事業單位檔案信息化建設淺議

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摘要：隨著事業單位檔案信息資源的不斷豐富，檔案數量與類型的日趨復雜多樣，海量檔案信息被匯聚在一起，加強檔案信息化建設，可減少檔案檢索中的時間消耗，適應快節奏環境下檔案管理的需求，方便工作人員及時地定位檔案數據信息，保證檔案數據信息的共享應用。

關鍵詞：事業單位；信息化建設；優化措施

采用信息技術進行檔案管理可以減輕工作人員壓力，提高檔案數據信息的處理效率，滿足不同種類檔案的應用需要，符合標準化進行檔案管理的需求。信息化方式還可以激發檔案員的創新意識，促進檔案員不斷創新檔案管理方式，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時推動事業單位檔案管理向著科學化方向發展。

一、檔案信息化建設的特點

（一）知識高度密集

事業單位人才普遍以高學歷技術人才為主，具體從事科學研究與專業領域公共服務工作，可以實現對知識的不斷創新。因此，事業單位檔案的精密度更高，知識含量更豐富，涉及到某一領域的重要數據信息，是指導社會公共建設、促進社會經濟發展的重要歷史資料，不僅要做好常規收儲工作，還要做到挖掘檔案信息潛在價值。

（二）專業性日益增強

檔案信息化建設集中于某一領域、某一門類檔案信息的處理，使得檔案管理工作的專業性更強。一方面，檔案信息化建設不僅需要采用常規的信息技術手段進行檔案管理，另一方面，要從專業背景出發，強調構建符合專業特色的檔案數據庫，重視廣泛收集、整理、共享某一類檔案信息，這樣才能降低檔案管理的成本。

（三）采用智能化方式

檔案管理具有智能化的特征，需要借助信息技術有效降低檔案員的工作壓力，不斷創新檔案運轉的方式，警示并控制檔案應用中的風險，保持良好的檔案服務秩序，日益滿足用戶個性化的檔案使用需要。尤其在大數據與云技術的快速發展背景下，通過信息技術挖掘檔案的潛在價值，構建便捷的知識服務體系。實現檔案管理的智能化，推動檔案服務科學化，才能滿足新時代檔案應用需要。

二、檔案信息化建設的基本原則

（一）規范化原則

事業單位是按照國家法律規定，在上級行政機關指導下為公共提供公共服務的機構。不僅事業單位從事的公共服務需要遵守國家法規，而且檔案管理工作也要按照既定的標準進行。檔案管理信息化應當按照既定的目標和方案進行，強調有效突破管理混亂的問題，制定統一的規范制度，使用兼容性較高的軟件，規范基本的操作流程，建設專業管理平臺，實現國家機關、事業單位、社會服務對象的有效銜接。

（二）拓展性原則

檔案信息化建設需要持續加大軟硬件的投入力度，從而推動檔案管理信息化深化進行。為此，事業單位應當清理檔案管理工作現狀，明確檔案管理的基本要求，由紙質檔案管理向檔案信息化建設轉型出發，優化檔案管理模式，持續更新技術設備，并重注重提高檔案管理改革的效率。事業單位還要加大力度獲得外部資源支持，獲得資金、設備與人才支持，基于技術更新不斷展示檔案服務的效能，體現檔案信息化建設的重要意義。

（三）安全性原則

事業單位在加快推動檔案信息化的過程中還要保證原始檔案的安全，重視大力提高檔案信息系統的安全防護能力。例如，有效降低檔案數據信息丟失，重視加強檔案信息的安全維護。合理劃分檔案應用權限，明確階段性的檔案管理安全工作重點，圍繞著檔案傳輸、存儲、校對和匯總工作需要制定不同的檔案管理安全工作要求等，從而有效減少外部環境因素干擾，提高檔案管理的整體質量水平。

（四）專業性原則

檔案信息化建設的關鍵在于開發優質的檔案數據庫，投入使用滿足用戶需要的檔案管理軟件系統，打造專業的檔案服務平臺。這一過程的實質是檔案技術與檔案管理任務相結合的過程。隨著事業單位知識密集性提高，檔案管理也應當保持良好的專業性，基于國家的技術規范、基本制度要求加強檔案管理人員的培訓。因此，檔案管理人員要掌握正確的檔案管理方法，熟悉檔案信息技術以外的專業背景知識，保持對檔案管控的專業敏感度，從而提高檔案服務的質量。

三、檔案信息化建設的影響因素

（一）思想觀念落后因素

理念直接影響檔案管理工作的成敗，一些事業單位目前對檔案管理信息化還存在一定的誤區。例如，有些事業單位領導認為將較多的經費投入檔案管理系統沒有必要，或者缺乏檔案技術設備更新的梯度，造成了檔案管理設備資源浪費的情況。還有的事業單位不注重建設規范的管理系統，不能將檔案管理系統與辦公自動化系統銜接，不能充分地挖掘重要檔案信息。有的事業單位檔案建設存在重管輕用的思想，不關注檔案管理的長期受益，更重視檔案管理眼前利益，導致檔案信息化建設的后勁不足，檔案信息化管理的整體水平不高。

