人事檔案管理論文(7篇)
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隨著事業單位管理體制的改革和事業單位的快速成長，提升人事檔案管理水平成為事業單位人事部門的首要任務，這就要求事業單位人事檔案管理部門工作人員要緊跟事業單位發展步伐，管理好人事檔案，以滿足社會經濟發展的需要。
一、人事檔案的重要性
人事檔案具有真實性、全面性、動態性以及機密性的特點，也是一個人職業生涯的過程記載，是國家公務員以及事業單位的招聘和考核的重要參考依據。人事檔案管理工作主要是將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。人事檔案的管理具有重要的記錄價值和社會價值，在一個事業單位中，檔案管理是進行高效有序工作的前提和基礎。在我國人事制度改革力度不斷加大的背景下，加強事業單位檔案管理顯得尤為重要。
二、人事檔案管理的現狀
（一）檔案管理認識不足。
在國內許多事業單位中，檔案管理工作往往擺不上位置，導致檔案管理形式化和滯后性現象的出現。人事檔案的管理創新卻沒有跟上人事制度改革的步伐，檔案管理人員工作不明確，身兼數職的情況十分普遍。
（二）檔案管理水平落后。
在我國，事業單位人事檔案管理主要由人才流動服務中心、就業服務中心以及大學生就業指導中心來管理，這些地方由于缺乏專業的軟硬件設施，缺乏專業的人事檔案管理人員，管理手段比較陳舊，所以對人事檔案的安全性和保密性造成了很大的挑戰。
（三）檔案管理的信息化程度不高。
隨著技術的進步和科技的發展，計算機網絡已成為最主要的信息載體，但是在人事檔案管理工作中并沒有得到廣泛地應用。因為經濟、人員管理等方面的原因，事業單位的領導和檔案的專門管理人員都對人事檔案信息化普遍運用的安全性和全面性存在質疑。這也就難以改變人事檔案仍以手寫為主要的管理手段的現狀。
（四）檔案材料缺乏制度化、規范化管理。
檔案材料缺乏制度化、規范化管理，主要體現在收集歸檔工作制度不健全、執行不嚴格、收集歸檔工作被動、不及時，而且收集歸檔的材料不全面，一些檔案資料缺乏真實性和準確性。在實際研究中發現虛假現象比較嚴重，對學歷、年齡、經歷造假。另外規范方面，人事檔案須統一使用16開規格的辦公用紙，對于不符合規定的以及出現破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊，這在人事檔案材料方面沒有具體統一的評價標準。
（五）檔案管理人員的素質不高。
在大多數的事業單位中，大部分檔案管理人員沒有接受過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，再加上經過事業單位人事制度改革后，管理人員的數量大量減少，人員經常更換，造成了檔案管理人員的整體素質不高，對檔案管理水平產生了負面影響，檔案管理人員的管理能力及素質亟待提高。
三、做好人事檔案管理工作的策略
（一）強化人事檔案管理意識。
增強人事檔案相關人員的管理意識是解決人事檔案管理存在問題的前提和基礎。事業單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，將其作為單位干事建設的基礎性工作實踐，引導檔案管理人員樹立正確的人事檔案管理意識，指導、督促其在實際中落實好相關的工作要求及標準。
（二）提高檔案管理水平。
目前，事業單位正在進行意識和觀念的變革，人事檔案要由原來的單位分散式管理向社會化集中統一管理轉變。通過社會化人事檔案管理機構整合人事檔案及其信息資源，可以實現人事檔案及其信息資源集中保管、集中開發，實現統一管理。事業單位的領導可以聘請專門的檔案管理人員進行檔案的保管和借閱，改進管理的技術和方法。
（三）加強人事檔案管理的信息化建設。
隨著經濟的發展，社會對檔案信息需求日益增強，要適應這一客觀需求，檔案管理部門就要能夠及時有效地進行人事檔案信息傳輸，進一步提高工作效率。事業單位利用計算機、打印機、掃描儀、照相機等現代信息化設備進行輔助管理，可以大大降低人事檔案原件的損壞度，也有利于延長人事檔案壽命。同時，擁有一定權限的檔案管理人員通過查詢軟件和網絡技術來進行一定權限范圍內的人事檔案檢索，也可提高效率，減少不必要的資源浪費。
（四）健全檔案各項管理制度。
