法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理探討

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摘要：法學(xué)本科教學(xué)檔案具有重要的價(jià)值，可以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)管理水平。但是，目前法學(xué)本科教學(xué)檔案管理存在著教學(xué)檔案缺少針對(duì)性、教學(xué)檔案管理制度不完善、缺少專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員、教學(xué)檔案利用率低等問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，提出了法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的途徑：首先應(yīng)建立校、院、系三級(jí)管理體系；其次應(yīng)完善教學(xué)檔案管理制度；第三，實(shí)行文檔一體化管理模式；第四，加強(qiáng)法學(xué)本科教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。法學(xué)本科教學(xué)檔案實(shí)行規(guī)范化管理后，教學(xué)檔案體現(xiàn)了法學(xué)系的辦學(xué)特色，體現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，提升了教學(xué)效果。

關(guān)鍵詞：法學(xué)本科；教學(xué)檔案；文檔一體化

法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理水平標(biāo)志著一所學(xué)校法學(xué)院（系）的綜合實(shí)力，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提升法學(xué)本科教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)管理水平的重要途徑。

一、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要意義

法學(xué)本科教學(xué)檔案指的是在法學(xué)教學(xué)過(guò)程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件的總稱。這些教學(xué)文件以不同的方式對(duì)法學(xué)本科教學(xué)起著促進(jìn)的作用。

（一）促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升

法學(xué)本科教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程與教學(xué)成果的最直觀體現(xiàn)。對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案進(jìn)行保存和規(guī)范化管理可以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。一方面，優(yōu)秀教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)可以在教學(xué)檔案中得到全面體現(xiàn)，為年輕教師與優(yōu)秀教師進(jìn)行教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的交流提供渠道。另一方面，完備的教學(xué)檔案包括教師備課資料、授課方式、作業(yè)質(zhì)量及考核成績(jī)等，直接體現(xiàn)了教師的教學(xué)態(tài)度與教學(xué)水平，在一定程度上能促使教師養(yǎng)成良好的教學(xué)習(xí)慣，自覺(jué)提升教學(xué)水平，從而促進(jìn)法學(xué)本科教學(xué)質(zhì)量的提高。

（二）促進(jìn)教學(xué)管理水平的提升

法學(xué)本科教學(xué)檔案是院系和學(xué)校對(duì)教師進(jìn)行年度考核、崗位評(píng)聘以及職稱評(píng)定的參考依據(jù)，并為院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理提供反饋信息。首先，法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理是法學(xué)教學(xué)管理的一部分，教學(xué)成績(jī)、本科學(xué)籍學(xué)位、學(xué)生在校表現(xiàn)等都屬于教學(xué)檔案的范疇。通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案規(guī)范化的管理，可以提升法學(xué)系整體的教學(xué)管理水平。其次，對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理可以保證教學(xué)管理的公信力。如在日常教學(xué)管理過(guò)程中，教師職稱評(píng)定及學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金的評(píng)定、“三好學(xué)生”等優(yōu)秀稱號(hào)的評(píng)定等，因涉及面較廣而備受關(guān)注，而科學(xué)全面的檔案資料能夠?yàn)檫@類教學(xué)評(píng)定提供客觀的依據(jù)，從而保證教學(xué)管理的公信力。

二、法學(xué)本科教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

雖然法學(xué)本科教學(xué)檔案具有重要的價(jià)值，但是很多高校并未建立起科學(xué)的、規(guī)范的教學(xué)檔案的管理體系，因此導(dǎo)致法學(xué)本科教學(xué)檔案管理中存在著很多問(wèn)題。

