信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用

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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，信息化管理在人事檔案中的融合應(yīng)用得到了廣泛普及，信息化管理機(jī)制的構(gòu)建，對(duì)人事檔案的管理方式升級(jí)以及管理效率提高做出了積極的貢獻(xiàn)，其重要性不言而喻。在這樣的形勢(shì)背景下，對(duì)人事檔案的管理工作的發(fā)展進(jìn)行深入探究具有重要意義。因此，本文主要論述了信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用，并就如何構(gòu)建更為高效和安全的人事檔案體系提供有效的建議，供參考。

關(guān)鍵詞：信息化管理;人事檔案;應(yīng)用發(fā)展;改革措施

信息化管理，是人事檔案從人工時(shí)代走向信息技術(shù)時(shí)代的重要模式與手段。通過(guò)信息化管理方式，能夠從有效豐富管理措施、完善管理機(jī)制、簡(jiǎn)化管理流程、提高管理效率，是人事檔案應(yīng)用發(fā)展的必然發(fā)展趨勢(shì)。然而，目前信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展仍面臨著許多問(wèn)題，發(fā)展形勢(shì)不容樂(lè)觀。如何促進(jìn)信息化管理在人事檔案中的高效融合與應(yīng)用，為大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)，是發(fā)展中亟待解決的問(wèn)題。基于這樣的發(fā)展現(xiàn)狀和研究目標(biāo)，本文從人事檔案管理發(fā)展存在的問(wèn)題、信息化管理在人事檔案中應(yīng)用發(fā)展的重要性、信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用措施等方面展開(kāi)探究。

1人事檔案管理發(fā)展存在的問(wèn)題

1.1人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，整體重視度不夠

人事檔案管理在一個(gè)企業(yè)或一個(gè)單位的存在感較低，大部分人對(duì)于人事檔案的作用以及價(jià)值都沒(méi)有明確的認(rèn)識(shí)，通常都是在需要使用的時(shí)候才意識(shí)到自身對(duì)于人事檔案的管理及其查閱方式一無(wú)所知。而究其原因，這與企業(yè)管理及其整體重視度不夠有著密切的關(guān)聯(lián)。在發(fā)展過(guò)程中，由于人事檔案無(wú)法給企業(yè)或單位的發(fā)展經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此，大家都沒(méi)有把干部人事檔案工作的改革作為重要工作列入單位的議事日程，忽視檔案部門(mén)的基礎(chǔ)建設(shè)、制度的完善、管理人員的配備及工作方法的更新。

1.2人事檔案管理手段單一，信息化建設(shè)效率不高

人事檔案的管理，目前主要還是依托于傳統(tǒng)的模式，管理手段單一而落后，使得檔案信息存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象[1-3]。究其原因，是從紙質(zhì)化管理走向信息化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，這也要求我們?cè)谟涗洝w檔管理中需要進(jìn)一步優(yōu)化管理模式；同時(shí)，在管理中還存在著許多人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象，致使人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來(lái)了不小的阻礙。除此之外，雖然許多企業(yè)或單位在發(fā)展過(guò)程中引入了信息化管理技術(shù)和平臺(tái)，但是檔案管理信息化的建設(shè)形式大于實(shí)質(zhì)，空有信息化建設(shè)計(jì)劃，管理設(shè)備購(gòu)置、更新則進(jìn)程緩慢；經(jīng)費(fèi)投入有限、電子檔案管理模式建設(shè)不力、信息化平臺(tái)建設(shè)有限等諸多問(wèn)題使得檔案管理信息化建設(shè)無(wú)法正常地開(kāi)展下去。

