會計電算化影響管理

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摘要:在信息技術日新月異的今天,會計電算化已成為會計工作發展的必然選擇。本文就電算化會計與手工會計在核算方法上進行了比較分析,簡要分析了兩者之間的差異,重點闡述了會計電算化對會計核算方法的影響和變革。

關鍵詞:會計電算化;核算方法;影響

前言

隨著經濟業務的發展,企業內外的信息使用者對會計信息的需求不僅在數量上有了大幅度的增加,而且在質量上要求有更高的精確度,并對會計信息的正確性、相關性、適應性和及時性提出了更高的要求。顯然手工條件下的會計處理已無法適應現代企業發展的要求,此時,會計電算化也就應運而生,并得以迅速發展。計算工具、存儲介質和工作模式的轉變,對傳統會計工作帶來了深刻的影響,并改變著傳統的會計工作。雖然目前會計電算化在我國企業中已經得到普及,而且在一些大中型企業中“網絡財務”的應用已十分成熟。但是,也還有相當一部分會計人員對電算化工作還只是停留在感性認識上,被動地實施著各項操作,造成了許多會計人員對電算化業務處理方式產生疑惑。

會計電算化是以計算機為主要工具,把當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱,是用計算機替代人工記賬、算賬、報賬以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的過程。由于會計電算化的實施,對手工條件下的會計核算方法、會計組織方式、內部控制等方面都產生了較大的影響,本文僅就會計電算化對會計核算方法的影響做一探討。

1會計電算化對會計核算方法的影響

會計核算方法,是連續、系統、全面地綜合反映會計對象所運用的察觀、計量、記錄的方法,包括設置賬戶、復式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查、編制會計報表等一系列專門方法。以下將分別論述實行會計電算化后對會計核算方法的影響。

1.1會計電算化對會計科目設置的影響

手工會計條件下,我們用到哪一個會計科目,直接寫出該會計科目的名稱即可,對科目代碼的要求并不是很嚴格。但是,實行電算化后,無論憑證的錄入、賬簿的登記,還是對賬、證表的查詢,凡是有會計科目的地方,我們就會使用科目代碼來代替科目名稱,從而使電算化會計中的會計核算體系較之手工會計核算更方便、更合理。因此可以說科目編碼方式的變化是會計電算化以后對會計實務最直接的影響之一。

另外,在電算化會計系統中,不僅會計科目要用到編碼,對操作人員、往來賬單位等也會用到編碼,更利于核算、查詢等工作的開展,從而利于管理人員的管理。例如電算化會計下,對往來輔助業務核算時,系統會依據往來單位的代碼進行勾兌,并可勾稽有關會計科目的相互關系。這樣就可以減輕會計人員的勞動強度,從而使會計人員有充分的時間考慮收賬、付款等策略,提供有用的信息給經營管理者。

