文化活動(dòng)項(xiàng)目管理

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摘要目前在我國(guó)舉行的大型文化活動(dòng)項(xiàng)目不斷增多，商業(yè)化運(yùn)作程度也在不斷加深，參與活動(dòng)的人數(shù)和涉及的經(jīng)濟(jì)單位也在增加，從而使存在的風(fēng)險(xiǎn)也在增加。如何對(duì)大型文化活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、防范以及管理，對(duì)提高其服務(wù)的質(zhì)量、水平和顧客的滿意度，有著很重要的作用。

關(guān)鍵詞文化活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

在國(guó)外，文化活動(dòng)被定義為“特殊活動(dòng)”的一種，是面向所需要的資源和事先界定的目標(biāo)所做的有組織的工作，一種有預(yù)算和時(shí)間進(jìn)度的獨(dú)特（因而具有風(fēng)險(xiǎn)）事業(yè)，具有與項(xiàng)目共同的特點(diǎn)，如明確的目標(biāo)、確定的范圍、一次性、受特定的資源約束等。當(dāng)然也具有自身的特殊性，如內(nèi)容的特殊、支出的集中與失敗的不可挽回且負(fù)面影響大等。在20世紀(jì)80~90年代，國(guó)際上把某些基本活動(dòng)設(shè)定一個(gè)模式，形成了今天我們所熟悉的活動(dòng)行業(yè),并且還有相應(yīng)的共同體，如國(guó)際節(jié)日與活動(dòng)協(xié)會(huì)（InternationalFestivalandEventsAssociation,IFEA）、國(guó)際特殊活動(dòng)協(xié)會(huì)（InternationalSpecialEventsSo?鄄ciety,ISES）等。

文化活動(dòng)項(xiàng)目如果有著良好的組織與運(yùn)作方式，將會(huì)在社會(huì)、文化、經(jīng)濟(jì)、政治各方面產(chǎn)生積極影響。如從2000年在舟山舉辦的國(guó)際沙雕節(jié)，就吸引了來自美、歐、日等國(guó)的許多沙雕愛好者與藝術(shù)家，更吸引了成千上萬的旅游者，收到了良好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。但是，項(xiàng)目的舉辦并不是事事如人所愿，還有可能產(chǎn)生意想不到的后果，甚至是災(zāi)難性的問題：密云游園會(huì)因游人擁擠而發(fā)生的特別重大突發(fā)傷亡事件；“法蘭西巡邏兵”北京飛行表演由于天氣原因被取消；“中國(guó)陵川2004年戶外運(yùn)動(dòng)邀請(qǐng)賽”因參賽選手死傷而緊急停賽；“2004上海金茂大廈國(guó)際跳傘表演”發(fā)生運(yùn)動(dòng)員摔傷等，都已經(jīng)成為我們心中的夢(mèng)魘。所以，如何避免以后再發(fā)生類似的問題，識(shí)別出其中的風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施，應(yīng)該提上研究與實(shí)踐的日程。

