高校后勤物資采購管理

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作為高校后勤總公司的重要組成部分，配送中心既要做好經(jīng)營與發(fā)展，又要搞好服務(wù)。如何在新形勢下，做好物資采購配送工作，盡一切可能降低進(jìn)價(jià)，降低配送成本，是擺在每個配送中心員工面前的問題。一年多來，我校后勤總公司配送中心在后勤物資采購的全程管理方面，進(jìn)行了一些探索，供大家探討。

一、目的與意義

集中配送的目的是把原來分散在各個部門、各自采購的人和事，集中到一個部門來辦，便于集中管理這方面的工作，同時使配送的量增大，以求降低進(jìn)價(jià)，降低經(jīng)營成本，增加規(guī)模效益。另一方面也是為了增加工作的透明度，便于監(jiān)督。

二、物資采購全程管理的內(nèi)容

高校后勤物資采購的全程管理，我們歸納采購之前、采購過程、采購之后的管理。

1、采購之前的管理

（1）采購之前的主要工作是做好市場調(diào)查，了解價(jià)格信息，包括品牌、規(guī)格、質(zhì)量、型號、價(jià)格、貨源及供應(yīng)商的情況，必要時還要對供應(yīng)商進(jìn)行考察，了解生產(chǎn)流程、生產(chǎn)規(guī)模、廠方實(shí)力、管理水平、經(jīng)營狀況等，這些都是做好采購工作要掌握的信息。為掌握市場信息，我校后勤總公司配送中心專門設(shè)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，定期進(jìn)行市場調(diào)查，中心負(fù)責(zé)人和總公司分管副總經(jīng)理也參與調(diào)查或抽查，做到心中有數(shù)。配送中心還定期或不定期地對所需物資進(jìn)行市場調(diào)查，如蔬菜類、水產(chǎn)類、蛋類每周一次，維修材料、文印紙張、耗材、清衛(wèi)用品、干貨等其他食品原料不定期進(jìn)行市場調(diào)查，還與兄弟院校進(jìn)行溝通，互通信息，為采購工作提供依據(jù)。

（2）供應(yīng)商的選擇

綜合供應(yīng)商的實(shí)力、信譽(yù)、服務(wù)能力，所提供商品的質(zhì)量、價(jià)格等各方面的情況來確定供應(yīng)商，對于招投標(biāo)所采購的商品，還要對廠家進(jìn)行實(shí)地考察，以確保質(zhì)量。為保持其相對的穩(wěn)定性，采用簽合同、收取質(zhì)量押金的辦法，合同一年一簽，定期考查，實(shí)行優(yōu)勝劣汰。在供應(yīng)商的選擇中，還引進(jìn)競爭機(jī)制，在確保質(zhì)量的前提下，誰能提供更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)，就讓誰做；引進(jìn)約束機(jī)制，只看價(jià)格和質(zhì)量，不看生人和熟人，堵住關(guān)系生意，以確保商品的質(zhì)量和進(jìn)貨渠道。我們在主要貨物如糧、油、燃料、肉、豆制品等物資采購方面，在招投標(biāo)采購的物資方面，供應(yīng)商基本上是廠家或主渠道商家，各類物資的進(jìn)價(jià)在高校中保持在較低價(jià)位。

2、采購過程的實(shí)施

物資采購分成兩部份，一是委托采購，就是和供應(yīng)商簽定合同后，由供應(yīng)商送貨上門，配送中心主要起到監(jiān)督、管理作用，定期了解商品的質(zhì)量和商家的服務(wù)狀況；一是自行采購，象蔬菜、干貨、零星設(shè)備、低值易耗物資等。在采購過程中，配送中心根據(jù)各部門的定單，分門別類來整理，統(tǒng)計(jì)好所采購的數(shù)量，到市場兩人一組進(jìn)行采購，根據(jù)物品質(zhì)量、價(jià)格，通過貨比三家來確定。在采購過程中，還要查驗(yàn)商品生產(chǎn)期、保質(zhì)期、廠名、廠址等，以確保不購入“三無”產(chǎn)品。

物品采購后，嚴(yán)格按物資驗(yàn)收手續(xù)，進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)量核對，收取相關(guān)證明等。

3、采購之后的管理

保管員要嚴(yán)格進(jìn)出庫手續(xù)，做到物資先進(jìn)先出，防止過期變質(zhì)。庫存物資做到分類有序，擺放整齊，做好日常衛(wèi)生工作，做到庫房潔凈無雜物，杜絕鼠患。管理人員要經(jīng)常到物品使用部門了解情況，征求意見，了解物資供應(yīng)情況，包括：計(jì)劃驗(yàn)收、物資到位時間、物資數(shù)量與質(zhì)量、包裝回收、服務(wù)態(tài)度等方面的情況，若出現(xiàn)差錯，要求及時補(bǔ)償，并追究責(zé)任，限時整改。

對采購員實(shí)行限額領(lǐng)用支票制度和限時報(bào)帳制度。采購員當(dāng)天領(lǐng)用的支票需當(dāng)天交回；核算員要每天檢查支票領(lǐng)用和報(bào)銷情況；要嚴(yán)禁公款私用。為杜絕公款私用，配送中心未領(lǐng)用備用金，由采購員墊付，辦妥所有手續(xù)后再報(bào)帳。

