高校圖書館管理檔案的優(yōu)化措施

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摘要：作為高校圖書館管理的重要組成部分，檔案管理在用戶需求滿足和圖書館發(fā)展等方面均能夠發(fā)揮積極作用。本文分析了高校圖書館檔案管理特點(diǎn)、高校圖書館檔案管理的作用，并從三方面深入探討高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑，為高校圖書館檔案管理實(shí)踐提供有益參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案管理；資源整合；檔案利用；檔案服務(wù)

高校圖書館作為高校的直屬機(jī)構(gòu)，除了文獻(xiàn)采購(gòu)、編目、讀者服務(wù)等基本業(yè)務(wù)活動(dòng)之外，檔案管理工作也是其重要的管理職能之一。高校圖書館首先作為文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)，其對(duì)圖書文獻(xiàn)的管理較為重視，對(duì)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資源則有所忽視，應(yīng)對(duì)高校圖書館檔案管理優(yōu)化路徑進(jìn)行探討。

1高校圖書館檔案管理特點(diǎn)

1.1從屬性。對(duì)于從屬于高校檔案室的圖書館檔案來(lái)說(shuō)，其需要服從高校檔案室的統(tǒng)一管理。圍繞圖書館檔案內(nèi)容進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，為保證圖書館檔案的完整性和系統(tǒng)性，圖書館需要每年移交部分檔案由學(xué)校檔案館歸檔，如會(huì)議記錄、年度工作計(jì)劃工作總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃，為便于使用，移交的部分檔案一般需要復(fù)制留存。[1]

1.2非全宗性。對(duì)于不具備人事、財(cái)務(wù)、行政獨(dú)立的高校圖書館來(lái)說(shuō)，其本身并不具備機(jī)構(gòu)的相對(duì)獨(dú)立性，因此，高校圖書館本身不具備全宗構(gòu)成者屬性。

1.3針對(duì)性。在收集圖書館檔案資料的實(shí)踐中，應(yīng)充分結(jié)合圖書館的實(shí)際需要進(jìn)行，對(duì)于與圖書館不存在直接關(guān)系、只具有時(shí)效性、不具備檢索意義的文件資料不應(yīng)由圖書館負(fù)責(zé)歸檔，而是需要由檔案部門、高校職能部門負(fù)責(zé)歸檔，以此保證圖書館檔案的針對(duì)性，更好反映其個(gè)性特征，否則圖書館檔案將失去存在意義。[2]

2高校圖書館檔案管理的作用

2.1服務(wù)于圖書館的生存和發(fā)展。作為圖書館活動(dòng)的原始記錄，檔案能夠提供最可靠真實(shí)的各項(xiàng)圖書館工作信息，對(duì)于圖書館的人員培訓(xùn)、人員規(guī)劃、專業(yè)職稱考評(píng)、內(nèi)部職務(wù)認(rèn)定來(lái)說(shuō)，翔實(shí)、系統(tǒng)的檔案信息資料也能夠提供重要參考。

2.2屬于科學(xué)管理的載體和中介。高校圖書館檔案能夠成為管理活動(dòng)的載體和中介，高校圖書館可獲得檔案提供的管理平臺(tái)支持。

2.3為教學(xué)與研究提供文獻(xiàn)保障。高校圖書館檔案詳細(xì)記錄有不同階段、不同時(shí)期的圖書館人員編制、組織結(jié)構(gòu)、科研成果信息、取得的成績(jī)，因此這類檔案能夠?yàn)閳D書館相關(guān)的學(xué)術(shù)論文撰寫、業(yè)務(wù)探討提供文獻(xiàn)保障。[3]

3高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑

3.1加大各類檔案資源的整合力度

3.1.1虛擬存儲(chǔ)檔案資源。為實(shí)現(xiàn)高校圖書館檔案管理的優(yōu)化，應(yīng)從現(xiàn)有資源的整合入手，結(jié)合大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)虛擬存儲(chǔ)檔案資源，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理成本降低。高校圖書館的檔案管理人員可在大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的支持下優(yōu)化資源調(diào)配。

3.1.2優(yōu)化檔案資源利用。高校圖書館應(yīng)進(jìn)一步重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，例如基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)檢索優(yōu)化，可基于計(jì)算機(jī)從海量的檔案信息中快速獲取信息，同時(shí)可根據(jù)檔案的日期、時(shí)間、關(guān)鍵詞、類型等實(shí)現(xiàn)具體信息的快速檢索。此外，通過(guò)針對(duì)性建設(shè)高校圖書館檔案信息資源庫(kù)，可打破空間、時(shí)間限制，高校圖書館檔案工作共享性可由此大幅提升。[4]