結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，事業單位需要進一步完善各項檔案管理制度，監督各項制度的實施情況。檔案管理人員對檔案有關的各種材料，要進行及時收集、認真整理、細致鑒別，確保收集材料的完整性、準確性。另外要及早建立計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔。同時，要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加具有科學性、全面性、完整性，為以后的工作開展提供真實、準確、實用的個人信息。
（五）加強人事檔案管理人員自身建設。
隨著事業單位人事制度改革的不斷深入，在檔案管理工作人員的挑選過程中，要注重選派勤懇工作、嚴謹認真、富有責任感的人。因此，必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，聘請專業人士進行培訓，注重培養他們正確的價值觀、教授最新的檔案管理方法等。
作者:王威 單位：哈爾濱市社會科學院《學理論》雜志社
第二篇：高等院校人事檔案管理研究
摘要：人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，在高校人才政策制定和人才引進培養方面具有舉足輕重的作用，本文探討了高校人事檔案管理的重要性，提出了高校在人事檔案管理中存在的問題，針對這些問題提出了構建高校人事檔案管理的新路徑和改進的措施。
關鍵詞：高等院校；人事檔案；管理
檔案管理是高校管理中一項非常重要的工作，而人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。人才管理工作的好壞直接影響著學校的人才選拔和任用，影響著學校教學和科研水平的提升。因此，在各個高校實施人才強校的大環境下，如何加強高校人事檔案管理工作，是研究高校檔案工作科學管理的重要課題。
一、高校人事檔案管理的重要性
（1）教師信息的記錄和保存。
人事檔案是學校人才基本信息的載體，記錄和保存教職員工的年齡、學歷學位、專業、職稱、身體健康等情況，還反映了工資、獎懲情況、科研成果、職務變動情況，這些信息為教職員工職稱評聘和行政職務的任命提供了基本信息，學校的人事部門、組織部門、教務科研部門都需要查閱人事檔案，了解和掌握全體教職工的情況，為學校在人才政策制定和人才引進培養方面提供重要依據。
（2）教職工身份和素質的證明。
高校招聘教師，尤其是一些高精尖的人才，當人員尚未到崗，無法確定專業素養時，可以通過檔案來進行分析和評估，因為一個人才是否具備所需的專業素養，是否有很強的事業心，僅僅通過面試和考試是很難完全確定的，但是我們就可以從他的人事檔案中的考核情況、獎懲情況、任職情況、科研成果記錄，甚至從他填寫相關材料的字跡認真程度，就可以看的出他的敬業精神和責任感程度，所以說人事檔案資料在高校人才招聘、職稱評聘、職務任職等方面發現和選拔人才都具有重要的作用。
（3）人事信息的核實和糾正。
在高校管理中，高校在開展關乎教職工切身利益的事務時，有些人對自己的有些信息記憶不準確，再加上檔案的保密性，使得不少高校出現了年齡、職稱、學歷、工齡、科研成果等信息和實際不相符，甚至出現了一些虛假的信息，這些虛假的信息給學校的管理帶來了不少困難，但我們可以通過人事檔案工作，對相關信息進行核查、比較、鑒別等，為學校相關部門提供準確的信息。
二、高校人事檔案存在的問題和改進措施
（1）檔案管理不規范，歸檔材料不及時不完整。
隨著近幾年來辦公自動化在各個單位公司使用，生成大量的檔案材料是使用A4紙張，按照現行檔案整理規范，現在的干部檔案資料統一用A4紙張，如果不經過處理，將紙張大小不同的檔案資料裝訂到一起，給整理和立卷的工作的人員帶來不便，增加工作量。人事部門事務繁雜，有些高校的沒有專職的人事檔案管理員，有些高校人事檔案管理人頻繁變動，導致多年收集的檔案資料不能及時歸檔，所以我們應加大人事檔案人力物力投入，加強人事檔案管理人員專業素質培訓，提高業務能力。
（2）檔案管理方法待提高，信息資源難整合。
目前，傳統的手工操作依然是很多高校的人事檔案管理的主要方式。大量的人事檔案還停留在紙質檔案，沒有進行人事檔案的全文掃描和錄入，沒有建立本單位的人事信息數據庫，查詢信息時還停留在人工翻閱原始檔案，這種落后的檔案管理方式容易的查閱檔案中出現差錯，也容易在翻閱過程損傷原始檔案，檔案信息資源難以整合，重復查閱工作太多，影響工作效率。隨著信息化的不斷發展，各高校都在開展數字化校園，人事檔案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各個部門調整信息資源，進行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系統，利用校園網和校內其他管理系統進行對接，最大限度的實現人事信息的收、管、用。
