人事檔案數(shù)字化在人事管理中作用

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人事檔案由人力資源管理活動(dòng)組成，是人力資源運(yùn)作的核心。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化為各個(gè)領(lǐng)域提供了先進(jìn)的技術(shù)支持，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也對(duì)人事檔案管理產(chǎn)生了積極的影響。人事檔案數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理的有效創(chuàng)新，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)等日常工作的數(shù)字化管理。有效提高人事檔案管理工作效率，提升檔案管理水平，解決了現(xiàn)有人事檔案管理中的一些不一致問(wèn)題。本文分析了人事檔案管理數(shù)字化在人力資源管理中的重要性，分析了人事檔案管理的存在的問(wèn)題，提出了人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)的方案。人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，可以主動(dòng)有效地記錄公司員工的日常工作表現(xiàn)，是企業(yè)進(jìn)行人才選拔的重要指標(biāo)。同時(shí)，人事檔案管理作為貫穿整個(gè)管理過(guò)程的一項(xiàng)重要工作，記錄員工工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在員工管理中發(fā)揮著不可替代的作用。基于以上原因，相關(guān)檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、人事檔案管理簡(jiǎn)述

人事檔案管理作為企業(yè)人才選拔的重要基礎(chǔ)，是人事管理工作的重要組成部分。不僅詳細(xì)記錄了員工過(guò)去的技能、能力、性格和在企業(yè)所有運(yùn)營(yíng)中的表現(xiàn)，還可以跟蹤現(xiàn)實(shí)并總結(jié)當(dāng)前企業(yè)員工的表現(xiàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴(lài)紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄，人工集成和工作量容易導(dǎo)致管理不及時(shí)和延誤，很多環(huán)節(jié)達(dá)不到預(yù)期要求。數(shù)字化人力資源管理新模式是基于信息技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)人事檔案操作的全過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)、記錄和控制，真正實(shí)現(xiàn)流程的精簡(jiǎn)，促進(jìn)人事檔案管理不斷發(fā)展和完善。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體到今天的數(shù)字系統(tǒng)，這是人事檔案管理的一次革命。人事管理的數(shù)字化簡(jiǎn)化了收集、分類(lèi)、傳輸、保存和共享文件的任務(wù)，在告別傳統(tǒng)紙質(zhì)訪問(wèn)的復(fù)雜性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的便利性，在提高人事檔案管理效率方面發(fā)揮了重要作用。人事檔案數(shù)字化管理需要在國(guó)家層面推廣，目的是糾正錯(cuò)誤行為，打擊違法犯罪，保障人事檔案管理的公平正義，解決管理過(guò)程中存在的不足，改變管理理念。

二、實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）科學(xué)規(guī)范人事管理制度建設(shè)，不斷強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)效果

一旦公司的人力資源文件被數(shù)字化管理，就可以部署冗余的人力資源。人事檔案管理的數(shù)字化可以使公司人事檔案中的所有信息更加完整，更易于查閱，有效地提升人力資源的利用率。這種方式在一定程度上提高了公司的人才招聘效率，也有助于人力資源的配置。

（二）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件

通過(guò)在人事檔案管理過(guò)程中采用數(shù)字化方法，可以在一定程度上減少人事調(diào)動(dòng)過(guò)程中對(duì)各種信息的隨意操縱。在當(dāng)前形勢(shì)下，“年齡與學(xué)歷”的修訂已成為普遍現(xiàn)象。但是，數(shù)字化操作提供了對(duì)操作的良好控制，并確保了個(gè)人文件信息的準(zhǔn)確性。這符合中央的意見(jiàn)，大大提高了人事檔案的真實(shí)性和可信度。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，相關(guān)人員建立了一套完善的信息采集模型，起到了不可替代的關(guān)鍵作用。這種方法使存儲(chǔ)和收集信息的步驟盡可能簡(jiǎn)單和可實(shí)現(xiàn)，大大提高了人事檔案管理的效率和效果。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