1.3人事檔案管理程序較為隨意，管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)有待提高

檔案交接隨意，沒(méi)有嚴(yán)格的手續(xù)和程序是人事檔案管理中的重災(zāi)區(qū)，主要體現(xiàn)在目前人事檔案管理員調(diào)離崗位時(shí)，檔案交接工作無(wú)人監(jiān)交，交接手續(xù)不規(guī)范，認(rèn)為人事檔案交接也只是一串鑰匙和檔案柜的交接，造成人事檔案工作前后脫節(jié)，責(zé)任不明，界限不清，以致出現(xiàn)人事檔案材料數(shù)量缺失，嚴(yán)重影響了人事檔案全宗的連續(xù)性。究其原因，這主要與人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)不足密切相關(guān)。人事檔案管理崗位在企業(yè)或單位中相對(duì)邊緣，團(tuán)隊(duì)成員組成和團(tuán)隊(duì)機(jī)制建設(shè)也較為缺乏，這使得在管理過(guò)程中管理人員的專(zhuān)業(yè)性難以持續(xù)地得以提升，管理工作的連貫性也沒(méi)有保持，管理效率也相對(duì)低。由此可見(jiàn)，提高人事檔案管理工作質(zhì)量，需要從管理程序的嚴(yán)格把控和管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)開(kāi)始，發(fā)展之路可謂是任重而道遠(yuǎn)。

2信息化管理在人事檔案中應(yīng)用發(fā)展的重要性

信息化管理機(jī)制的引入，對(duì)于干部人事檔案管理，具有重要意義。具體而言，信息化技術(shù)在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展可以提高檔案管理效率與可靠性。信息化技術(shù)可以全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新、高效發(fā)展，在節(jié)約人力資源成本的同時(shí)，優(yōu)化干部人事檔案管理流程，保障干部人事檔案管理的可靠性。在實(shí)際應(yīng)用中，信息化管理可以有效地減輕傳統(tǒng)人事檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，將那些繁瑣的人事檔案登記和分類(lèi)工作從手工操作的模式升級(jí)過(guò)渡到信息化平臺(tái)記載的模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的快速登記和快速更新，進(jìn)而確保了檔案記錄的全面性和準(zhǔn)確性，與此同時(shí)還能夠有效第降低人工操作中由于主觀性帶來(lái)的缺檔和斷檔狀況的發(fā)生。而在檔案管理的效率方面，信息化平臺(tái)采用的是數(shù)據(jù)化管理和處理模式，在對(duì)人事檔案管理中，可以借助信息化技術(shù)中的數(shù)字處理功能，在人事檔案管理和數(shù)據(jù)處理中能夠保障人事檔案信息的動(dòng)態(tài)性，進(jìn)而自動(dòng)完成人事信息的數(shù)據(jù)處理。同時(shí)，信息化管理機(jī)制的引入還能夠更加有利于信息的獲取和保密。在人事檔案的信息獲取方面，信息化管理平臺(tái)與技術(shù)能夠圍繞著服務(wù)大眾為目標(biāo)，增加檔案信息管理的透明性，讓大家能夠更加清楚地指導(dǎo)和了解自身人事檔案中的內(nèi)容，同時(shí)也可以基于信息化管理技術(shù)平臺(tái)，異地實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱，進(jìn)而提高了工作的效率。由于每個(gè)個(gè)體的人事檔案具有較大的私密性，需求較強(qiáng)的保密措施。而在人事檔案管理的保密性方面，基于信息化管理機(jī)制的人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的完整性和保密性需求。通過(guò)密鑰加密、防止非法訪(fǎng)問(wèn)和身份信息識(shí)別登錄等措施提高人事檔案管理的安全性，從而避免人事檔案發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。除此之外，信息化管理在人事檔案中的融合應(yīng)用發(fā)展，可以構(gòu)建一套更為完善、高效而合理的管理機(jī)制，進(jìn)而在促使干部人事檔案信息的記錄、積累以及查閱等各項(xiàng)工作變得更為便捷的基礎(chǔ)上，有利于推進(jìn)員工合同的法律化進(jìn)程，有利于糾紛的解決，讓領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行員工管理上更好地進(jìn)行決策，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置。總而言之，信息化技術(shù)與平臺(tái)能夠促使人事檔案在資源和數(shù)據(jù)的有效利用得到更為快速的發(fā)展，為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，人事檔案的信息化管理與應(yīng)用發(fā)展的重要性可見(jiàn)一斑。