（3）人事檔案管理隊伍建設落后，科學化管理程度較差。
目前，大部分高校從事人事檔案管理的都是以兼職為主，即便有專職人員，不論從職稱還是學歷來說都比較低，檔案管理專業畢業的更是少之更少。無論是兼職還是專職檔案人員，從事檔案管理業務培訓的人很少，缺乏檔案管理的基本理論知道，有的甚至不會操作電腦，無法使用掃描儀、復印機等設備，難以開展數字化檔案工作。嚴重阻礙高校檔案信息化建設，影響人事檔案管理的科學化、規范化。因此，應加強對人事檔案管理人員的業務培訓，尤其是計算機與信息技術的培訓，努力提高檔案管理人員的業務素質水平，同時也要積極引進一些檔案專業人才，鼓勵精通計算機、信息技術的人才從事檔案管理工作，注重加強檔案管理人員的實踐培養和鍛煉，探索檔案管理的新理論、新技術、新手段，提高人事檔案的管理水平。人事檔案的管理應該與時俱進，加強規范化、科學化建設，安全保障體系建設，提高人事檔案管理人員的業務水平和技能水平，才能更好的適應信息時代的人才管理發展的需要。
作者：劉俊杰 單位：陜西中醫藥大學
第三篇：人事檔案管理發展方向探索
摘要：如今傳統的檔案管理方式已經無法繼續滿足社會發展的需要，要求我們提升人事檔案管理工作的效率，對傳統管理方式進行改革創新。本文主要是對我國人事檔案的發展方向進行相關探索，并且提出了相關的建議。
關鍵詞：人事檔案管理發展方向
一、傳統人事檔案管理存在弊端
人事檔案是中國人事管理制度一項特色的措施,是對個人經歷、工作業績、家庭情況等方面的記載，是較為完整的個人信息的存儲庫，是單位選拔人才、個人晉級晉升等人力資源管理與開發的重要依據?，F如今隨著人員的大量流動和增加,傳統人事檔案的管理方法已經暴露出很多弊端：檔案內容缺乏真實性和實用性，檔案資料不完整，相關部門對檔案管理的認識不到位，檔案管理監管力度不夠，人事檔案管理的信息化水平低等，改革人事檔案管理模式勢在必行。
二、人事檔案管理問題形成的原因
1.收集面狹窄，覆蓋范圍不全。
一些單位只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集。
2.檔案管理意識淡薄，檔案管理工作“不走心”。
許多單位“棄檔”現象增多，管理人員也并沒有意識到人事檔案的重要性，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。
3.傳統的人事檔案管理體制已經不適應新形勢的要求。
管理方法上實行“檔隨人走”，管理模式上實行封閉式管理，費時費力，辦事效率低。
三、對于當前人事檔案管理發展方向的探索
1.更新觀念，增強檔案管理意識。
做好檔案管理工作，就要從解放思想，轉變觀念，提高檔案管理意識做起。需要單位領導及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，其管理者要重視人事檔案管理的技術引進，從而來推進檔案管理的現代化建設，提高檔案管理效率。另外要擴大檔案搜集范圍，涵蓋單位所有工作人員，無論是高層領導，還是普通的職工，單位都要認真收集整理檔案資料，加強管理和保存，做到有備無患。堅持一切從實際出發，制訂切實可行，與時代接軌的檔案工作目標、任務、方針、政策，提高對于單位檔案管理的重視程度，提高全體人員檔案管理意識。
2.與時俱進，充分利用現代化技術。
大膽探索適合單位本身人事管理的路線，創新理論和實踐，充分利用已有的管理技術，不斷探索引進高效的管理方法等。對于人事檔案管理來說，主要是為了能夠實現對人才資源的社會化管理，從而來實現人才資源的共享，依靠相關的計算機軟件系統，方便人們對于一些檔案信息的查詢，有利于各級單位對人員信息的了解，實現人事檔案管理的信息化。人事檔案信息化的實現，有利于檔案信息的保存和調取，省時省力，高效便捷。檔案管理信息化的實現一定要具有一個完善的網絡條件以及計算機管理的軟硬件系統，這樣能夠更好地對人事檔案信息進行全面的貯存，促進對人事檔案各項信息的管理。
3.提高單位人事檔案管理規范化水平。
一是加強人事檔案管理工作檢查監督力度。上級主管單位針對人事檔案管理工作制定具體工作計劃，每年對各級單位進行不定期抽查，實地查看檔案管理情況，針對其檔案管理工作水平提出具體的工作建議，進一步提高各單位的檔案管理水平。二是規范管理單位。政府或各級單位規定好負責檔案管理的部門，實現人事檔案管理的規范化。真正出現問題時可以做到有確定的部門可以問責或者加以補救，做到分工明確細致，層層緊扣。同時政府或各級單位要為人事檔案管理提供專項資金支持。人事檔案管理部門要積極與財政和上級部門溝通協調，加大資金投入力度，將專項資金列入財政年度預算，保證資金投入，為人事工作的順利開展提供保證。三是檔案調取管理方法靈活化。實現真正的“檔隨人走”，多頭管理。實行檔案調取管理方法靈活化有利于提高辦事效率，減少不必要的資金、時間、人員浪費，便于單位人員流通，吸引人才。
