信息技術對檔案監管的意義

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正確處理傳統檔案館與數字檔案館之間的關系

傳統檔案館要重新確立其社會地位，使之具有競爭力、生命力，就必須賦予檔案館以新的內容，即在建設傳統檔案館的基礎上，加緊數字檔案館的建設，把數字檔案館合并在傳統檔案館的服務系統之中，使之成為檔案館的有機組成部分。一方面，檔案館要結合本館的資源特色，有計劃地開展數字化制作工作，提供網上服務。另一方面，要加強本館的現代化建設，運用信息技術和服務手段，大力開發網上信息資源，使用戶能夠在本館瀏覽到更多、更全面的信息資源，從而打破時空界限，用戶可以隨時隨地得到檔案館最優秀的服務。

重組檔案館的信息資源

首先，檔案館必須更新觀念。傳統觀念一直把收藏量作為評價檔案館的重要標志，現代信息技術的發展與應用，使一些大型檔案館的館藏優勢不再明顯。一張光盤能夠容納上千信息資源，充分利用網上信息資源可超越時空界限，建立全球性的虛擬館藏。其次，要重新修訂資源收集策略，確定傳統檔案與電子檔案的收藏比例。通過逐年增加電子檔案的專項經費，使館藏電子檔案比例逐步增加。再次，要加強網絡化、自動化建設，掌握信息技術，挖掘網絡信息資源。

提高檔案館管理水平

要提高整體管理水平可采用局域網技術，在館內建起局域網，及時獲得館內各部門和用戶的各種反饋信息，由館長及時決策、處理和解決各種問題，提高工作效率。在采編部門，可利用網絡技術，通過網絡及時與其他檔案館聯系，不僅可以了解更多信息，還可以進行交流，根據自身需要提出要求。

革新檔案館服務模式

現代信息技術的發展使檔案館傳統的用戶服務面臨危機。首先，在廣度和深度上，檔案館在為用戶提供信息服務方面無法與各種信息咨詢服務機構相媲美。其次，檔案館具有的資源優勢受到網絡資源的挑戰。要改變這種狀況，檔案館必須改革用戶服務模式。1）開展用戶自助式服務。數字檔案館，需要像Google一樣，后臺技術精妙無比，前臺卻簡明易用。檔案館可以像超市、自助銀行一樣，開展方便讀者的自助服務項目。用戶可以像是在超市自由地選擇自己所需產品一樣地享受在檔案館檢索信息、預約、復制等的服務。2）改組檔案館的機構。傳統檔案館的部門是按照文件類型或文件整序流程來設置機構。信息技術的廣泛運用使基礎技術服務部門更多的工作可由輔助人員擔任，專業人員可轉而從事或兼任用者服務工作，這樣有益于建設數字化的館藏資源，有益于開展全方位的信息服務。

配置檔案館復合型人才

目前，為順應時代潮流，檔案館需要復合型人才。一方面，引進大批既能充分掌握和熟練運用計算機技術、通信技術、網絡技術，同時又具備檔案館學知識和專業學科知識的復合型人才。另一方面，對在職館員進行繼續教育是檔案館發展的一項重要任務，在職館員可通過進修、報讀學位、學術研討會議、講座、短期培訓等形式提高自身的業務水平，努力使自己成為復合型的檔案館管理人才。

本文作者：王兵作者單位：山東濟寧市人場市場