托管與自存相互并存的雙軌制管理體制基本形成。從我國企業人事檔案管理取得的成績看，體現在：首先，人事檔案管理系統初具規模。全國各級組織、人事部門都設有人事檔案管理機構，地方各級組織、人事部門是檔案管理的主要機構，專職或兼職的檔案管理人員比較穩定。其次，完善了人事檔案管理制度。《檔案法》及其實施辦法的頒布，干部檔案工作條例、工作細則等的，《企業職工檔案管理工作規定》的頒布等，為企業的人事檔案管理提供了制度保障，推動了企業人事檔案管理的科學化和規范化。再次，人事檔案業務得到拓展，專職檔案管理人員不斷增多。一些人事檔案管理業務已經達到規范化要求，人事檔案材料的收集更加全面。專職人事檔案管理員增多，兼職管理人員減少，檔案管理員的業務水平和政治素質得到提高。

二、新時期企業人事檔案管理存在的問題

在社會主義市場經濟體制下，企業與職工的關系相比先前發生了變化，企業人事檔案的政治色彩逐漸消退。但是，傳統的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端也隨之顯露出來，傳統的人事檔案管理體制難以適應新的形勢。

（一）人事檔案的內容質量不高。

很多企業的人事檔案是參照干部人事檔案來管理的，企業自身的特色和實際沒有顯示出來。除了國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》包括的人事檔案工作內容外，企業的人事檔案還應結合企業自身管理需求充實一些內容，例如企業人事信用內容等。否則，企業的人事檔案將難以為企業提供更大價值。新形勢下，許多企業的人事檔案質量不高、利用價值較低：人事檔案材料的內容形式化，缺乏詳細的描述；有關員工學習、工作等經歷的信息較多，而客觀評價員工工作能力、職業道德、技術特長等方面的信息很少；定性的結論多，定量的結論幾乎空白；人事檔案信息造假現象因檔案管理人員責任心不強而不同程度存在。人事檔案質量不高，導致了新時期企業在人事管理方面遇到諸多麻煩，影響了人事檔案對企業發揮的作用。

（二）人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。

市場經濟體制下，人們的思想觀念和就業環境都發生了很大變化。除了選擇到企業工作外，人們可以自己創業；除了可以到國企工作外，人們可以選擇到外企、民企工作；就業機會不斷增多，用人機制也在革新。在這樣的背景下，企業更多地是看重員工的工作能力和特長，而不再是員工的身份、政治面貌、工作經歷等；企業依靠協議、合同等對員工進行約束，而不再是人事檔案。人才的競爭性和流動性加強，而一些企業不愿意放棄本單位利益、不放走離職員工的人事檔案，這就導致“棄檔”“人檔脫節”等現象增多，甚至出現了虛假檔案。可見，新形勢下，人事檔案管理體制難以滿足企業的用人機制要求，服務功能難以有效發揮。

（三）人事檔案管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。

當前，企業人事檔案管理的主要模式是：由政府部門認可的有專職檔案管理能力的企業或企業的上級主管部門負責，實行封閉式管理。可見管理模式非常單一，不僅限制了人事檔案的查找和利用，而且滿足不了企業職工的發展需求，滿足不了職工身份層次的多樣性。企業的類型日漸增多，企業管理者的身份也較多，許多職工在不同部門或組織中擔任職務，而任命往往都是企業自己任命的；企業職工的職位變動或職稱變化也相對頻繁，短期內可能由普通員工變為管理干部，也可能由管理干部變為普通員工，并非穩定不變。所以，企業人事檔案“集中統一、分級管理”的單一管理模式，已經難以適應新時期企業的發展發展，分級過細阻礙了人事檔案工作的健康發展。

（四）人事檔案管理機制落后。

企業人事檔案管理的單一、封閉的管理模式，也導致了人事檔案管理在人力、物力和財力上難以到位，管理理念和管理方法落后。一些企業人事檔案管理重復浪費比較嚴重，管理制度存在缺陷，監管不嚴；有的企業人事檔案管理軟硬件設施差，檔案保管條件落后，手工操作仍然較多；有的企業沒有專職的人事檔案管理員，兼職的管理員也不穩定，隊伍不穩定經常臨時更換，素質參差不齊。總體來說，企業人事檔案管理過于看重收藏和保存功能，而忽視了檔案的利用，因此在管理上重視不足，配套的人事檔案管理資金、設備和人員跟不上，管理機制落后。