4.不斷完善檔案內容，實現人員信息的全面化、真實化。
傳統的檔案內容一般只有入學、入團入黨入職等信息，并不能全面反映和突出個人行為品德、工作業績等，也造成檔案內容千篇一律的現象。所以，不斷完善檔案就應該增添個人有特色的信息以豐富檔案內容，實現人員信息日常管理的動態化和科學化，達到人員信息數據新、資料全、準確無誤的工作標準，使得個人檔案信息更加完整全面，為用人單位日常人力資源管理提供高效及時的服務?？傊?，人事檔案管理的發展和完善，需要廣大管理人員的共同努力，只有明確人事檔案管理的發展方向，順應時展潮流，不斷進取創新，人事檔案管理工作的效能和質量才會大大提高，才能更好的適應新時期的客觀要求，更好地為人事工作服務。更好地為人事工作服務。
參考文獻
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作者：陶俊秀 張艷紅 單位：山東省榮成市人力資源和社會保障局 山東省榮成市圖書館
第四篇：人事檔案管理信息化建設研究
摘要：信息化時代把各行各業都推入到數字化管理大門中，研究新時期人事檔案管理信息化成為現代管理的客觀要求。從新形勢下建設人事檔案管理信息化必要性、人事檔案信息化管理現狀、構造人事檔案管理信息化措施三方面進行闡述，以加快人事檔案管理信息化構造。
關鍵詞：人事檔案；管理信息化；建設；研究
1新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性
1.1努力構建現代化人事檔案管理形式
人們處在強大的信息時代，時代要求人們挖掘各類信息，因此打造人事檔案管理信息化，建設現代化人事檔案管理模式是目前急需解決的問題。只有跟隨時代步伐，方可將繁重的工作變為靈活機動的流程。只有檔案管理實現信息化，方可從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高。
1.2推動人事檔案信息資源實現共享
信息化強化關聯效應，交叉管理應用不同信息，可以變信息為商機。換言之，在現代市場經濟條件下，信息資源已成為重要戰略資源。開展人事檔案管理信息化建設，可以讓人才最大價值得到發揮，人事檔案信息資源實現共享，為現代化建設提供服務，運用科學化管理給人事信息實施加密措施，推動人才發展。
1.3便捷查閱人事檔案信息
從前需要很長時間才能查閱到一個檔案，現在通過計算機的集成處理，無論復雜程度多高的數據都能很快處理，查閱時間縮短，查閱程序得以簡化。數字化與電子化在很大程度上讓檔案查閱變得更為便捷。高數字化已取代館藏人事資料與紙質檔案信息，給人們隨時查閱人事檔案信息提供便利，讓檔案使用價值得到充分發揮。
1.4檔案資源得到有效開發與運用
計算機的運用使開發與應用檔案信息資源的比重大為提高，在人事檔案管理方面，發揮了巨大作用。這一新型管理模式推動轉變管理方式，尤其是提升了人事檔案利用率。人事檔案本身就是給人事工作提供服務，開發與運用軟件可以構建立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式。這種新型管理模式完全可以滿足新時期檔案工作的各種要求，適應社會發展，為經濟建設提供服務。
2人事檔案信息化管理現狀
2.1意識淡薄，重視程度不高
在我國，一般事業單位對人事檔案管理信息化工作都不太關注。大部分把它看成是個輔助類工作，無須當成重點工作來完成，未從思想意識上認清人事檔案管理工作的重要性。意識淡薄，加上缺少財力與人力投入，人事檔案管理信息化建設發展受到嚴重制約。
2.2傳統管理模式效率不高
一些事業單位仍沿用傳統管理模式管理人事檔案，出現大量重復性勞動，工作效率大打折扣。同時，當今實體檔案仍占據主導地位，運用這些人事檔案，反復多次翻閱易損壞檔案，檔案保存就難以落到實處。
2.3人事檔案數據庫系統不完善，信息安全建設滯后
在我國，不少事業單位都不太重視建設人事檔案管理信息化的基礎設施，更沒有系統化且整體性強的數據庫，數據收集不全，一些信息存在錯誤，未及時更新信息，從而人事信息相對混亂。實現計算機管理的項目僅僅是檔案目錄編輯、人員基本信息、檔案轉遞等，信息化程度不高，也就無法實現資源共享。