今天，通過(guò)將數(shù)字模型納入人事檔案管理流程，也可以實(shí)現(xiàn)一定程度的人事檔案通用管理和控制。例如，合理分類(lèi)各級(jí)人事檔案，明確其職能。同時(shí)，通過(guò)這種方法可以實(shí)現(xiàn)高效的文件管理。從根本上優(yōu)化人力資源檔案管理機(jī)制，對(duì)人事檔案管理任務(wù)進(jìn)行更加具體、分層、統(tǒng)一的劃分。通過(guò)各種有效手段，人事檔案管理的自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。在某種程度上，高層管理人員的管控機(jī)制需要不斷完善，以滿足對(duì)工作需求和期望。此外，利用信息技術(shù)處理多份檔案，減少了不必要的步驟和條件，讓上級(jí)可以實(shí)時(shí)訪問(wèn)下級(jí)資料，避免了傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中的許多復(fù)雜步驟和流程。大大提高了文件審核的效率，在提高和保證人事檔案管理水平方面也起到了很好的作用。（四）科學(xué)規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運(yùn)用效率科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理流程，不僅節(jié)省了時(shí)間，還提高了效率。如何規(guī)范流程，從日常管理、檔案室管理和系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)方面討論。日常管理的運(yùn)行階段主要是收集、歸類(lèi)、審查、驗(yàn)收、糾正等。通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，這些日常工作流程將變得更加簡(jiǎn)單和集成。在檔案室管理方面，數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)采集和文件數(shù)量的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

三、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）技術(shù)更新?lián)Q代較快

數(shù)字人事檔案管理在很大程度上依賴(lài)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)和軟件。在現(xiàn)實(shí)情況下，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新非常快，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新非常快，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)不匹配，一些文件不能被有效讀取。需要調(diào)整時(shí)獲取相關(guān)信息不完整，無(wú)法獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，影響人事檔案管理的有效性。

（二）檔案管理數(shù)字化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的缺乏

在實(shí)踐中，檔案管理往往被公司或部門(mén)邊緣化，這種情況在檔案管理中已經(jīng)較為普遍。任何需要使用檔案的人都認(rèn)為它很重要，但是使用它之后，就很快忘記。因此，許多部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作并不重視。人事檔案數(shù)據(jù)是人事檔案管理重要的信息資源，但專(zhuān)業(yè)人士因領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視而沒(méi)有關(guān)注自身數(shù)字化水平的提升，檔案管理人員也沒(méi)有很好地使用設(shè)備和數(shù)字化管理軟件，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的推廣過(guò)程難度極大，在沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和員工不活躍的的情況下，我國(guó)的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)展緩慢。因此，檔案管理相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)未來(lái)的發(fā)展，積極加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，充分適應(yīng)數(shù)字檔案管理的應(yīng)用。

（三）檔案信息管理安全問(wèn)題

在信息時(shí)代，數(shù)字化管理方式提供了極大的管理便利，但文件信息管理也存在一定的安全問(wèn)題。談到互聯(lián)網(wǎng)，無(wú)數(shù)的計(jì)算機(jī)病毒威脅著數(shù)據(jù)的安全。即使計(jì)算機(jī)上安裝了殺毒軟件，也不能完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，黑客的惡意攻擊會(huì)導(dǎo)致信息和數(shù)據(jù)的缺少和丟失，因此必須保障人事檔案中數(shù)字管理數(shù)據(jù)的安全性。

（四）數(shù)字化建設(shè)成本高，電子原件標(biāo)準(zhǔn)不一致

在管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真識(shí)別和清除虛假檔案，保存真實(shí)檔案，確保人事檔案管理在日常工作中正常進(jìn)行，所有檔案真實(shí)有效。但現(xiàn)階段，由于評(píng)審表、調(diào)資表、勞動(dòng)合同、學(xué)籍檔案等管理工作較多，必須進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，數(shù)量必須編號(hào)，這使工作復(fù)雜化，也大大增加了工作量。另外，在紙質(zhì)文件數(shù)字化過(guò)程中，電子原件部分標(biāo)準(zhǔn)不匹配，數(shù)字文件質(zhì)量難以保證，需要規(guī)范相關(guān)文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