1文化活動(dòng)項(xiàng)目可能存在的風(fēng)險(xiǎn)類型

風(fēng)險(xiǎn)就是活動(dòng)消極的、人們不希望的后果發(fā)生的潛在可能性。人們說所有項(xiàng)目管理都是風(fēng)險(xiǎn)管理，文化活動(dòng)項(xiàng)目也是如此，特定的場(chǎng)地、擁擠的人群、狂歡的氣氛都是風(fēng)險(xiǎn)潛在的地方。可以說，風(fēng)險(xiǎn)存在于文化活動(dòng)項(xiàng)目的各個(gè)部分，具體而言有：①政治文化與宗教民俗風(fēng)險(xiǎn)；②商業(yè)運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)。如資源供應(yīng)、資金問題、活動(dòng)質(zhì)量、新藝術(shù)形式的不明前景等；③管理的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目決策不當(dāng)、中途倉促進(jìn)行各種變更以及變換負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致項(xiàng)目范圍項(xiàng)目計(jì)劃的變更。項(xiàng)目目標(biāo)不明確、缺乏溝通、組織機(jī)構(gòu)不當(dāng)、后勤保障管理不當(dāng)?shù)龋虎苓\(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。運(yùn)輸、停放和公共交通都存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)，如運(yùn)輸中意外事件的發(fā)生，演出設(shè)備在運(yùn)輸途中可能受損等；⑤健康和安全風(fēng)險(xiǎn)。擁擠的觀眾、嘉賓、演藝人員的活動(dòng)地點(diǎn)，臨時(shí)工作人員、志愿者的工作經(jīng)驗(yàn)不足，數(shù)量少而又年久失修的安全設(shè)施、陡峭的橋梁和復(fù)雜的地形等都是安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方；⑥不可抗力風(fēng)險(xiǎn)。戰(zhàn)爭(zhēng)、恐怖襲擊、傳染病的爆發(fā)、天氣的突變等；⑦履約風(fēng)險(xiǎn)。合作雙方缺乏經(jīng)驗(yàn)、雙方權(quán)責(zé)不明中可能存在糾紛，因意外事故導(dǎo)致對(duì)方不能如期履行合約等；⑧環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。工作人員不按照衛(wèi)生環(huán)保的要求，不按環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作、大型活動(dòng)產(chǎn)生的污水與廢物對(duì)當(dāng)?shù)丨h(huán)境的破壞。

2目前我國(guó)文化活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理情況

我國(guó)文化活動(dòng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理基本處于以經(jīng)驗(yàn)管理為主的狀態(tài)，缺乏先進(jìn)理論指導(dǎo)。風(fēng)險(xiǎn)管理方面的標(biāo)準(zhǔn)化文件雖已形成，但主要應(yīng)用在企業(yè)和銀行系統(tǒng)中，在活動(dòng)項(xiàng)目中運(yùn)用不多。活動(dòng)項(xiàng)目管理的第一套叢書于2002年10月第一次出版，包括《國(guó)際性大型活動(dòng)管理》、《項(xiàng)目籌資活動(dòng)管理》、《大型活動(dòng)項(xiàng)目管理》等，對(duì)活動(dòng)項(xiàng)目管理有開創(chuàng)之功，但缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)研究。政府部門對(duì)活動(dòng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)主體實(shí)行的是“誰審批誰負(fù)責(zé)”的制度。整體而言，我國(guó)活動(dòng)行業(yè)在現(xiàn)代風(fēng)險(xiǎn)管理思想和技術(shù)的運(yùn)用上起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，尚有較大的差距,主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）內(nèi)控體制不健全、風(fēng)險(xiǎn)管理組織結(jié)構(gòu)不完善，還沒有形成現(xiàn)代意義上的獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)管理部門和管理體系。相對(duì)于國(guó)際上對(duì)活動(dòng)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)控體制的要求，還顯得落后。

（2）風(fēng)險(xiǎn)量化管理的不足。量化管理和模型化是西方發(fā)達(dá)國(guó)家風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)上的重要發(fā)展趨勢(shì)。目前，我國(guó)活動(dòng)行業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)量化管理方面還非常薄弱。

（3）管理人才嚴(yán)重匱乏。活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是一門技術(shù)性非常強(qiáng)、非常復(fù)雜的新興管理學(xué)科。要求從事風(fēng)險(xiǎn)管理的人員必須具備很高的素質(zhì)，經(jīng)受過嚴(yán)格的專業(yè)訓(xùn)練，否則將很難理解業(yè)務(wù)和產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)，更難采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范措施。

（4）我國(guó)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)不健全，能承辦活動(dòng)項(xiàng)目，并能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的機(jī)構(gòu)不多。

3文化活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

風(fēng)險(xiǎn)管理是使活動(dòng)組織者在風(fēng)險(xiǎn)最低的前提下，追求收益最大化;或在收益一定的前提下，追求風(fēng)險(xiǎn)最小化。它也是一種機(jī)制，通過這種機(jī)制我們可以發(fā)現(xiàn)、評(píng)估主要的風(fēng)險(xiǎn)，然后制訂、實(shí)施相應(yīng)的對(duì)策，使風(fēng)險(xiǎn)控制在所能接受的范圍內(nèi)。風(fēng)險(xiǎn)管理是文化活動(dòng)項(xiàng)目管理的重要組成部分，建立高效的風(fēng)險(xiǎn)管理體系是確保活動(dòng)行業(yè)健康良性發(fā)展的基礎(chǔ)。