2.4缺乏素質高、復合型人才
通常情況下，采用手工方法裝訂傳統人事檔案，不要求有高素質人員。但是人事檔案管理正慢慢朝現代化方向邁進，這就需要有一批復合型且高素質的人才加入到人事檔案管理隊伍當中來。
3實現人事檔案管理信息化的措施
3.1更新思想、完善制度、增加投入、強化隊伍建設
要以更新思想、轉變觀念作為建設人事檔案管理信息化的準入點，從思想源頭上明確人事檔案管理工作的必要性，提升數字化管理工作的意識。通過不同途徑募集資金，以支付建設信息化與運行系統的費用，加大力度開發軟硬件基礎設施，努力構建人事檔案信息化網絡。另外，建設系統安全保密機制，打造高素質隊伍，制定高效率培訓機制，打造出一批復合型人才。
3.2大力推進人事檔案信息數據庫網絡化的建設
把事業單位網絡服力器作為數據平臺，加強網絡與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，給予安全性高且可信賴的信息服務網絡，以擴大人事檔案信息化所涉及范疇。此外，依據職能部門管理權限的差異，分別規劃出不同的模塊，整合相關部門數據，以打造全面的計算機網絡化管理模式，使人事檔案管理信息化網絡系統呈現整體化、智能化且多層次的特點，為決策人事提供可參考的數據。
3.3提高檔案管理人員的素質與能力
在人事檔案管理信息化建設工作中，需進一步提升檔案管理人員基本素質與工作能力，使其服務水平邁上新臺階。在開展人事檔案信息化管理工作時，需運用計算機加工處理文字、聲音、圖像等，用數字化方式存儲人事檔案信息，并利用人事檔案管理平臺傳輸與共享人事檔案，以滿足人們對人事檔案的要求。檔案管理人員要具備處理信息的基礎知識，掌握相關檔案管理知識，帶著高度責任意識加入到人事檔案管理信息化建設工作中，推動人事檔案管理水平提升。
3.4加強人事檔案管理信息化系統的網絡安全
網絡安全防護工作需要從以下幾方面著手：首先，高度關注網絡安全檢測，在共享網絡設備上安裝入侵檢測系統，適時對進出網絡數據進行統計分析，一旦出現安全隱患，立刻進行處置。其次，實施有效安全防護手段，嚴格劃分各類信息資料秘密等級，設立查閱限制，通過密碼與身份對其進行確認，防止破壞或泄漏人事檔案，數據庫適時進行備份。最后，設立軟件系統的訪問限制，或通過防火墻控制訪問行為。運用以上措施，強化管理信息庫，更好地維護信息庫。
4結語
檔案管理未來發展趨勢是檔案管理信息電子化，但是，檔案管理信息化建設將是一項耗時長、系統化且復雜程度高的工作，不但檔案管理人員要積極參與，單位內部其他人員也要積極配合。對檔案管理部門在信息化建設中出現的問題，要高度重視，適時實施針對性強的手段或措施，推動檔案管理部門盡快實現人事檔案管理信息化，以更好地應對社會經濟的快速發展。
參考文獻：
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作者：楊秀梅 單位：吉林省柳河縣公路管理段
第五篇：人事檔案在人力資源管理中的作用
人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發和使用的效率。人事檔案管理必須適應現代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發、使用提供保障。人事檔案是員工信息的重要載體，全面地記載著員工的基本情況，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。人事檔案是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案是國家機構、社會組織在人事檔案管理活動中形成的，記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案與人力資源管理的關系十分密切。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發。
一、人事檔案管理是干部人事制度改革的重要環節，是人才信息的重要載體
在新形勢下，人事檔案必須與時俱進，為事業單位合理配置人才資源，更好地發現人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發揮人事檔案的作用，實現人力資源的充分開發與利用。隨著我國經濟體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業單位亟須優先考慮的問題。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。