四、人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

（一）依靠檔案數(shù)字化平臺(tái)，為管理工作開(kāi)展提供支撐

推進(jìn)人事檔案數(shù)字化，廣泛開(kāi)展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道收集信息，助力人事管理制度化。首先，通過(guò)人事檔案管理系統(tǒng)、采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動(dòng)收集員工薪酬、績(jī)效、職務(wù)職稱(chēng)、勞動(dòng)關(guān)系等可信信息。其次，在現(xiàn)代人事管理的趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。例如員工的紙質(zhì)文件基本信息和政治觀點(diǎn)，可以進(jìn)行數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入的其他信息（如社會(huì)關(guān)系、履歷、獎(jiǎng)勵(lì)等）。對(duì)于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集了人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的所有數(shù)據(jù)接口。例如：社會(huì)行為、個(gè)人信用等。這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學(xué)管理提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以全面、立體地反映員工的工作能力和心理狀況。

（二）通過(guò)數(shù)字化工作方式，構(gòu)建可量化績(jī)效考核機(jī)制

在工作過(guò)程中，員工會(huì)形成大量的個(gè)人技能信息、職稱(chēng)信息、工資調(diào)整表、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)罰等數(shù)據(jù)。通過(guò)內(nèi)部管理人員日常工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，綜合量化結(jié)果，公平、客觀、準(zhǔn)確，充分體現(xiàn)該員工的綜合素質(zhì)水平。通過(guò)人事檔案數(shù)字化管理，還可以采取不同的激勵(lì)措施來(lái)激勵(lì)不同類(lèi)型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個(gè)人需求。需要自我實(shí)現(xiàn)的人，應(yīng)采用高度個(gè)性化的激勵(lì)措施，充分發(fā)揮人才激勵(lì)的作用，適當(dāng)考慮和激勵(lì)其工作對(duì)成就感的需求，讓數(shù)據(jù)幫助員工做好工作，提高績(jī)效考核的有效性。

（三）憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人員、崗位精準(zhǔn)匹配

首先，根據(jù)各個(gè)崗位不同的工作內(nèi)容和職責(zé)，按照各個(gè)崗位的勝任素質(zhì)模型，選擇最符合崗位要求的員工。如：實(shí)現(xiàn)工作能力、個(gè)性特質(zhì)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)等的精準(zhǔn)結(jié)合，充分發(fā)揮個(gè)人潛力。其次，通過(guò)算法的應(yīng)用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個(gè)性特征，構(gòu)建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應(yīng)聘者簡(jiǎn)歷信息的基礎(chǔ)上，可以利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)適合人才的3D信息，獲取應(yīng)聘者的生活狀況、學(xué)習(xí)能力等各種信息。為防止因信息不對(duì)稱(chēng)影響面試官招聘，應(yīng)采用高質(zhì)量的職位模型和應(yīng)聘者匹配程度，實(shí)現(xiàn)人力資源與職位的精準(zhǔn)匹配。

（四）借助數(shù)字化工作便利，打造高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)

檔案管理部門(mén)可以對(duì)退休員工的信息進(jìn)行分析，提出具體的對(duì)策和建議，在日常管理任務(wù)中發(fā)現(xiàn)影響退休的因素。同時(shí)，借助大數(shù)據(jù)保障人力資源管理的進(jìn)展，盡可能避免管理缺陷和人力資源問(wèn)題造成的人才流失。確保高層次人才和團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定，爭(zhēng)取更多的工作經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步。通過(guò)數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結(jié)合，從中長(zhǎng)期來(lái)看，符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的規(guī)律，以預(yù)測(cè)人力發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)。在現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，制定合理的人才引進(jìn)計(jì)劃，用好人才，落實(shí)管理，培養(yǎng)更多人才，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。根據(jù)企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標(biāo)，完善人力資源管理體系。