3.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)價(jià)

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包括確定風(fēng)險(xiǎn)來源、風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的條件、描述其風(fēng)險(xiǎn)特征和確定哪些事件有可能影響本項(xiàng)目。進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，首先便是信息源問題，信息源有主觀和客觀兩種：客觀的信息源，包括過去活動(dòng)項(xiàng)目中記錄的經(jīng)驗(yàn)和表示當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)行情況的文件，如WBS計(jì)劃分析等；主觀的信息源是基于有經(jīng)驗(yàn)的專家的經(jīng)驗(yàn)判斷。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法代表性的有如下七種：

⑴征詢意見法。征詢意見時(shí)可采取座談會(huì)方式，運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴”，鼓勵(lì)參與，阻止批評(píng)，漫談項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，而項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)此全面的記錄并加以冷靜的思考，綜合的分析，以去粗取精、去偽存真。也可采取專家調(diào)查的方式，但為避免項(xiàng)目經(jīng)理聽到的僅限于一兩個(gè)專家的意見的弊端，最好和座談的方式結(jié)合起來。

⑵流程圖法。流程圖方法首先要建立一個(gè)工程項(xiàng)目的總流程圖與各分流程圖，它們要來展示項(xiàng)目實(shí)施的全部活動(dòng)。流程圖可用網(wǎng)絡(luò)圖來表示，也可以用WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）來表示。

⑶現(xiàn)場(chǎng)視察法。在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別階段，風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的視察非常重要。它能察覺到一些技術(shù)分析所不能預(yù)測(cè)到的風(fēng)險(xiǎn)。特別是文化演出項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理應(yīng)通過直接觀察現(xiàn)場(chǎng)的各種設(shè)施及各種操作，以能夠識(shí)別更多、更細(xì)致的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

⑷計(jì)算機(jī)模擬法。這種方法應(yīng)仔細(xì)研究所有選項(xiàng)及其不確定性，而且在不同因素之間的關(guān)系相當(dāng)清楚時(shí)，此方法很適應(yīng)，但必須有可靠的相關(guān)量化數(shù)據(jù)。對(duì)于新建議可能給出誤導(dǎo)性的結(jié)果，且可信度尚不確定，這是它的缺點(diǎn)所在。

⑸回歸分析法。即根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)的分析來預(yù)測(cè)未來，盡管這種方法提示風(fēng)險(xiǎn)的絕對(duì)量可能比別的方法要少一些，但可以識(shí)別其他方法所不能發(fā)現(xiàn)的某些風(fēng)險(xiǎn)。

⑹環(huán)境分析法。項(xiàng)目的環(huán)境包括活動(dòng)參加者、活動(dòng)演出者、競(jìng)爭(zhēng)者、政府管理者。在分析項(xiàng)目環(huán)境時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮它們相互聯(lián)系的特征和穩(wěn)定性。

運(yùn)用上述方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別后，應(yīng)把結(jié)果整理出來，寫成書面文件，為風(fēng)險(xiǎn)分析的其余步驟和風(fēng)險(xiǎn)管理做準(zhǔn)備。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果應(yīng)包含以下內(nèi)容：風(fēng)險(xiǎn)來源及風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的條件、風(fēng)險(xiǎn)的分類或分組、風(fēng)險(xiǎn)癥狀等，如果發(fā)現(xiàn)其做得不夠詳細(xì)則應(yīng)進(jìn)一步完善。同時(shí)，要進(jìn)行對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，將注意力轉(zhuǎn)向包括項(xiàng)目所有階段的總體風(fēng)險(xiǎn)，各風(fēng)險(xiǎn)之間的相互影響、相互作用以及對(duì)項(xiàng)目的總體影響，項(xiàng)目主體對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承受能力上來。