二、人事檔案管理對人力資源管理的意義
（一）為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據。
人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生成長歷程，可以說，人一生中所發生的重大事件在檔案中都有記錄，根據人事檔案的記載組織能夠及時地發現新人，使人才各盡其職，揚長避短，得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價值。建立干部人事檔案信息數據庫，信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺和技術支撐，實現人事檔案管理信息資源的社會共享是人事檔案的發展方向。人事檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎，開發一些信息軟件，利用現代化工具使人事檔案管理資源信息化;即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫實現人事檔案管理信息傳輸的網絡化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價值。
（二）有助于對人力資源進行合理配置。
隨著信息化、全球經濟一體化加速和我國法制體系的健全，更好地促進企事業單位的迅速發展。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和所用非所學的現象產生，為事業的發展迅速、合理地配置人力資源。
三、人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
（一）人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照，本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，使考察者在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人。然而，如今很多人事檔案材料單一、內容抽象、鑒定考察材料中套話空話多，體現不出個性特色，失去真正意義上的參考價值，進而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導致組織蒙受不必要的損失。
（二）人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力。
人事檔案應該全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，然而，如今有些人事檔案材料單一、內容抽象，無法體現個性特色，這種人事檔案對選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還將會導致組織不必要的損失，因此大大降低了人力資源的效力。
四、完善人事檔案管理以服務現代人力資源管理
（一）優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性。
在人事檔案管理的活動中，應該及時對于不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，建立更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變為更法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用現代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
（二）建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率。
人事檔案是事業檔案的一個組成部分，應集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。人事檔案管理必須要適應現代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應人力資源管理的新要求，為人力資源開發提供強有力的保障。
作者:王國良 單位：哈爾濱市軍隊離休退休干部第六休養所