（一）教學(xué)檔案管理缺乏

針對(duì)性傳統(tǒng)的法學(xué)本科教學(xué)檔案管理以校、院兩級(jí)管理為主，其中校級(jí)的檔案管理主要側(cè)重學(xué)生的學(xué)籍、課程評(píng)價(jià)、教學(xué)成績(jī)、科研成果申報(bào)等，主要是對(duì)教學(xué)結(jié)果的收集。而院級(jí)的檔案管理注重全面、完整地保存教學(xué)過(guò)程的全部資料，包括教務(wù)類、考務(wù)類、畢業(yè)生學(xué)位類、學(xué)生學(xué)籍檔案類、實(shí)驗(yàn)教學(xué)類等。但是，校、院兩級(jí)的管理模式難以兼顧法學(xué)本科教學(xué)的特殊性。每一個(gè)綜合學(xué)院都囊括很多學(xué)科，每個(gè)學(xué)科的教學(xué)方法與教學(xué)重點(diǎn)都各不相同，如果全部按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)管理，則會(huì)遺漏重要的教學(xué)文件資料。在法學(xué)院，所有教學(xué)檔案集中到學(xué)院，進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成了教學(xué)檔案管理出現(xiàn)重收集歸檔、輕管理利用的局面，使法學(xué)本科教學(xué)檔案的價(jià)值大打折扣。

（二）教學(xué)檔案的管理制度不完善

科學(xué)的教學(xué)檔案管理首先要有健全的檔案管理制度。目前，很多院校缺乏切實(shí)可行的教學(xué)檔案管理制度，校、院級(jí)兩級(jí)檔案管理的權(quán)責(zé)不清晰，哪些文件應(yīng)該歸檔、何時(shí)歸檔、歸檔類別等都缺乏基本的依據(jù)，使得法學(xué)本科教學(xué)檔案在收集、管理過(guò)程中存在著隨意性大、穩(wěn)定性差的缺陷。因?yàn)槿鄙俳∪臋n案管理制度，也使得檔案管理的責(zé)任人不重視教學(xué)檔案的歸檔，對(duì)教學(xué)檔案的整理往往出于應(yīng)付上級(jí)檢查的目的，因此出現(xiàn)教學(xué)檔案丟失、教學(xué)檔案缺少利用價(jià)值的情況就不足為奇了。

（三）缺乏專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員

由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，使法學(xué)本科教學(xué)檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)教學(xué)檔案分類混亂、順序顛倒等情況。加之臨時(shí)的檔案管理人員不固定，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理風(fēng)格變化較大，原有的教學(xué)檔案管理流程難以持續(xù)。目前，法學(xué)本科教學(xué)檔案的收集主要依靠檔案管理人員，而檔案管理人員大部分都沒(méi)有參加過(guò)一線的教學(xué)工作，與學(xué)生溝通交流較少，他們的主要職責(zé)就是要求授課教師也就是教學(xué)文件生產(chǎn)人上交教學(xué)文件，無(wú)法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整體規(guī)劃，很容易造成教學(xué)檔案管理的死角。同時(shí)，教學(xué)文件往往是電子版形式，但教學(xué)日志、考試試卷等教學(xué)文件又要以紙質(zhì)文件的形式上交到校級(jí)教學(xué)檔案管理部門，教學(xué)文件在轉(zhuǎn)換過(guò)程中容易出現(xiàn)信息損耗，使最終檔案存檔狀態(tài)與現(xiàn)實(shí)狀態(tài)產(chǎn)生偏差。而且紙質(zhì)文件也會(huì)增加教學(xué)檔案的保存成本，又有時(shí)間期限，因此給教學(xué)檔案的管理和利用帶來(lái)一定的困難。

（四）教學(xué)檔案利用率低

對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案的收集、歸檔只是檔案管理的初級(jí)層面，法學(xué)本科教學(xué)檔案管理的一個(gè)重要目的就是對(duì)這些檔案進(jìn)行二次加工。只有經(jīng)過(guò)篩選、對(duì)比、歸納、加工，并對(duì)檔案背后蘊(yùn)含的成果進(jìn)行提煉和總結(jié)，才能真正發(fā)揮法學(xué)本科教學(xué)檔案的價(jià)值。而目前，很多高校對(duì)于法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理仍流于形式，缺少完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理較為封閉，很多應(yīng)公開(kāi)查閱利用的法學(xué)本科教學(xué)檔案只能在檔案儲(chǔ)藏室中沉睡，很少有人開(kāi)發(fā)利用。法學(xué)本科教學(xué)檔案的低利用率，既造成了資源的浪費(fèi)，也限制了法學(xué)本科教學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

