文化活動項目管理

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摘要目前在我國舉行的大型文化活動項目不斷增多，商業化運作程度也在不斷加深，參與活動的人數和涉及的經濟單位也在增加，從而使存在的風險也在增加。如何對大型文化活動項目進行風險的識別、防范以及管理，對提高其服務的質量、水平和顧客的滿意度，有著很重要的作用。

關鍵詞文化活動項目風險管理

在國外，文化活動被定義為“特殊活動”的一種，是面向所需要的資源和事先界定的目標所做的有組織的工作，一種有預算和時間進度的獨特（因而具有風險）事業，具有與項目共同的特點，如明確的目標、確定的范圍、一次性、受特定的資源約束等。當然也具有自身的特殊性，如內容的特殊、支出的集中與失敗的不可挽回且負面影響大等。在20世紀80~90年代，國際上把某些基本活動設定一個模式，形成了今天我們所熟悉的活動行業,并且還有相應的共同體，如國際節日與活動協會（InternationalFestivalandEventsAssociation,IFEA）、國際特殊活動協會（InternationalSpecialEventsSo?鄄ciety,ISES）等。

文化活動項目如果有著良好的組織與運作方式，將會在社會、文化、經濟、政治各方面產生積極影響。如從2000年在舟山舉辦的國際沙雕節，就吸引了來自美、歐、日等國的許多沙雕愛好者與藝術家，更吸引了成千上萬的旅游者，收到了良好的社會效益與經濟效益。但是，項目的舉辦并不是事事如人所愿，還有可能產生意想不到的后果，甚至是災難性的問題：密云游園會因游人擁擠而發生的特別重大突發傷亡事件；“法蘭西巡邏兵”北京飛行表演由于天氣原因被取消；“中國陵川2004年戶外運動邀請賽”因參賽選手死傷而緊急停賽；“2004上海金茂大廈國際跳傘表演”發生運動員摔傷等，都已經成為我們心中的夢魘。所以，如何避免以后再發生類似的問題，識別出其中的風險，并采取相應的措施，應該提上研究與實踐的日程。

1文化活動項目可能存在的風險類型

風險就是活動消極的、人們不希望的后果發生的潛在可能性。人們說所有項目管理都是風險管理，文化活動項目也是如此，特定的場地、擁擠的人群、狂歡的氣氛都是風險潛在的地方。可以說，風險存在于文化活動項目的各個部分，具體而言有：①政治文化與宗教民俗風險；②商業運作風險。如資源供應、資金問題、活動質量、新藝術形式的不明前景等；③管理的風險。項目決策不當、中途倉促進行各種變更以及變換負責人，導致項目范圍項目計劃的變更。項目目標不明確、缺乏溝通、組織機構不當、后勤保障管理不當等；④運輸風險。運輸、停放和公共交通都存在潛在的風險，如運輸中意外事件的發生，演出設備在運輸途中可能受損等；⑤健康和安全風險。擁擠的觀眾、嘉賓、演藝人員的活動地點，臨時工作人員、志愿者的工作經驗不足，數量少而又年久失修的安全設施、陡峭的橋梁和復雜的地形等都是安全風險存在的地方；⑥不可抗力風險。戰爭、恐怖襲擊、傳染病的爆發、天氣的突變等；⑦履約風險。合作雙方缺乏經驗、雙方權責不明中可能存在糾紛，因意外事故導致對方不能如期履行合約等；⑧環境風險。工作人員不按照衛生環保的要求，不按環境衛生標準執行工作、大型活動產生的污水與廢物對當地環境的破壞。

2目前我國文化活動風險管理情況

我國文化活動項目的風險管理基本處于以經驗管理為主的狀態，缺乏先進理論指導。風險管理方面的標準化文件雖已形成，但主要應用在企業和銀行系統中，在活動項目中運用不多。活動項目管理的第一套叢書于2002年10月第一次出版，包括《國際性大型活動管理》、《項目籌資活動管理》、《大型活動項目管理》等，對活動項目管理有開創之功，但缺乏對風險管理的系統研究。政府部門對活動項目的風險承擔主體實行的是“誰審批誰負責”的制度。整體而言，我國活動行業在現代風險管理思想和技術的運用上起步較晚，與發達國家相比，尚有較大的差距,主要體現在以下幾方面：

（1）內控體制不健全、風險管理組織結構不完善，還沒有形成現代意義上的獨立的風險管理部門和管理體系。相對于國際上對活動管理機構內控體制的要求，還顯得落后。

（2）風險量化管理的不足。量化管理和模型化是西方發達國家風險管理技術上的重要發展趨勢。目前，我國活動行業在風險量化管理方面還非常薄弱。

（3）管理人才嚴重匱乏。活動項目風險管理是一門技術性非常強、非常復雜的新興管理學科。要求從事風險管理的人員必須具備很高的素質，經受過嚴格的專業訓練，否則將很難理解業務和產品的風險性質，更難采取適當的風險防范措施。

（4）我國中介服務機構不健全，能承辦活動項目，并能有效進行風險管理的機構不多。

3文化活動項目風險應對措施

風險管理是使活動組織者在風險最低的前提下，追求收益最大化;或在收益一定的前提下，追求風險最小化。它也是一種機制，通過這種機制我們可以發現、評估主要的風險，然后制訂、實施相應的對策，使風險控制在所能接受的范圍內。風險管理是文化活動項目管理的重要組成部分，建立高效的風險管理體系是確保活動行業健康良性發展的基礎。