第六篇：流動人員人事檔案信息化管理
近年來，隨著高校不斷擴招，高校畢業生也呈現逐年增多的趨勢，人才服務機構做為流動人員人事檔案的管理部門，承擔的管理任務也越來越重。人事檔案管理工作，就成為人才服務機構的工作重點，也是人事管理工作中的重要組成部分。特別是人事檔案信息化管理，實現“一檔雙存”是未來檔案管理工作的發展趨勢，也是人事檔案管理工作實現可持續發展的必然選擇。
一、流動人員人事檔案信息化的現狀
（一）要提高對流動人員人事檔案管理信息化的認識。
在高科技時代，加速實現流動人員人事檔案信息化管理，是一項繁重的任務，也是時代賦予的任務，這些工作任務的順利進行，必須得到人才服務機構主管部門的高度重視和大力支持，才能切實的把流動人員的人事檔案管理工作列入重要議事日程。目前看，從我省各市、縣對流動人員人事檔案信息化建設的發展狀況來看，各級領導對流動人員人事檔案信息化建設工作還不夠重視，對人事檔案管理工作投入的財力及人力不足，由此，導致出現了一些各方面問題，例如，會限制人事檔案信息化發展的速度，使之與信息現代化發展無法適應，也使流動人員人事檔案在管理與改革中無法發揮積極作用，也使用人單位陷于兩難之中，難以得到人才，更難于得到優秀人才。
（二）要建立流動人員人事檔案管理信息化的業務規范體系。
對于人事檔案的記載來說，它的信息非常豐富，時間跨度也比較長，但在改革開放以來，由于主觀和客觀方面的各種原因，有些人事檔案中的信息，常常會出現這樣或那樣的不同或差錯。例如，數據的前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄在檔案中出現，如何能讓這些問題，能在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們對人事檔案的管理，要有一個完整的業務規范指導體系。這樣才能使從事檔案信息化建設的工作人員，在信息化建設中，既得到政策上的支持，又能在方式方法上得到指導，使人事檔案管理工作，形成一個統一的、規范的、科學的、縝密的人事檔案信息資料數據庫。這既有利于解決流動人員就業難的問題，也有利于解決各單位用人需要的問題。
（三）要加強流動人員人事檔案信息化管理人才隊伍建設。
人才是人事檔案信息化建設的重中之重。目前人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。所以，亟需建立一支高效的、年輕化、業務能力非常強、能適應時展需要的人事檔案管理干部隊伍。
二、人才服務機構在流動人員人事檔案信息化管理變革中怎樣發揮作用
（一）人才服務機構要充分認識到流動人員人事檔案信息化建設的重要性。
在社會主義市場化的發展中，隨著人事制度改革的不斷深入，要充分認識流動人員人事檔案信息化建設的重要性，在國家政策的引導下，人才服務機構應積極穩妥地推動流動人員人事檔案信息化建設進程，爭取政策上的支持，爭取同級財政部門財力物力投入，解決流動人員人事檔案管理隊伍建設問題，加強流動人員人事檔案信息化建設的基礎設施建設，為流動人員人事檔案信息化建設提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把流動人員人事檔案信息化建設，作為人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設。
（二）要建立健全流動人員人事檔案管理的規章制度與業務規范。
流動人員人事檔案信息化建設，是新時期對流動人員人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以必須結合高科技時代的技術，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規章制度，使流動人員檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效地使流動人員人事檔案信息化管理向著制度化、規范化發展。
（三）要不斷提升檔案管理質量與人員業務素質。
檔案管理質量與人員業務素質，是相互關聯的命題，流動人員人事檔案信息化建設，它的一個關鍵因素，就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才。因此，在流動人員人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要把檔案管理質量的優劣與管理人員的業務素質能力結合起來，要在管理人員的意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效地工作。