1.2會計電算化對填制與審核憑證的影響

會計憑證是記錄經濟業務和明確經濟責任的書面證明,是記賬的依據。手工條件下,會計憑證按照填制程序的不同分為原始憑證和記賬憑證兩種。記賬憑證根據審核后的原始憑證編制,實行會計電算化后,這一基本程序仍不會改變,會計人員仍然是根據審核后的原始憑證將有關數據輸入計算機,完成記賬憑證的填制。但是,電算化的實行對手工條件下憑證的填制與審核產生了影響,表現在如下方面:①原始單據承載的信息量加大。在手工方式下信息的提供可以從不同的途徑獲得,而在計算機系統中,原始單據將成為資料的惟一入口。原始單據的錄入,將滿足各層次信息需要者的要求,這就要求原始單據中,承載更多的信息量。②記賬憑證添加了“科目代碼”欄。手工條件下,編制記賬憑證時直接寫出科目名稱即可,而在向計算機中錄入憑證時可以直接錄入各個科目的代碼,計算機根據代碼自動產生相應科目的名稱,這就大大提高了錄入速度。另外,電算化條件下,憑證要素和格式都是由會計人員事先按會計制度設定好,只要與制度不符合的憑證,計算機就會拒絕接受,這樣會促使會計憑證規范化程度得以進一步提高。③憑證中各數據項根據類型、范圍和勾稽關系可以進行有效控制,從而使一些不合規范的錄入不能輸入到計算機中。如會計分錄中的會計科目必須在設置的會計科目表中已經存在并且是最底層的明細科目,與手工會計條件下相比,更有利于會計科目規范化,更符合國家統一會計制度規定,根據當前科目的屬性確定是否具有某些項目,如往來單位、結算單據號碼等,這些輔助項目都可在記賬憑證中反映出來,與手工條件下記賬憑證相比,可以更方便的查詢有關輔助項目。在電算化條件下,憑證借貸方金額必須相等才能保存,在初始化設置中應事先確定憑證中供方或貸方必有或必無科目、非法對應科目等,編號可以自動連續,日期可以限制順序等。通過這些,在電算化條件下對于會計憑證的填制與審核,可以使會計憑證更加規范化,同時也可以降低會計憑證的差錯率。④手工條件下,會計憑證的生成都是由人工書寫來完成的,在電算化會計中會計憑證輸入模塊中一般的憑證處理都是由人工錄入來完成的,類似于手工條件下的處理。但是,大多數會計核算軟件都提供自動轉賬功能,即由計算機根據程序設計可自己生成所需憑證,它主要用于定期結轉損益、結轉有關稅金的賬務業務處理。⑤在記賬憑證發生錯誤時,兩種條件下的處理也有所不同,結賬前的處理類似,沒有太大的區別。在結賬后,手工條件下可采用劃線更正的方法,并需使原有字跡仍可辨認。在電算化條件下,有些核算軟件提供了反結賬的功能,可對已發生的錯誤憑證進行修改,并能刪除原錯誤憑證,或采用補充登記法或紅字沖銷法進行修改,我們提倡使用后面的兩種方法進行修改,而一般情況下不使用反結賬的方法修改。⑥鍵盤操作較之手工處理的“筆誤”更容易發生“誤操作”,因而“憑證填制”在操作功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟以進行正確性控制。⑦填制好的憑證同樣需要審核。由于在電算化會計中憑證是全部資料的惟一入口,即一般情況下只要憑證輸入正確,賬、表資料則一定正確對待,所以對于憑證的錄入、審核就顯得非常有必要。

2會計電算化對賬簿的影響

在手工會計登賬時,總賬由一名會計人員根據憑證匯總進行登賬,明細賬由另一名會計人員根據憑證平等登記入賬,月末檢查兩者是否相等。由于兩名會計在登記入賬時有可能發生錯誤,平行登賬就可以檢查錯誤。但在電算化會計中,總賬與明細賬均來源于記賬憑證,其他的處理均由計算機內部來完成的,而計算機的內部運算一般情況下是不可能發生錯誤的,所以在電算化會計中總賬恒等于明細賬,平行登賬的校驗功能在電算化會計中失去了在手工體條件下所起的作用,取而代之的是對數據輸入階段的控制,以保證數據處理的結果是正確可靠的。

2.1會計電算化對明細賬的影響

手工會計時,由于手工會計憑證查詢的單一性,所以采用復式記賬法,將會計資料進行分類、歸集,設置了明細賬,以便可以分賬戶查詢憑證。明細賬實際上就是將手工憑證按照科目重新將分錄錄抄寫一遍,既麻煩又可能出錯,而目的是為了核對和查詢方便。在電算化會計中憑證的查詢可以提供多種條件組合條件,且計算機處理快速準確,實行會計電算化后,消除了手工處理過程中重復抄錄、容易疲勞、易出錯、傳遞緩慢等不利條件,從而可以大大提高會計數據處理的效率和質量。