3.1風險識別與評價

風險識別包括確定風險來源、風險產生的條件、描述其風險特征和確定哪些事件有可能影響本項目。進行風險識別，首先便是信息源問題，信息源有主觀和客觀兩種：客觀的信息源，包括過去活動項目中記錄的經驗和表示當前項目進行情況的文件，如WBS計劃分析等；主觀的信息源是基于有經驗的專家的經驗判斷。風險識別方法代表性的有如下七種：

⑴征詢意見法。征詢意見時可采取座談會方式，運用“頭腦風暴”，鼓勵參與，阻止批評，漫談項目風險，而項目經理應對此全面的記錄并加以冷靜的思考，綜合的分析，以去粗取精、去偽存真。也可采取專家調查的方式，但為避免項目經理聽到的僅限于一兩個專家的意見的弊端，最好和座談的方式結合起來。

⑵流程圖法。流程圖方法首先要建立一個工程項目的總流程圖與各分流程圖，它們要來展示項目實施的全部活動。流程圖可用網絡圖來表示，也可以用WBS（工作分解結構）來表示。

⑶現場視察法。在風險識別階段，風險經理對現場的視察非常重要。它能察覺到一些技術分析所不能預測到的風險。特別是文化演出項目，風險經理應通過直接觀察現場的各種設施及各種操作，以能夠識別更多、更細致的潛在風險。

⑷計算機模擬法。這種方法應仔細研究所有選項及其不確定性，而且在不同因素之間的關系相當清楚時，此方法很適應，但必須有可靠的相關量化數據。對于新建議可能給出誤導性的結果，且可信度尚不確定，這是它的缺點所在。

⑸回歸分析法。即根據以往經驗的分析來預測未來，盡管這種方法提示風險的絕對量可能比別的方法要少一些，但可以識別其他方法所不能發現的某些風險。

⑹環境分析法。項目的環境包括活動參加者、活動演出者、競爭者、政府管理者。在分析項目環境時，應重點考慮它們相互聯系的特征和穩定性。

運用上述方法進行風險識別后，應把結果整理出來，寫成書面文件，為風險分析的其余步驟和風險管理做準備。風險識別的結果應包含以下內容：風險來源及風險產生的條件、風險的分類或分組、風險癥狀等，如果發現其做得不夠詳細則應進一步完善。同時，要進行對這個項目的風險進行風險評價，將注意力轉向包括項目所有階段的總體風險，各風險之間的相互影響、相互作用以及對項目的總體影響，項目主體對風險的承受能力上來。

3.2風險處理對策

一般在活動項目風險管理中有四種風險處理的對策：風險回避、風險減輕、風險轉移、風險自留。每一種都有側重點及各自的優劣勢，因而在實際操作中具體采用哪一種方法，取決于項目風險的具體形勢。

⑴風險回避。回避能消除風險因素，放棄項目是最徹底的回避風險的辦法。但是徹底地放棄也會帶來一些負面效應，如丟掉了發展的機會，窒息了項目有關方面的創造力等。而且，對正在進行的項目實行改變或放棄的處理，一般來說付出的代價是極為高昂的，所以，采取回避策略、最好在項目活動尚未實施時。

⑵風險減輕。此策略的目標是降低風險發生的可能性或減少后果的不利影響，采用的方法很多，如教育法、程序法等。教育法即對有關人員進行風險和風險管理教育，這是很必要的，因為項目管理人員和所有其他有關各方面的行為不當都會構成項目風險因素。而程序法就是以制度化的方式從事項目活動，以減少不必要的損失。由活動項目管理班子制定的各種管理計劃、方針和監督檢查制度一般都反映項目活動的客觀規律性，違反了這些規律性，就會犯錯誤。因此，對于規章制度、項目參與人員都應認真的執行。此外，還可在項目的組成結構上下功夫，增加可供選用的行動方案數目，提高項目各組成部分的可靠性，從而減少風險發生的可能性。當然這也會相應的增加項目的復雜性與成本，進而也可能增加風險。

⑶風險轉移。轉移風險又叫合伙分擔風險，其目的是通過借用合同或協議，在風險事故一旦發生時將損失的一部分轉移到項目以外的第三方身上。值得注意的是，轉移風險是不能降低風險發生的概率和減少風險所導致的總的損失的，采用這種策略所付出的代價大小取決于風險大小。當項目的資源有限，不能實行減輕和預防策略，或風險發生頻率不高，但潛在的損失或損害很大時可采用此策略。轉移風險主要有出售、發包、開脫責任合同、保險與擔保等。

3.3風險自留

風險自留是由企業或工程項目自身承擔風險，承擔方式是以自身的風險自留基金來保障，所以，可以把風險自留視為一種風險的財務對策。項目風險是否自留的判斷準則如下：自留費用低于保險人的附加保費；項目的期望損失低于保險公司的估計；項目有許多風險單位；項目的最大潛在損失與最大預期損失較小；短期內項目有承受項目預期最大損失的能力；費用和損失支付分布于很長的時間里，因而導致很大的機會成本。

參考文獻

1（澳）約翰·艾倫著.王增東，楊磊譯.大型活動項目管理[M].北京：機械工業出版社，2002

2白思俊主編.現代項目管理[M].北京：機械工業出版社，2002