（二）設備兼容性待提高

檔案管理軟件與辦公自動化軟件的銜接較為緊密。可以說檔案管理系統是檔案控制的前端，辦公自動化系統是檔案管理信息化的前提，可以保證檔案以規范的形式存儲，有助于收集元數據信息，提高檔案格式的規范性。但一些事業單位未能探索信息化與辦公自動化銜接的正確方式，不能根據業務實際需要構建信息化的檔案管理系統，造成檔案管理系統的自動化程度較低。由于業務辦理不及時，相關系統的兼容性差，導致一些電子檔案未能有效識別，影響了檔案服務水平。

（三）社會化檔案管理滯后

基層事業單位檔案是國家檔案體系的重要組成部分，是珍貴的有關國計民生的信息資料。為此，事業單位不僅要提高檔案自動化管理水平，還要保證電子檔案數據的規范性。但是，有些事業單位檔案管理未能與專業的檔案館保持緊密的聯系，沒能充分地重視自身的信息化建設。不注重得到專業檔案管理機構的業務指導，也未能進行必要的人才交流，既不能參與到社會化檔案管理協作體系當中，也不能充分的利用公共資源，檔案管理工作存在信息孤島現象，嚴重制約了信息共享性和服務創新。

四、檔案信息化建設的優化措施

（一）制定檔案管理的科學規劃

為了促進檔案管理事業的快速發展，解決傳統檔案管理工作方式存在的弊端，發揮信息技術在檔案管理中的基礎作用，要優化事業單位檔案管理工作規劃。首先，正確理解檔案管理信息化的內涵，大力引進和升級現有技術設備，保證技術條件符合檔案管理發展趨勢。其次，更新檔案管理理念，完善檔案管理工作的思想方針，修訂檔案管理工作基本制度，細化業務流程，規范檔案管理工作的方式。第三，擬定符合事業單位需要的檔案管理計劃，明確年度檔案管理工作的重點，包括合理使用檔案管理經費，自上而下開展檔案管理宣傳工作等。四是優化檔案管理工作進程，加強檔案管理工作審核監督，積極促進檔案增量電子化，明確檔案管理的重點，做到有針對性、有計劃和有步驟地開展檔案數字化建設。五是積極爭取檔案管理建設的資金投入，不斷更新檔案管理關鍵技術，依托檔案管理計劃擬定具體的資金預算，保證技術更新的有序進行。

（二）提高檔案管理工作協調性

事業單位檔案是重要的公共資源，在檔案信息建設過程中應當協調好各方面的關系，積極發揮各方面的配合作用，構建檔案管理信息化建設的良好氛圍。首先，應當與主管局保持緊密溝通，積極申報檔案管理信息化工作計劃，進一步取得上級主管部門對事業單位檔案信息中心建設、軟硬件設備更新和人才引進的支持，并且圍繞上級主管部門的工作需要積極提供優質檔案信息的支持，讓上級部門認識到加強事業單位檔案建設意義。其次，事業單位還要與檔案局或檔案館保持緊密的聯系，進一步獲得檔案管理行政機關的業務指導。包括獲取最新的檔案管理政策要求，把事業單位檔案納入地方檔案管理體系當中，彰顯事業單位檔案的社會影響力，在專門檔案機構的技術支持下提高檔案管理的水平。第三，取得第三方技術機構的有償支持。由于事業單位檔案技術人才有限，檔案管理創新與技術更新能力不強，需要依托第三方給予有效技術支持，幫助事業單位開發檔案管理系統，輔助完成檔案管理工作。

（三）建設檔案信息服務的中心

為了滿足基層群眾檔案應用的現實需要，需要開發事業單位檔案信息服務中心，促進檔案信息資源的有效流轉。重點把大數據、云存儲技術納入檔案管理體系，提高專門檔案服務機構的地位，強調積極開展檔案服務應用創新建設，運用專業的信息技術平臺滿足個性化的檔案使用需要，做到檔案信息的全公開。重視創新檔案服務方式，發展智能化的檔案服務平臺，在傳統的PC端檔案服務業務的基礎上開發檔案服務小程序，滿足用戶在移動互聯網使用檔案信息資源的需要。注重檔案共享與檔案供給的有效聯系，事業單位應當與各專業檔案館保持緊密的聯系，不斷擴展檔案服務的范圍，實現事業單位與業務檔案管理部門的緊密互動，通過數據共享降低檔案信息化建設與服務的成本，滿足用戶隨時調閱檔案的需要。

[參考文獻]

[1]黃凱.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決方案[J].電子技術與軟件工程,2018(14).

[2]王小紅.淺析事業單位檔案管理信息化的有效建設策略[J].經營管理者,2017(08).

作者:李宇紅 單位:齊齊哈爾市機關事務管理局