人事檔案信息化管理淺談

前言：本站為你精心整理了人事檔案信息化管理淺談范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：人事檔案的信息化管理和傳統的人事檔案管理工作存在著十分明顯的優勢，例如信息輸入、查詢速度更快，更加有利于重要檔案的保存等等，主要分析了人事檔案信息化管理，以供參考和借鑒。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；作用

當前，我國的人事檔案管理信息化水平已經得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強，所以其在發展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實際的操作中存在著非常強的完整性、流動性以及機密性。傳統的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時檔案保存的載體通常是紙張，無法在較長的時間內完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個重要的發展趨勢，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價值得到全面的提升。

1人事檔案管理工作的特點

1.1完整性。

人事檔案通常就是人事部門的人員根據當前國家的相關政策，在人員的培養，任命上進行適當的分配和調整，其在人事管理當中發揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個人經歷、業務能力以及工作中具體表現等一些比較核心的也比較重要的內容。它能夠更加具體的真實的反映出員工的個人信息。

1.2客觀性。

這一特性人事檔案利用的一個重要的基礎和前提，人事檔案的內容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現出材料自身的客觀性和真實性，從而為人事部門提供更加全面而優質的服務。

1.3流動性。

人事檔案的管理和員工日常的人事管理應該保持高度統一的狀態，只有這樣，才能更加顯著的發揮出人事檔案的實際作用。當前，單位人員流動性明顯增強，除了一些國家機關的公務員和事業單位的帶編人員之外，企業尤其是私營企業人員的流動性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時候會出現人檔分離的問題，這樣一來一方面會對單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時對員工日后工作的正常開展也會產生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動去對人事檔案管理工作進行適當的調整。

1.4機密性。

人事檔案當中的內容涉及到的范圍相對比較廣，其中也可能會客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個角度上來說，人事檔案是一種機密性的文件，材料內容一般情況下是不能外泄的。個人也沒有權利保存本人的人事檔案。如果我們需要對其進行查閱，一定要出具正規的手續。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學性和有效性。其次是將員工的各類材料要進行全面的分類整理，同時還要在這一過程中做好存檔工作。第三，要制定出一個完善的人事檔案借閱和轉遞制度。第四，我們在實際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質檔案信息化處理工作。最后一點就是要在實際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項工作。

2人事檔案信息化管理的必要性

第一，人事檔案管理工作需要進行大量的數據統計，傳統的數據統計幾乎由人工來完成，效率非常低，而且即使能夠及時的統計出數量，也無法對數據進行快捷全面的分析，因此必須應用先進的信息技術。信息技術中有很多統計軟件，將相關數據信息輸入其中，可以直接統計出相應的信息數據，非常方便，還有一些統計分析軟件，將相關的信息數據輸入其中，系統會自動給出分析結果，檔案管理人員可以依據統計分析結果制定檔案管理措施。信息化技術的應用，使得傳統的封閉式的檔案管理，轉變為主動式管理，這對我國人事檔案管理事業的發展奠定了良好的基礎。第二，信息化技術應用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個人的實踐活動。利用信息化技術能夠及時地有效地更新人事檔案，領導通過人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對人才的選拔起到了積極的作用。

3提高人事檔案信息化管理水平的方法

3.1增強人事檔案信息化基礎設施建設的力度。

人事檔案要想更好的保證其信息化建設的質量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎設施，其中最為關鍵的一個基礎設施就是信息網絡的建設，檔案管理工作者在實際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識，同時還要掌握一些計算機網絡的技能，對信息網絡開展日常化的檢查，如果在這一過程中發現了一些問題，我們需要對原來的系統進行更新處理，這樣才能更好的保證無紙化辦公的質量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實現的一個重要的條件。

3.2加大信息資源投入。

首先，檔案管理工作人員，必須對人事檔案進行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進行篩選，同時重點的人事檔案要重點管理保護，這樣才能提高信息化技術應用的價值；其次，提高信息數字化的投入力度，因為人事檔案的信息數字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設體系中重要一個環節，為此，人事檔案管理部門要積極的應用信息數據庫技術，最大程度的提高人事檔案的服務質量；最后，重點對歸檔進行管理，同時對電子檔案的各方面工作都要進行監督，將有價值的電子檔案收藏起來，并且采取相應的保護手段，保證重點的電子人事檔案信息真實，準確、完整，不會被泄露出去或者惡意竊取。

3.3加快實體管理向信息管理轉變的速度。

盡管我國有很多檔案管理部門，對于人事檔案已經實現了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數情況下，依然以實體管理為主，因此檔案管理部門必須轉變人事檔案管理方式，由實體管理逐漸的實現信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時將人事檔案存儲到統一的數據庫軟件中，制定規范的制度進行管理，并且按照使用權限來實現安全保密，這樣人事檔案中數據就能夠在內部局域網中有效的發行，用戶登錄相關的網站就能夠獲得相關的數據信息。現代社會人事檔案的重要性已經凸顯出來，尤其是數據信息對各個行業發展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業法轉過程中非常重要的一個內容，它也是當前檔案工作發展的一個方向，如果檔案管理部門在實際的工作中還在使用傳統的檔案管理方式，就無法滿足社會發展的需要，所以我們必須要積極的發展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優質的服務，加大人才培養力度，只有這樣，才能更好的實現人事檔案管理的信息化建設。

參考文獻

[1]任飛.試論高校干部人事檔案的建設與發展[J].赤子（上中旬），2014（13）：238.

[2]趙楨.淺析高校干部人事檔案信息化建設[J].網友世界，2013（9）：

作者：安正信 單位：圖們市旅游局信息中心