三、新時期企業人事檔案管理的對策

（一）完善企業人事檔案的內容。

新時期企業人力資源管理要求人事檔案能全面記錄和反映員工的成長信息，把員工的業務能力、工作業績、職業道德、獎懲和信用等情況客觀保存在人事檔案中，提高人事檔案的質量和利用價值。要滿足這些要求，企業人事檔案管理的內容需要不斷完善和充實，并有所側重。首先，充實個性化的內容。傳統的人事檔案，可以說千篇一律，很難看到不同人事檔案的差異，企業決策者很難了解員工的個性和特長，自然影響了員工的聘任、晉升等發展。為此，新時期的人事檔案在內容記錄方面要有所創新，盡量根據不同員工的特征記錄個性化的內容，重點記錄員工工作實績、業務專長、學術和科研成果、重大活動中的表現、優缺點等，提高人事檔案的辨識度，為企業人才培養、崗位聘任等提供可靠信息。其次，增加客觀內容的描述。經歷記錄和情況寫實、所在單位的評語鑒定，成了企業人事檔案的描述模板。主觀性的評語、側重描述員工長處，難以客觀反映員工在企業的真實表現，能提供的參考作用不言而喻。為此，企業應通過客觀的考評方式，來量化對員工人事檔案的描述。例如，通過各項指標及權重的設計，明確規定員工在業績評價、綜合表現等方面的記錄辦法，根據員工得分進行客觀的描述，避免領導一言堂的局限，增強人事檔案的客觀性和可信度。最后，擴充新內容。新時期下的企業人事檔案管理應與時俱進，擴充管理內涵。除了傳統的人事檔案反映的個人履歷等材料外，還應結合企業的實際增加一些新的內容。例如，員工特長、員工信用、員工社會保險等等。只有擴充企業人事檔案的內容，才能使人事檔案適應社會政治經濟變化，更好地為企業的競爭發展服務。

（二）實現企業人事檔案的社會化管理。

市場經濟體制下，企業用人機制越來越靈活，員工的流動性也越來越大，流動人員的檔案管理成了很多企業共同面臨的難題之一。在新時期，企業人事檔案管理應不斷突破封閉的束縛，建立社會化的、開放式的管理模式。社會化的企業人事檔案管理模式，包括人事檔案文件寄存中心、人事事務所、人才交流中心等社會第三方機構和相應的戶籍制度、人事制度。也就是把人事檔案工作中的各個環節從單位檔案室移動到第三方機構，實現人事和人事檔案的公共管理。要實現企業人事檔案管理社會化，就要建立健全人才流動服務機構，加強企業流動人員人事檔案管理。首先，明確企業人事檔案的政府管理職能，規范收費標準，嚴格按照地方物價部門的規定執行，不得擅自提高收費標準。其次，明確企業人事檔案管理的資格和權限。企業人事檔案管理應遵循人事管理權限，只有縣級以上黨委組織部門和人才流動服務機構才能保管企業流動人員檔案，克服流動人員檔案管理中的混亂現象。最后，增強整個社會特別是流動人員的檔案意識。人才交流中心的人事檔案管理者要樹立新的檔案管理理念，緊跟形勢變化，切實為企業人事檔案工作服務。對流動人員要加強檔案材料重要性的宣傳和教育，結合國家人事制度、社保制度等及時開展各類宣傳活動。

（三）完善企業人事檔案保管和移交制度。

企業員工的外部流動以及內部層次變動的頻繁，要求企業檔案管理部門要不斷完善人事檔案的保管和移交制度，及時應對人事檔案信息的變化。當企業內部員工的職務變動時，企業人事檔案管理者要及時報告人事檔案管理部門，及時反饋相關信息；當員工單位變動時，員工本人也要及時向企業索要人事檔案，補充到新的單位中；檔案管理部門要對變更的員工人事檔案信息進行核對和檢查，避免人事檔案的錯誤和失真。對待無頭檔案，檔案管理員一方面要認真鑒別檔案的保存價值，決定是否繼續保存；一方面，要通過各種途徑仔細跟蹤檔案人下落，通過員工的社會關系進行查詢，確實查詢不到的可轉當事人原籍檔案館保存。

（四）加強重視，推動企業人事檔案工作與時俱進。

首先，不斷健全檔案管理機構，提高企業檔案工作人員素質。有條件的人才服務中心應下設檔案管理機構，在經費、人員配備等方面給予保障，做好人事檔案業務指導和安全保密等工作。對人事檔案管理人員，要按照政治素質高、業務能力強等要求，推行檔案管理員上崗制，明確崗位職責，強化企業人事檔案的常態化。其次，適時調整檔案內容，提高檔案使用價值。加強對企業職工動態資料的收集、記載和鑒定，及時對企業流動人員的年度考核、職務變動等材料進行歸檔。最后，全面推進人事檔案的計算機管理，提升人事檔案管理的現代化水平。企業人事檔案相關信息應儲存在計算機中，并建立人才數據庫，通過人才信息管理系統提高人事檔案管理效率。

【參考文獻】

[1]李慧玲.網絡環境下企業人事檔案管理現代化淺析[J].城建檔案，2013（09）.

[2]雷麗園.現階段企業人事檔案管理現狀與建議分析[J].辦公室業務，2013（05）.

作者：修云潔 單位：云南省公路開發投資有限責任公司