3.1.3加強(qiáng)人力資源整合。高校圖書館需結(jié)合自身實(shí)際和發(fā)展目標(biāo)，有針對(duì)性整合人力資源，如對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。同時(shí)，高校圖書館可在社會(huì)中引進(jìn)檔案管理急需的高層次人才，或通過(guò)校內(nèi)人員調(diào)整引入熱愛圖書館檔案事業(yè)的專業(yè)技術(shù)人才，高校圖書館的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展可由此獲得充足人才動(dòng)力。

3.2推進(jìn)軟硬件建設(shè)

3.2.1優(yōu)化檔案管理人員培訓(xùn)。在關(guān)注計(jì)算機(jī)等新型技術(shù)引入的過(guò)程中，高校圖書館還需要同時(shí)強(qiáng)化硬件建設(shè)，并結(jié)合信息化管理模式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理、信息技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作水平。

3.2.2強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著高校圖書館信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)載體的檔案文件管理正逐步演變?yōu)殡娮虞d體，由此通過(guò)數(shù)據(jù)存檔保存檔案信息。[5]檔案管理人員即可通過(guò)數(shù)字化的檔案信息管理更為便捷地開展工作。

3.3提供個(gè)性化檔案服務(wù)

3.3.1強(qiáng)化個(gè)性化檔案管理。為更好提供檔案服務(wù)，高校圖書館還需要基于數(shù)字化建設(shè)強(qiáng)化個(gè)性化檔案管理，以此提供精準(zhǔn)化的檔案服務(wù)。在具體實(shí)踐中，高校圖書館的檔案管理理念應(yīng)以用戶為中心樹立，以此開展數(shù)字化的用戶檔案管理，對(duì)于特色學(xué)科、某一重點(diǎn)學(xué)科對(duì)應(yīng)的不斷群體，可由此提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的特色檔案服務(wù)?；谥R(shí)發(fā)現(xiàn)、數(shù)據(jù)挖掘、聚類分析等技術(shù)和方法，檔案管理人員即可對(duì)用戶的學(xué)歷層次、內(nèi)容偏好、借閱信息、使用時(shí)間、專業(yè)或?qū)W科背景等開展全方位的調(diào)研和分析，用戶的信息資源需求和信息資源利用動(dòng)態(tài)可由此掌握，由此即可科學(xué)分類管理用戶檔案，建立個(gè)性化、規(guī)范化、科學(xué)化的用戶檔案管理系統(tǒng)，更好提供專業(yè)、對(duì)口、貼心的服務(wù)。[6]

3.3.2加強(qiáng)與用戶的互動(dòng)。通過(guò)電子郵件、微博、微信公眾號(hào)、留言本等平臺(tái)，高校圖書館可實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶個(gè)性化需求的深入了解，并通過(guò)快速響應(yīng)為用戶提供定制服務(wù)。同時(shí)，能夠強(qiáng)化用戶與圖書館的溝通和互動(dòng)，提供智慧型服務(wù)。

3.3.3開展升級(jí)服務(wù)探索。通過(guò)已經(jīng)建立的高校圖書館個(gè)性化用戶檔案，輔以“一卡通”等信息技術(shù)，即可開展升級(jí)服務(wù)探索。基于個(gè)性化用戶檔案，可針對(duì)性為專業(yè)類教師、專家學(xué)者、科研人員等提供參考咨詢服務(wù)、專業(yè)類工具書借閱服務(wù)，也可以實(shí)時(shí)提供最新科研成果、研究動(dòng)態(tài)、科技文獻(xiàn)、專業(yè)圖書等信息資源，可通過(guò)科技內(nèi)參、科技簡(jiǎn)報(bào)等形式展現(xiàn)。對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目用戶，高校圖書館也可以提供專項(xiàng)服務(wù)，通過(guò)館際借閱、文獻(xiàn)傳遞等方式，保證項(xiàng)目的前沿信息和文獻(xiàn)資料能夠及時(shí)提供給用戶。

參考文獻(xiàn)：

[1]尹明山.基于供給理論的高校圖書檔案管理服務(wù)問(wèn)題與對(duì)策[J].山東檔案,2020(04):54-55.

[2]秦楊,趙凌云.我國(guó)數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站服務(wù)現(xiàn)狀研究及優(yōu)化建議——以全國(guó)示范數(shù)字檔案館官網(wǎng)為例[J].檔案管理,2020(03):88-91.

[3]林聰.數(shù)字圖書館與智慧圖書館比較研究[J].山西檔案,2019(02):111-112.

[4]肖力.高校圖書館資源整合與個(gè)性化用戶檔案管理路徑研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(35):6-7.

[5]侯留博.國(guó)家綜合檔案館館藏建設(shè)的兩個(gè)視角[J].檔案管理,2020(04):50-51.

[6]姚小菊.大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理與改革途徑[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2020,33(14):98-99.

作者: 趙文彬   單位：鄭州西亞斯學(xué)院圖書館