三、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的途徑

（一）建立校、院、系三級(jí)教學(xué)檔案管理體制

在校、院兩級(jí)檔案管理的基礎(chǔ)上，將學(xué)院中較為貼近教學(xué)的如學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)生的畢業(yè)論文、答辯材料、教師的教學(xué)日志、講座音視頻、教學(xué)會(huì)議紀(jì)要等教學(xué)檔案交由系里管理，這樣可以根據(jù)法學(xué)系的教學(xué)規(guī)劃和教學(xué)特點(diǎn)科學(xué)地制定檔案管理方法，避免重要檔案資料的遺漏。將檔案管理權(quán)下放到法學(xué)系，還可以提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性，使教學(xué)檔案管理具有明確的方向性，并為法學(xué)本科教學(xué)提供服務(wù)。在實(shí)行三級(jí)教學(xué)檔案管理時(shí)，首先應(yīng)考慮到管理中存在的難點(diǎn)，即如何規(guī)范法學(xué)系教學(xué)檔案的管理行為，避免出現(xiàn)一放就散或流于敷衍乃至形式化的問(wèn)題。在下放部分權(quán)利到法學(xué)系時(shí)，學(xué)院應(yīng)對(duì)法學(xué)系的教學(xué)檔案管理有指導(dǎo)和管理權(quán)，通過(guò)對(duì)法學(xué)系自身的教學(xué)檔案的管理制度和管理情況進(jìn)行不定期檢查和年中工作總結(jié)的形式對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)控。建立校、院、系三級(jí)教學(xué)檔案管理體制可以使各級(jí)管理的權(quán)責(zé)更加明晰，學(xué)院通過(guò)對(duì)法學(xué)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，能夠進(jìn)一步提高法學(xué)系本科教學(xué)檔案管理的規(guī)范化水平，進(jìn)一步提升法學(xué)系本科教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效果。

（二）完善法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理制度

1．制定法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范

“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”對(duì)檔案材料的上報(bào)與收集、檔案立項(xiàng)、檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)與格式、歸檔期限、檔案調(diào)閱手續(xù)及教學(xué)檔案秘密等級(jí)劃分等管理內(nèi)容有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制定“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”可以逐步推動(dòng)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2．建立完善的檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制

為了避免“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”制度流于形式而缺乏執(zhí)行力，應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施和責(zé)任追究機(jī)制。“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”除了對(duì)教學(xué)檔案管理工作有著明確的要求外，還明確規(guī)定了每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行人所應(yīng)負(fù)的責(zé)任。對(duì)于延遲上交檔案材料、丟失教學(xué)檔案材料、教學(xué)檔案材料不規(guī)范等行為要處罰相關(guān)的責(zé)任人。對(duì)教學(xué)檔案管理優(yōu)秀的責(zé)任人要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，一方面能使法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范化，另一方面也能激發(fā)各環(huán)節(jié)執(zhí)行人樹(shù)立認(rèn)真完成本職工作的責(zé)任感，從而促進(jìn)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作走上良性循環(huán)的道路。

3．培養(yǎng)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員

學(xué)院應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，負(fù)責(zé)法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的歸檔、借閱進(jìn)行詳細(xì)的登記，重要文件遺失要及時(shí)上報(bào)，對(duì)違反法學(xué)本科教學(xué)檔案管理制度的人員及行為應(yīng)及時(shí)登記與通報(bào)。學(xué)院還應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流，提升管理人員對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意識(shí)和能力。