五、人事檔案數(shù)字化工作期間的有效改進(jìn)對(duì)策

（一）使用符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理軟件

具備軟件開(kāi)發(fā)條件的單位可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行開(kāi)發(fā)。選擇購(gòu)買(mǎi)軟件的單位，在做出決定之前，文件管理員必須深入軟件公司進(jìn)行了解和測(cè)試。經(jīng)過(guò)多次比較后，為設(shè)備選擇合適的軟件。有條件的公司還可以根據(jù)本單位的需要，開(kāi)發(fā)適合本單位的管理軟件。

（二）創(chuàng)建電子人事檔案

隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)對(duì)人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。為更好地適應(yīng)時(shí)展的需要，企業(yè)建立電子人事檔案十分必要。首先，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人事資料的核查和分析，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將人事檔案中的信息傳送到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以減少打字錯(cuò)誤，使人事檔案更加美觀。其次，在記錄個(gè)人檔案信息的過(guò)程中，由于需要檢索指定信息并通過(guò)打印機(jī)打印信息，耗時(shí)較短。第三，在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內(nèi)容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，保證人事檔案的保密性。最后，通過(guò)輸入企業(yè)相應(yīng)的關(guān)鍵信息，定期更新個(gè)人檔案信息，并通過(guò)與本地網(wǎng)絡(luò)的連接，可以正確顯示關(guān)鍵人員的工作狀態(tài)，為有效工作提供了方便。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化的人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)人才隊(duì)伍儲(chǔ)備，既保證了人事檔案管理的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ)，又保證了人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。在數(shù)字化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)上，一方面要加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，成為經(jīng)驗(yàn)豐富、能力強(qiáng)、品德優(yōu)良的人才。另一方面，要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強(qiáng)考核監(jiān)督，提高相關(guān)人員的積極性和主動(dòng)性。

（四）對(duì)數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選

載體在人事管理中起著尤為重要的作用，是人事檔案管理工作高效、順利開(kāi)展的硬件基礎(chǔ)和保障。因此，要讓文件管理更加高效，就需要數(shù)字文件管理運(yùn)營(yíng)商做出合理的決策，以確保管理效率。在構(gòu)建信息檔案數(shù)字化支撐的過(guò)程中，要保證數(shù)據(jù)信息的絕對(duì)安全和不被篡改，并充分考慮不同支撐的生命周期，必須充分保證載體的運(yùn)行速度和性能。

（五）落實(shí)嚴(yán)格的人事檔案保密要求

人事檔案對(duì)內(nèi)容非常敏感，如果想要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該選擇有政治意識(shí)、有原則、一絲不茍的人。也可以外包給其他公司或機(jī)構(gòu)。數(shù)字化工作外包時(shí)，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢(xún)、軟件開(kāi)發(fā)、安全監(jiān)控、運(yùn)維、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質(zhì)的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類(lèi)業(yè)務(wù)要選擇符合國(guó)家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強(qiáng)數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級(jí)別應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件安全級(jí)別相同。數(shù)字文件的存儲(chǔ)和保護(hù)以及系統(tǒng)的使用和維護(hù)必須符合安全和保密要求。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案數(shù)字化在新時(shí)揮著非常重要的作用，可以使工作標(biāo)準(zhǔn)更加統(tǒng)一和高效。同時(shí)，還可以有效規(guī)范檔案管理流程，建立人事檔案全生命周期的閉環(huán)管理體系，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。此外，通過(guò)對(duì)人力檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，一定程度上提高了員工的工作能力和綜合素質(zhì)，人事檔案從管理審查到安全轉(zhuǎn)移的完美銜接，確保了人員檔案的完整性，并且數(shù)字信息檔案的真實(shí)性使得人事檔案在人事管理中發(fā)揮著重要作用。

作者:王珊 單位:陜西陜煤黃陵礦業(yè)有限公司