3信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用措施

基于人事檔案在管理發(fā)展中存在的問(wèn)題與不足，引入信息化管理技術(shù)與平臺(tái)，并持續(xù)投入并完善信息化管理模式，促進(jìn)信息化管理機(jī)制與人事檔案的融合應(yīng)用，其發(fā)展具有十分重要的意義和價(jià)值。因此，本文就信息化管理在人事檔案中的應(yīng)用發(fā)展措施提出以下幾點(diǎn)思考[1-5]。加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理發(fā)展的重視與學(xué)習(xí)，提高全員認(rèn)識(shí)和參與人事檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性。要想改進(jìn)并促進(jìn)人事檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程與質(zhì)量，其關(guān)鍵就是提升檔案管理意識(shí)，引起自上而下對(duì)檔案管理工作的重視。一方面，企業(yè)或單位在思想上必須對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，在信息化管理技術(shù)與人事檔案的融合應(yīng)用工作上，需要調(diào)動(dòng)大家參與其中，主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)而學(xué)會(huì)怎么應(yīng)用檔案信息化管理方式，更好地提高應(yīng)用效率。而在具體的工作安排、人事調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整等相關(guān)決策之前，必須對(duì)其人事檔案信息進(jìn)行充分的了解和認(rèn)識(shí)，將干部人事檔案信息充分利用起來(lái)。除此之外，信息化管理在人事檔案的融合與應(yīng)用發(fā)展中，需要大量的人力、物力和財(cái)力，需要持續(xù)的保障對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，更新檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和電子設(shè)備，為檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的、有責(zé)任感的工作人員，提高單位或企業(yè)人事檔案管理的水平和效率。構(gòu)建科學(xué)、安全、高效的信息化人事檔案管理機(jī)制，豐富人事檔案管理手段與措施。豐富檔案管理信息化建設(shè)手段，持續(xù)推進(jìn)檔案電子化管理進(jìn)程。檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，是從紙版檔案到電子版檔案的更新升級(jí)，我們需要用全新的管理手段，依托信息化技術(shù)，針對(duì)電子化檔案管理的基本特點(diǎn)和要求，優(yōu)化管理模式，豐富建設(shè)手段，將檔案電子化管理機(jī)制發(fā)展得越來(lái)越好。在這個(gè)過(guò)程中，首先要規(guī)范人事檔案信息的內(nèi)容，干部的檔案信息必須收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政審、黨團(tuán)組織、獎(jiǎng)懲、任免、工資等十大類(lèi)方面的有關(guān)文件材料，防止信息的漏填或缺失；其次，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求。除此之外，還需要提高檔案材料的質(zhì)量，確保信息的真實(shí)性，對(duì)于有明顯錯(cuò)誤或前后信息不符的進(jìn)行核查和核實(shí)工作。最后，規(guī)范檔案整理工作，確保檔案編排有序、分類(lèi)明確、目錄清晰，進(jìn)而有利于提高人事信息的利用效率，便于人才信息的共享，最大限度地保障人才在整個(gè)社會(huì)的流動(dòng)和合理配置。加快推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，為企業(yè)或單位員工提供更好的人事檔案管理與服務(wù)。作為人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，信息化管理代表了效率、質(zhì)量與安全。為確保人事檔案管理信息化發(fā)展的效率與質(zhì)量，在完善管理措施、管理配置以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面不斷加大投入的同時(shí)，還需要基于人事檔案管理發(fā)展形勢(shì)變化，更新和調(diào)整人事檔案管理機(jī)制與手段，持續(xù)提升信息化管理質(zhì)量，優(yōu)化管理流程，簡(jiǎn)化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。

4結(jié)束語(yǔ)

雖然目前人事檔案的信息化管理發(fā)展仍存在許多技術(shù)、人才和管理層面的問(wèn)題，但是只要我們能夠立足發(fā)展現(xiàn)狀，著力解決目前的問(wèn)題，不斷優(yōu)化信息化人事檔案管理系統(tǒng)與平臺(tái)，持續(xù)融合信息化技術(shù)與創(chuàng)新性管理手段，那么就一定能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作做得更好。

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作者:杜新文 單位:菏澤市立醫(yī)院