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      探討如何做好人事檔案管理工作

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      探討如何做好人事檔案管理工作

       從我們入學開始,人事檔案扮演著不可或缺的角色,從上學到退休,它的存在串聯了我們每個人的人生軌跡。隨著我國經濟、政治體制的不斷改革與深入,我國的人事檔案出現了許多新的問題。為了改善這種情況,讓人事檔案管理工作能夠順利地開展,與時俱進,更好地為人民服務,本文從進一步搞好人事檔案管理工作、開創人事檔案管理工作新局面、促進人事檔案管理工作取得新發展對其管理工作提供幾點建議。

      一、人事檔案管理工作的意義

      人事檔案管理是人事管理的重要組成部分,也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發、利用不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理是一項具有真實性、準確性、權威性、唯一性和嚴肅性特點的特殊工作崗位,一點點的疏忽都可能造成難以彌補的損失。人事檔案管理是人力資源管理的信息庫,負責搜集和提供人力資源管理需要的基本信息。沒有準確、及時的信息提供,人力資源管理就成了無本之木,對職工檔案所蘊藏的豐富的人員信息資源認識不充分,也必然影響到人力資源管理水平。

      二、人事檔案管理中主要存在的問題

      1.對檔案的重視程度不夠

      由于歷史原因,有些單位對檔案工作只停留在表面,認為檔案工作沒有其他工作重要,因此,對檔案工作的重視程度不高。人事檔案工作不像其他工作會取得明顯成績,很多人員就對其工作產生較大的誤區,因此,對人事檔案認識薄弱,監管力度不夠,缺乏收集力度,發揮不了應有的作用。

      2.人事檔案內容不夠豐富

      由于管理人員頻繁更換使得檔案管理制度規范不統一,檔案收集力度不夠;收集歸檔工作制度不健全,導致收集歸檔工作被動、不及時,致使檔案的內容繁雜,對人事部門信息考察增加了難度。然而現存的檔案真實性不高,很多檔案都存在出生年月、工作時間、不準確,嚴重影響檔案的質量,導致出現人檔分離的情況及“棄檔”情況增多。

      3.檔案基礎設施不齊全

      檔案管理基礎設施得不到解決,有的單位檔案室狹窄、設備老化或損壞,潮濕、“六防”設備不配套,引起檔案材料霉變、蟲蛀,影響檔案的美觀整潔、完整,有的管檔單位連必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備。

      4.檔案管理人員素質不高

      很多單位由于各式各樣等原因,一般都不采取全職工作人員管理人事檔案,屬于非專業人員管理。導致工作整體專業程度不夠,以至于目前檔案管理人員只是保證檔案不丟失不泄密即可,缺乏專業性管理和收集材料的意識和行為。管理水平不高,致使造成人事檔案管理職工檔案管理意識淡薄,管理手段陳舊,人員待遇差,工作熱情低,大大影響人事檔案的管理水平。

      5.檔案管理機制不規范

      人事檔案管理一直沿用以“計劃管理”為核心的各項管理制度,顯然已不能適應現今檔案工作發展的需要。各單位在檔案管理環節缺位表現在人檔脫節,有的單位沒有專門的檔案管理人員,有檔無人,檔案的防蟲、防火、防潮等日常工作缺位。有些單位材料混雜、散亂,甚至根本沒有清理。個人材料也沒有歸檔成冊并按照統一格式進行分類處理,給檔案利用帶來了諸多不便。

      三、幾點建議

      1.建立健全人事檔案管理體制

      在原有的人事檔案管理體制中,去其糟粕取其精華,建立新的人事檔案管理制度并逐步完善。加強新進人員檔案審核工作,做到新進檔案材料完整,內容真實。同時建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度,對檔案管理中出現問題的,實行責任追究,保證檔案管理規范有序。

      2.提高檔案管理人員綜合素質

      由于人事檔案管理其具有很強的政策性和業務性,所以要根據有關的人事檔案管理規定,選擇有良好的敬業精神,努力學習的工作人員來負責管理工作。同時提高人員素質與業務水平,了解用人單位需求,刻苦鉆研業務,定期參加業務培訓,及時掌握新的方法和發展趨勢,提高檔案管理的技術水平。

      3.實現人事檔案工作信息化、規范化管理

      將先進的科學技術應用于人事檔案管理工作中,加強計算機在人事檔案管理過程中的運用,建立電子檔案信息庫,快速準確檢索,將人事檔案和計算機、掃描儀等通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,提高管理效率.

      作者:魯明香 單位:吉林省人才交流開發中心

      文檔上傳者

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