3.2風(fēng)險(xiǎn)處理對(duì)策

一般在活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中有四種風(fēng)險(xiǎn)處理的對(duì)策：風(fēng)險(xiǎn)回避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)自留。每一種都有側(cè)重點(diǎn)及各自的優(yōu)劣勢(shì)，因而在實(shí)際操作中具體采用哪一種方法，取決于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的具體形勢(shì)。

⑴風(fēng)險(xiǎn)回避。回避能消除風(fēng)險(xiǎn)因素，放棄項(xiàng)目是最徹底的回避風(fēng)險(xiǎn)的辦法。但是徹底地放棄也會(huì)帶來一些負(fù)面效應(yīng)，如丟掉了發(fā)展的機(jī)會(huì)，窒息了項(xiàng)目有關(guān)方面的創(chuàng)造力等。而且，對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目實(shí)行改變或放棄的處理，一般來說付出的代價(jià)是極為高昂的，所以，采取回避策略、最好在項(xiàng)目活動(dòng)尚未實(shí)施時(shí)。

⑵風(fēng)險(xiǎn)減輕。此策略的目標(biāo)是降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減少后果的不利影響，采用的方法很多，如教育法、程序法等。教育法即對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)管理教育，這是很必要的，因?yàn)轫?xiàng)目管理人員和所有其他有關(guān)各方面的行為不當(dāng)都會(huì)構(gòu)成項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素。而程序法就是以制度化的方式從事項(xiàng)目活動(dòng)，以減少不必要的損失。由活動(dòng)項(xiàng)目管理班子制定的各種管理計(jì)劃、方針和監(jiān)督檢查制度一般都反映項(xiàng)目活動(dòng)的客觀規(guī)律性，違反了這些規(guī)律性，就會(huì)犯錯(cuò)誤。因此，對(duì)于規(guī)章制度、項(xiàng)目參與人員都應(yīng)認(rèn)真的執(zhí)行。此外，還可在項(xiàng)目的組成結(jié)構(gòu)上下功夫，增加可供選用的行動(dòng)方案數(shù)目，提高項(xiàng)目各組成部分的可靠性，從而減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。當(dāng)然這也會(huì)相應(yīng)的增加項(xiàng)目的復(fù)雜性與成本，進(jìn)而也可能增加風(fēng)險(xiǎn)。

⑶風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)又叫合伙分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，其目的是通過借用合同或協(xié)議，在風(fēng)險(xiǎn)事故一旦發(fā)生時(shí)將損失的一部分轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目以外的第三方身上。值得注意的是，轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)是不能降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和減少風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的總的損失的，采用這種策略所付出的代價(jià)大小取決于風(fēng)險(xiǎn)大小。當(dāng)項(xiàng)目的資源有限，不能實(shí)行減輕和預(yù)防策略，或風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率不高，但潛在的損失或損害很大時(shí)可采用此策略。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)主要有出售、發(fā)包、開脫責(zé)任合同、保險(xiǎn)與擔(dān)保等。

3.3風(fēng)險(xiǎn)自留

風(fēng)險(xiǎn)自留是由企業(yè)或工程項(xiàng)目自身承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，承擔(dān)方式是以自身的風(fēng)險(xiǎn)自留基金來保障，所以，可以把風(fēng)險(xiǎn)自留視為一種風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)對(duì)策。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是否自留的判斷準(zhǔn)則如下：自留費(fèi)用低于保險(xiǎn)人的附加保費(fèi)；項(xiàng)目的期望損失低于保險(xiǎn)公司的估計(jì)；項(xiàng)目有許多風(fēng)險(xiǎn)單位；項(xiàng)目的最大潛在損失與最大預(yù)期損失較小；短期內(nèi)項(xiàng)目有承受項(xiàng)目預(yù)期最大損失的能力；費(fèi)用和損失支付分布于很長(zhǎng)的時(shí)間里，因而導(dǎo)致很大的機(jī)會(huì)成本。

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