小議企業會計檔案管理與應用
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摘要：會計檔案在企業管理中起著舉足輕重的作用，隨著我國市場經濟的發展，經濟和會計工作中不斷出現新情況、新問題，會計檔案管理和運用也就不可避免地出現了一些尷尬對峙。做為會計檔案管理人員，對于在工作中發現問題、想對策、提建議也就成了義不容辭的責任。
關鍵詞：會計檔案管理運用
一、會計檔案的作用
1.憑證作用。會計檔案如實記錄了企業資金周轉活動的全過程，利用它對于加強企業管理、開展專項工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。
2.依據作用。會計檔案又是會計分析和會計檢查的主要依據。利用它可以進行各項經濟指標的數量分析，并針對實際情況找出差距、發現問題最終提出改進工作的建議和措施。
3.史料作用。通過對歷年會計檔案的研究，發現生產經營和企業管理規律性特點，總結企業發展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計劃、決策。
二、會計檔案管理與實際運用間存在的問題與對策
筆者經過幾年對會計檔案的管理，認識到會計檔案管理與運用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：
1.帳簿與憑證的對應管理
現金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應的現金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應帳簿卻要獨自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據，這樣一來獨存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。
對策：配合帳簿的管理相應憑證順延管理至帳簿到期或業務結束。
2.會計檔案中其它類的工資、獎金的管理與實際
工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規定移出庫存而根據實際需要卻不能銷毀的尷尬。
這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協商解決。
3.財務機制資料與檔案裝具矛盾
自2003年始我公司的財會帳簿、報表等改用“用友”軟件機制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計檔案保管的裝具（標準A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。
對策：制作時即應考慮到今后數十年的保管方便。
4.延期收集的必需及問題
會計檔案的收集為第三年，即考慮到財務工作實際的需要，在本會計年度結束后，其當年產生的會計檔案由財務部門自行保管一年，以滿足其中未結事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進入檔案管理階段，這其中就有了一個實際問題—檔案的未及時收集（這是目前全國統一執行的歸檔例外），這樣經過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。
這就需要財務部門和檔案部門協同動作，財務部門要對所暫管的上年度會計檔案認真負責、嚴格管理；檔案部門也要經常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負責的認識和想法。
5.檔案到期可其中債權債務未了結
會計檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結的債權債務的原始憑證、明細賬應獨立抽出，另行立卷，列入“其它會計檔案”，由檔案部門保管到結清債權債務為止或未了結事項完結五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進行銷毀。
由此可見，會計檔案（尤其是會計憑證，因為其為源頭）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權債務關系是否結束等因素。
6.保管要兼顧檔案的證據作用、查考價值等因素
實際中，憑證的證據作用、查考價值是不會隨著債權債務關系的結束而結束的，對欠債不還的企業，哪怕已經列入呆賬，債權人也可以保持對其隨時追索的權力；而涉及經濟、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補。
因此，在保管期滿并已結清債權債務情況下，會計憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經濟、法律等多方面的作用是否已經結束，這里也蘊含著許多難以人為預料的因素。
7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑
首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續不斷地投入人力、物力、財力，建設檔案庫房、購買檔案設備、加強檔案管理，這對企業的經營管理來說，無疑是一個較重的負擔。其次，已過期的和未過期的會計檔案混同保管，難以區分保管價值，無法對重要會計檔案實行重點保管，從而影響檔案整體管理工作的質量和效果。
對于以上種種，不是檔案員本身可以單獨解決的，需要多方面的協調和動作，因此，這種尷尬對峙還會在相當長時期內存在。
會計檔案的建立和管理，無論對提高企業財務管理、工作質量、嚴格會計制度，還是發展企業經濟建設，都起著不可估量的作用。因此，我們檔案管理人員要在做好對其的管理中，發現新問題，進一步探索管理新模式，使會計檔案更好地為企業的改革與發展服務。真正做到，會計檔案放在檔案部門企業“放心”，財務人員“省心”，查找利用起來“舒心”。