（三）實(shí)行文檔一體化管理模式

文檔一體化的實(shí)質(zhì)就是將公文處理與檔案管理作為一個(gè)統(tǒng)一的流程進(jìn)行管理。檔案管理部門首先應(yīng)確定本科教學(xué)檔案的檔案類別、格式要求、內(nèi)容，為文檔制作確立規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)與模板。文書起草人員在文書制作完畢之后，即依據(jù)檔案管理部門的要求及文書的特點(diǎn)，對(duì)文件的歸屬類別、目錄進(jìn)行標(biāo)記，在文件轉(zhuǎn)發(fā)、文件、文件使用的同時(shí)，將數(shù)據(jù)文件提交給檔案管理部門。教學(xué)檔案文檔一體化，是對(duì)教學(xué)文件與教學(xué)檔案進(jìn)行綜合管理的方法，具有創(chuàng)新性和先進(jìn)性。一方面，避免了教學(xué)文件與教學(xué)檔案轉(zhuǎn)換間的信息損耗；另一方面，減少了檔案管理人員的工作量。這種管理模式的推行，大大提高了檔案管理工作的效率，減少了不必要的資源浪費(fèi)，是目前教學(xué)檔案管理較為先進(jìn)的管理方法。

四、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的效果

（一）教學(xué)檔案充分體現(xiàn)了法學(xué)系的辦學(xué)特色

由于實(shí)行了校、院、系三級(jí)檔案管理制度，法學(xué)系在檔案收集、檔案歸類方面有了充分的自主權(quán)，因此，法學(xué)系針對(duì)自身的辦學(xué)特色和教學(xué)特點(diǎn)設(shè)立了檔案管理目錄，如教學(xué)課題方面新設(shè)了“生態(tài)文明法研究”檔案，在此檔案下又設(shè)立了“林業(yè)法”“環(huán)境保護(hù)法”“其他規(guī)范性文件”等小項(xiàng)目，通過(guò)對(duì)科研課題的資料整理保證了科研成果的體系性和持續(xù)性。同時(shí)，法學(xué)系在教學(xué)檔案中還設(shè)立了“模擬法庭”“法律援助中心”兩個(gè)檔案類別，較為完整地記錄了在教學(xué)實(shí)踐中學(xué)生的表現(xiàn)、課堂教學(xué)方式等內(nèi)容，為特色教學(xué)提供了豐富的文獻(xiàn)檔案支撐。

（二）實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性

法學(xué)系制定了《北京林業(yè)大學(xué)法學(xué)系檔案管理規(guī)范》，從文檔制作、檔案收集與歸檔、檔案借閱等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，由教研室主任對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)，逐步實(shí)施文檔一體化管理，文檔制作與檔案整理實(shí)現(xiàn)了良好互動(dòng)。在《北京林業(yè)大學(xué)法學(xué)系檔案管理規(guī)范》制度實(shí)施以后，教學(xué)檔案的管理工作得以有序進(jìn)行，檔案收集歸檔的效率大大提高，基本做到了文檔制作完成后2～3天就可以完成檔案的收集整理，檔案的缺失情況基本消失，形成了規(guī)范和嚴(yán)肅的檔案管理氛圍。

（三）提升了法學(xué)本科教學(xué)的效果

法學(xué)系的本科教學(xué)檔案內(nèi)容的豐富性和完整性，為教師調(diào)閱檔案?jìng)湔n、教研室教學(xué)技術(shù)交流提供了載體，學(xué)院以教研室為單位定期組織教師對(duì)檔案中表現(xiàn)出來(lái)的先進(jìn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，使得教學(xué)與檔案管理實(shí)現(xiàn)了良性互動(dòng)，教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)工作的促進(jìn)作用日益明顯。資助項(xiàng)目：2014年北京林業(yè)大學(xué)專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目“法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理模式探索”。

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作者：楊帆,孟祥磊 單位：北京林業(yè)大學(xué)人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院