作者:周忠生 單位：依安縣人才中心
第七篇：人事檔案社會化管理初探
人事檔案的社會化管理，即由人才機構代管委托單位及個人檔案，負責人事。這種管理模式拓延了行政主管部門和企業自主管理人事檔案的職能，增加社會服務功能，為社會許多人才代管人事檔案、委托人事。進一步規范人事檔案社會化管理是人事檔案管理急亟待解決的問題。
一、人事檔案管理社會化勢在必行
在市場經濟初期，由于對國有企業進行了轉制改革，實行“國退民進”，民營企業大量涌現，民營企業需要引進各種人才，并且對人才的要求越來越高。人才的流動、交流已成為必然，這就打破了原有人才相對穩定的局面，形成了人才流動的新格局。原有的人事檔案管理模式已經不能適應新形勢的需要。人事制度的改革使聘用制漸漸取代了終生制，人事制度的發展促使有的用人單位將人事檔案交與人才服務機構進行管理，解決了“人檔不分離，檔案隨人走”的問題。由于人員的流動性和檔案的社會性決定了人事檔案管理社會化勢在必行。
二、人事檔案社會化管理作用突出
傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足市場經濟發展的需要，建立以政府機關、企事業單位為主體，以社會中介為輔的人事檔案管理綜合體系是時代的需求，必須充分發揮人事檔案社會化管理的補充和輔助作用。實踐證明，社會中介機構對人事檔案的管理作用越來越發揮著重要作用。一是為企業提供人才信息服務。幫助企事業解決急缺人才、短缺人才以及大眾性人才。二是幫助企業進行人事。對各類人才的檔案進行規范管理。包括年度考核、檔案工資晉升、工齡計算、職稱晉級、人員調動、交納醫?；鸷蜕绫；鸬?。三是公平維護企業和人才的合法權益。社會中介機構在進行正常的人事和人才交流的同時，能夠本著公平公正的原則，維護企業和各類人才的合法權益。進行事前、事中、事后一條龍服務，參與協調解決勞動糾紛勞動仲裁等相關服務。四是提高了工作效益。由于人才中介機構的參與，不僅使人才流動和交流過程中，辦理相關手續更便捷更靈活，而且減輕了企業相應的負擔。五是中介機構具有潛在的優勢。社會中介機構積累和掌握大量各類人才信息資源優勢，能更好地為企業提供各類人才，也能使各類人才更好地才盡其用。
三、人事檔案社會化管理建議
1.加強宣傳引導作用，轉變傳統觀念。
目前人事檔案社會化管理雖然已經成為檔案管理的一種新的形式，但是，還受著人們原有的傳統觀念的影響和束縛，缺乏創新管理理念。同時，缺乏對中介機構的有效指導和監督。因此，政府人事檔案管理部門應轉變觀念，要重視和尊重中介機構的合法權益和地位，使檔案管理中介機構真正成為人事檔案管理的重要補充。
2.加強檔案行政管理，建立準入機制。
目前，我國的檔案中介服務市場比較混雜，秩序比較混亂，不排除一些機構為了個人私利，損害客戶權益的行為。因此，要加強對檔案中介服務機構的管理和規范，建立健全這些機構的準入機制。由政府組織人事部門負責審批把關，對其申請成立人事檔案中介服務組織的資質進行嚴格審查審批。重點審查人員素質、服務功能、業務范圍、服務宗旨等重要事項。
3.加強政府行政管理，健全監督機制。
加強對檔案中介機構監管的執法力度。定期整頓排查，健全專項治理機制。尤其是行業標準、職業道德標準以及服務規范等方面，嚴肅懲處中介機構弄虛作假、違規經營的行為。嚴厲打擊非法執業、無照經營、仗權牟利、弄虛作假等現象象。對違規違法行為要堅決懲處，絕不姑息。針對目前檔案中介機構多頭監管的實際情況，要盡快成立檔案中介機構發展監管中心，對涉及各類檔案中介機構管理服務的政府各主管部門進行統一協調，同時可考慮以業務類別為標準，將各種檔案中介機構歸口至行業主管部門，由行業主管部門擬訂本行業檔案中介機構發展規劃、準入門檻和考核標準。推行主管部門備案和執業登記，嚴格資格認證制度，提高行業準入門檻。
4.政府加大扶持力度，社會共同關注。
一是要加大對檔案中介機構人才方面的支持力度。檔案中介機構作為一個服務機構，為社會經濟發展提供服務，為人們的生產和生活提供方便。因此，社會各界應該大力支持和幫助它們發展壯大。二是要加大對檔案中介機構資金方面的支持。政府努力幫助檔案中介機構拓寬融資渠道。財政進一步加大對檔案機構貸款支持。對檔案中介機構繳稅方面給予優惠。三是要加大對檔案中介機構的政策方面的支持力度。完善檔案中介機構創新發展的政策環境。進一步梳理和評估已經出臺的政策法規，針對突出問題補充完善相關政策措施，制訂促進檔案中介機構發展的配套政策。
作者:冷紹雪 單位：集安市太王鎮人力資源保障事務所