2.2會計電算化對賬簿的查詢的影響

使用計算機處理會計業務后,日常查賬工作變得易如反掌。一般的會計軟件都提供了強大的賬簿查詢功能,用戶可以根據需要輸入查詢條件,計算機會迅速地調出符合條件的賬簿資料在屏幕上顯示出來,這里的條件可以是一個,也可以幾個條件的組合。相對于手工會計條件下的查賬工作而言,用計算機查賬的工作量變得微乎其微,而查賬的效率和質量則是與手工條件下查賬工作是不可同日而語的。

2.3會計電算化對科目匯總與記賬憑證匯總的影響

科目匯總、原始憑證匯總的主要目的是減輕工作量和便于試算平衡。實行會計電算化后,登記賬簿之前可以“匯總”而是必須匯總。電算化系統可根據需要隨時對任意范圍的憑證進行匯總,匯總速度較快且準確,計算機不會因疏漏出現總賬與明細登記結果不一致的情況,因為在記賬之前系統已自動進行了“試算平衡”。

此外,原手工會計下,記總賬與記明細賬是分開進行的,主要目的是通過總賬與明細賬的相互核對以發現手工記賬或匯總過程中出現的差錯,電算化后,計算機記賬與匯總是不會發生差錯的,因此,電算化對于憑證的匯總主要目的是察看一下哪些憑證是否已經經過審核,是否已經記賬這樣一些工作,而不像手工會計條件下那樣起到核對的作用。

3會計電算化對對賬工作的影響

手工會計核算的對賬工作,一般可分為賬證核對、賬賬核對、賬表核對和賬時核對四個方面。在電算化條件下除賬實核對以外,其他三個方面的核對要求及核對方式都發生了變化:

3.1賬證核對,需進一步加強

記賬憑證和原始憑證的賬證核對應進一步加強,這是由于從原始憑證的歸集、整理、審核到填制記賬憑證,這一系列過程不是依靠人的處理來完成的,因此差錯必須會出現。同時由于計算機對資料的自動處理和共享調用,使記賬憑證向計算系統的錄入近乎是會計核算的惟一數據輸入環節。它的正確與否決定了后續其他各環節。另外,由于記賬憑證錄入后的其他各環節是自動完成的,就使人們對這些賬目資料失去了直接接觸的機會。所以,對于賬證核對應進一步加強,加大核對力度,以保證記賬憑證的處理是準確的。

3.2賬賬核對基本可以取消

對于錄入到計算機的記賬憑證進行總賬、明細賬、日記賬的登賬,因為這些工作是由計算機程序自動完成的,它們之間的資料是一致的,所以以核對為目的賬賬核對已經失去了原來的意義。

3.3賬表核對要區別對待

因為報表也是由計算機生成的,所以從理論上說一張報表設計并經過檢驗后應該是準確無誤的,自然也就是沒有必要進行“賬表核對”了。但是,由于各單位的業務情況是千差萬別的,各單位會計科目的設置也是有所不同的,這些因素使得報表填列公式缺乏規范性;還有報表公式編輯的完整性沒有絕對保障,所以對于賬表核對應區別對待:對于業務較穩定,電算化水平較高的企業賬表核對也失去了其最初的設置目的,反之,則仍有必要進行賬表核對。

4會計電算化對報表輸出的影響

在手工會計條件下,對于報表中的資料,一部分是財務人員從賬簿、其他報表上獲取,然后手工填入報表;還有一部分是根據基本資料進行計算,然后將結果填入報表,當報表中的一個數據出錯,整張報表都需重新計算,然后再填寫,手工條件下,編寫報表是一件費時、費工、費力的事情。

電算化條件下,一般的會計核算軟件中都有兩種編制報表的方法:一種是利用報表模塊編制,計算機利用已定義好的報表格式,取數公式自動的從賬務核算系統或其他會計核算系統中采集資料,生成所需的報表。另一方法是用戶可以自己定義報表格式、報表中的取數公式等項內容,這些資料也由計算機從賬務核算系統中取數,也由計算機來完成所需的報表編制工作。