人事檔案管理淺談

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【摘要】隨著新時(shí)代的到來，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，人們的生活水平也日益提高，企業(yè)對人事檔案的管理要求也越來越高。人事檔案作為企業(yè)存在的基本條件之一，囊括了包括職工的基本情況，家庭條件，個(gè)人工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷，知識(shí)水平，技能水平，在工作中的貢獻(xiàn)和受到的懲罰等等?？梢哉f，人事檔案是一個(gè)企業(yè)的主管評定工作人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案在在人力資源的開發(fā)預(yù)測和管理等方面都起著至關(guān)重要的作用。然而，人事檔案雖然作用重大，但隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的人事檔案管理仍出現(xiàn)了這樣那樣的問題，這些問題若不加以解決，勢必會(huì)影響企業(yè)的人事管理，人事調(diào)動(dòng)，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)效益流入，所以，在新的時(shí)代，如何解決人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，使人事檔案更好為企業(yè)單位事業(yè)單位工作，這值得我們?nèi)ニ伎己陀懻摗?/p>

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理存在的問題和解決方法

隨著新時(shí)代的到來，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了人才的廣泛流動(dòng)，人才流動(dòng)性的增大必然使企業(yè)的人事檔案管理更復(fù)雜化多樣化，人事檔案的管理變成了復(fù)雜的工作，這使得許多單位的人事檔案工作出現(xiàn)了各種問題。導(dǎo)致問題的出現(xiàn)的因素不乏有這幾個(gè)，首先可能是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，再者是檔案管理不受單位領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，其次也有可能是檔案管理技術(shù)和管理設(shè)備不過關(guān)，影響了檔案的管理工作。這些都有可能使檔案管理工作受到很大影響，雖然我國目前企業(yè)的人事檔案管理工作發(fā)展前景是好的，但是還是要解決現(xiàn)存的各種問題，相關(guān)的研究人員應(yīng)該為此付出更大努力。

1人事檔案的具體涵義及特點(diǎn)

1．1人事檔案的具體涵義

人事檔案是企業(yè)正常大小的基礎(chǔ)之一，它是記載企業(yè)職工各種情況的工具，沒有人事檔案，企業(yè)必然會(huì)發(fā)展混亂。人事檔案誕生于企業(yè)的日常人事管理活動(dòng)，一般都是記錄包括職工的基本情況，家庭情況，工作學(xué)習(xí)的經(jīng)歷，工作的能力，掌握的知識(shí)水平和技能水平，對知識(shí)技能的運(yùn)用程度，受到過的獎(jiǎng)勵(lì)和因工作原因等受到的懲罰等。雖然這些記載內(nèi)容看似瑣碎，其實(shí)對企業(yè)卻起著大作用，人事檔案管理人員可以根據(jù)職工的各方面素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)，把適合的工作安排給他，把工作能力強(qiáng)的與工作能力稍微差一點(diǎn)的職工安排在一起，讓他們能夠互補(bǔ)。換種說法，人事檔案的管理工作影響著企業(yè)的人力資源分配，影響著上級對員工的評定，甚至影響著企業(yè)未來的經(jīng)濟(jì)利益。所以人事檔案管理在企業(yè)日常運(yùn)行中是十分重要的。

1．2人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案既影響著企業(yè)人力資源的分配，開發(fā)和預(yù)測，也影響著企業(yè)對優(yōu)秀員工的褒獎(jiǎng)和能力不足員工的批評，甚至于影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。所以，人事檔案要做到幾大點(diǎn)。首先是確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案最重要的特征可以說就是真實(shí)性，前文已經(jīng)提及人事檔案的重要性，如果不能保證其真實(shí)性，那么把有虛假能力的員工提拔上來有什么好處呢，只會(huì)讓影響企業(yè)的整體工作能力，所以，人事檔案要確保其真實(shí)性，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)員工的真實(shí)能力進(jìn)行賞罰，讓真正有能力的員工得到任用。再者，人事檔案要確保其全面性。因?yàn)槠髽I(yè)的員工數(shù)量眾多，所以，領(lǐng)導(dǎo)了解員工的渠道就是通過人事檔案，所以，人事檔案一定要做到全面，把企業(yè)的員工的各種情況一一填入檔案，既要包括員工的基本情況，更要包括員工的學(xué)習(xí)工作能力，讓領(lǐng)導(dǎo)對每一個(gè)員工都做到了解，了解他們真正的能力和水平，只有這樣，才能讓更優(yōu)秀的人才為企業(yè)服務(wù)。