三、集中配送所帶來的效益

由于把所有的物資集中在一個部門操辦，采購量相對較大，所帶來的效益也比較明顯，許多物品的價(jià)格都呈下降趨勢，如肉類，光我校本部的餐廳，與去年相比，全精肉下降0.20元/斤,夾心精肉下降0.30元/斤,肉末下降0.40元/斤,大排下降0.70元/斤,雜排下降0.40元/斤膘油下降0.45元/斤,椐統(tǒng)計(jì)，光肉類一年就降低進(jìn)價(jià)四萬多元。

還有清衛(wèi)用品，常用的掃帚、紙籮、簸箕、拖把、水桶、橡膠手套、垃圾袋等,在去年的基礎(chǔ)上，又全部降了價(jià)。后勤總公司住宿公司在今年九月開學(xué)時進(jìn)的一批清衛(wèi)用品統(tǒng)計(jì)，比原先降低成本近二千元。

味精，集中配送前，每箱100元，現(xiàn)在每箱82元，后勤總公司飲服公司每年要用1500箱，一年能降低成本27000元。

還有招投標(biāo)采購的新生床上用品，每樣用品都有不同程度的下降，每套下降27元。今年我校的新生床上用品(不含錢江學(xué)院)比去年降低八萬多元。分體式空調(diào)，在去年的基礎(chǔ)上，今年又每臺降低100元，今年購買的空調(diào)比去年省下近三萬元。而空調(diào)的價(jià)格與市場價(jià)相比，每臺要差1000元左右，這類物資的采購更能體現(xiàn)集中采購的優(yōu)勢。

集中配送的優(yōu)勢還體現(xiàn)在，許多客戶愿意和我們做生意，因?yàn)楹鸵粋€校區(qū)做，很有可能和7—8個校區(qū)做，不用再化精力去談生意。進(jìn)貨量大后，雖然價(jià)格有所下降，但薄利多銷，商家還是有利可圖。而從我們的角度來說，談生意的客商多了，選擇的余地就大，也能迫使商家讓利，降低進(jìn)價(jià)。

幾點(diǎn)思考：

1、要做好配送工作，必須有一套規(guī)范的、完整的制度。一項(xiàng)好的制度，可以約束人的行為,可以避免金錢和物質(zhì)的誘惑,可以抵御拜金主義、享樂主義等腐朽思想的腐蝕。采購工作中，不能單獨(dú)談業(yè)務(wù)，不能單獨(dú)采購。現(xiàn)在社會上比較流行的做法是：當(dāng)客戶談定價(jià)格，買好物品后，開發(fā)票時會問你，發(fā)票怎么開?這是相當(dāng)大的一個誘惑,發(fā)票開高的余額就用現(xiàn)金返還給你，就可以作為個人的不當(dāng)?shù)美６鴨为?dú)談業(yè)務(wù)，尤其是大宗物品，貓膩更大,也更易出問題。我校也好，其他學(xué)校也好，都有過這方面的教訓(xùn)。因而在制度中要明確規(guī)定，不能單獨(dú)談業(yè)務(wù)，不能單獨(dú)采購。各級領(lǐng)導(dǎo)和各個部門要對此進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)苗頭，要及時予以制止，也可列入后勤總公司監(jiān)控范圍。在采購發(fā)票中也可簽上二個人的名字，注名是采購員或經(jīng)辦人。

2、與經(jīng)濟(jì)工作打交道，不但要有一套好的制度，更要有一支思想健康、作風(fēng)過硬的隊(duì)伍。制度和人是事物的二個方面，相輔相成。好的制度如沒有人去執(zhí)行也是一句空話。黨和國家在選拔干部時，歷來強(qiáng)調(diào)德才兼?zhèn)?，把德放在第一位是很有道理的。有一套好的制度，而管理者不?zhí)行，我行我素，自行一套，結(jié)果犯了不該犯的錯誤。在有一套完整的制度的前提下，人就是最重要的因素。優(yōu)秀員工要優(yōu)先選派到該部門，以優(yōu)化該隊(duì)伍的素質(zhì)。

3、集中配送是后勤總公司領(lǐng)導(dǎo)的一個重大決策，要集中配送也是由多種因素促成的。在經(jīng)過一年多時間的操作后，配送中心感到成本過大，主要原因在于我校校區(qū)小而散，形不成規(guī)模效益。集中配送除其他因素外，經(jīng)濟(jì)效益也是應(yīng)該考慮的一個因素。但目前在實(shí)際操作中，許多零散的、少量的物品都由配送中心操作，而且要分送各個校區(qū)，有時物品的成本還不如運(yùn)費(fèi)高，如不送去，又要考慮到及時率，尤其是維修及時率。有時一點(diǎn)點(diǎn)東西送過去，可能使用部門也有想法，這么點(diǎn)東西用車送一趟一點(diǎn)都不講成本核算，真浪費(fèi)。有時，配送工作處于兩難之中。一個較好的做法是抓大放小，統(tǒng)一核算。即大的、數(shù)量多的物品由配送中心集中購買，其他小的、零散的物品由各部門自行操作，到配送做帳。餐飲、住宿的所有物品，物業(yè)的紙張、清衛(wèi)用品、燈泡、日光燈管納入可以配送范圍，其他納入自購范圍，由各個部門自行操作，到配送做帳，配送起到監(jiān)督作用。