2人事檔案管理中存在的問題

2．1企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理缺少充分的重視

人事檔案對事業(yè)單位的重要性值得被我們關(guān)注，但是現(xiàn)如今許多企業(yè)中的員工和領(lǐng)導(dǎo)卻缺少對檔案管理的重視。如我們所知，人事檔案想要達(dá)到詳盡且整齊的地步需要長時(shí)間的積累，想要短時(shí)間整理好檔案往往結(jié)果是不盡如人意的。但是，正是這長時(shí)間的積累成為了人事檔案管理的障礙，許多人事檔案管理部門缺少對這點(diǎn)的重視，只想短時(shí)間達(dá)到預(yù)期效果，那么整理出來的檔案必然會(huì)是漏洞百出的，人事檔案的不完備會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的阻礙。同時(shí)還有許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案的管理只是簡單的對信息進(jìn)行抄錄和保管，沒有把這項(xiàng)工作列為企業(yè)的主要工作，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)只會(huì)將企業(yè)帶入錯(cuò)誤的道路，所謂的人事檔案管理部門只是一個(gè)空殼部門，只處于表面的人事檔案管理不會(huì)起到任何作用，所以，想讓人事檔案真正發(fā)揮自己的作用，從員工到領(lǐng)導(dǎo)都要對檔案管理給予足夠重視。

2．2人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要細(xì)致的抄錄，也需要整理和分析能力。所以，這項(xiàng)工作對人事檔案管理人員也提出了很高的要求。但是，現(xiàn)在我國的許多企業(yè)都缺少這樣具備專業(yè)素質(zhì)的人事檔案管理人員。首先，專業(yè)素質(zhì)包括的有對工作的熱愛，但是我國許多企業(yè)的檔案管理人員缺少對檔案管理工作的熱愛，認(rèn)為這只是自己的工作，絲毫沒意識(shí)到這項(xiàng)工作的服務(wù)性質(zhì)，沒有意識(shí)到自己是為企業(yè)服務(wù)而存在的。這樣長久下去，只會(huì)更不嚴(yán)格的去完成這項(xiàng)工作。其次，專業(yè)素質(zhì)包括的是專業(yè)的進(jìn)行人事檔案管理的能力，能快速高效的將各類信息整合，讓有工作能力的員工和工作能力較差的員工名單能一目了然?？涩F(xiàn)在，許多企業(yè)檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)，只把檔案錄入方向偏向于過去受到的獎(jiǎng)勵(lì)，現(xiàn)在的能力技術(shù)水平反應(yīng)的普遍較少。人事檔案管理人員的素質(zhì)水平不夠成為了影響人事檔案管理的重要因素。

3人事檔案管理的有效措施

3．1建立統(tǒng)一人事檔案管理模式

細(xì)觀我國的人事檔案管理模式，普遍都是采用分散式多頭管理模式，這種模式既浪費(fèi)了人力物力，也降低了人事檔案管理工作的效率，是不應(yīng)該繼續(xù)采用的管理模式?，F(xiàn)在，新的時(shí)代到來，人事檔案想要有效管理，需要建立一套統(tǒng)一的人事檔案管理模式，打破各級部門條條框框管理人事檔案的體制，對各部門的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的管理體制，對于同一區(qū)域能力差不多的人員要迅速歸位一類，并且將能力強(qiáng)與能力差的人員交替分工。在新時(shí)代，建立統(tǒng)一的人事檔案管理模式是十分必要的。

3．2對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格要求

人事檔案存在的意義就是能真正反應(yīng)各個(gè)員工的職業(yè)技能和素質(zhì)水平，讓企業(yè)高層能合理利用企業(yè)的人力資源。所以，企業(yè)要讓人事檔案管理部門干實(shí)事，對人事檔案的具體內(nèi)容要嚴(yán)格要求。首先確保其真實(shí)性，要嚴(yán)格依照員工的工作能力和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行記錄，不能對人事檔案進(jìn)行造假，這是對企業(yè)的不負(fù)責(zé)任。再者，要確保其內(nèi)容的全面性，把員工的工作經(jīng)歷盡可能完整的記錄在檔，讓企業(yè)高層更多的了解有能力的員工。讓人事檔案真正起到作用。

4結(jié)語

人事檔案的管理工作是漫長而復(fù)雜的，雖然在我國，人事檔案的管理工作前景很好，但是還存在許多問題，所以，在新的時(shí)代，為了企業(yè)更好的發(fā)展，應(yīng)該及時(shí)解決這些問題，讓人事檔案更好的為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn):

［1］王曉梅．我國人事檔案管理研究［J］．企業(yè)研究，2012(01)．

［2］徐靜．人事檔案管理研究的現(xiàn)狀［J］．科技展望，2014(02)．

作者：郭娜娜 單位：黑龍江省人才服務(wù)局