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目前,我國事業單位的會計電算化已經取得了喜人成績,在基礎理論和實踐手段上都取得了較大發展,但不可否認,會計電算化的發展進程中依然存在著問題與不足,這嚴重影響了事業單位會計工作的辦事效率,因此,我們必須全面探究會計電算化中的不足和缺陷,并采取相關措施加以改進。筆者根據調查研究總結出,目前會計電算化中存在的問題主要表現在以下方面:
1.內部控制理念陳舊事業單位的會計工作從建國之初發展至今,經歷了手工記賬、電子表格手工賬、財務系統軟件管理等發展歷程,在這種發展變化中,會計工作的內部控制理念卻沒有發生相應的改變。當前,大部分事業單位依然未能建立完善的內部控制體系,對財務關賬、資金控制、內控管理等內容依然采取電子表格手工記賬的陳舊手段,無法有效應對信息系統舞弊、財務系統職責沖突等財政風險。
2.財務數據分析能力應用不足當前我國事業單位財務系統主要采用NC、SAP、ORACLE等體系,這些系統不僅包括傳統的會計核算功能,還包括目前最重要的財務數據分析功能,這些功能對于分析科研經費和事業單位的各類資金運行具有較強的實用性。目前事業單位為了確保會計工作的及時性、完整性和準確性,普遍比較重視輔助計算和會計核算等功能,對應用財務數據分析功能重視度不夠。
3.信息安全管理意識薄弱當前,我國大多數單位對財務信息系統安全不夠重視,大部分事業單位對局域網財務系統沒有設立單獨的主機,而是將會計人員的辦公計算機作為主機,這就導致主機運行負擔過重,使操作系統地崩潰風險系數增大,財務數據保密系數降低。此外,當前大多數事業單位的廣域網對密碼安全的重視度不夠。有些單位的會計管理系統甚至只有用戶名和密碼就可以順利登陸,導致事業單位財政系統存在極大的風險。
4.財務系統職責分離存在沖突事業單位的財務系統在權限設置中為每個用戶都安排了角色,并賦予其相關權限,如財務關賬權限、編制權限、審核權限等。但在實際操作中,事業單位對財務系統的權限分配不夠清晰,同一賬戶經常出現權限沖突,例如會計憑證審核的權限與編制權限常用同一賬戶登錄。財務系統權限職責的沖突,一方面可能導致事業單位出現財務舞弊行為,另一方面也增加了會計電算化內部控制的難度。
二、事業單位會計電算化的發展路徑
根據上述分析不難發現,目前事業單位會計電算化的現狀不容樂觀,會計電算化發展進程中存在的問題和不足,嚴重制約了事業單位會計工作的發展和完善,因此,積極探尋事業單位會計電算化的發展路徑,是當前會計工作急需解決的問題。筆者根據多年研究經驗,提出以下發展建議:
1.更新內部控制理念事業單位若要完善內部控制流程,就必須先制定合理的流程圖,梳理內部控制制度,并根據單位的實際情況和會計電算化進程,圍繞財務中心和資金活動制定合理的評價體系。不定期的監督和檢查財務中心內部控制系統的執行情況,針對其中的問題和不足及時做出調整。
2.提高財務數據分析能力事業單位在更新內部控制理念的同時,還應落實財務數據分析,提高事業單位會計從業人員的財務數據分析能力,并及時制定財務數據分析月報和季報,報告一方面要全面分析上一時期的財務數據,另一方面還要與去年同期財務狀況進行對比分析,及時發現問題并上報。
3.增強信息安全管理意識事業單位要推進會計電算化的發展就必須增強信息安全管理意識,采取相應措施強化密碼,可以要求用戶采用大小寫字母、數字、標點混合的形式設置密碼,同時要求密碼字符數不能太少,且每三個月必須更換一次密碼。同時,事業單位財務管理系統的管理員必須定期查閱系統日志,針對重要賬號多次登錄異常、關鍵賬號在單位外網登錄等情況及時調查和確認,情況嚴重地還應及時凍結賬戶,并上報有關部門,等待核實處理。
4.合理統籌財務系統職責分離事業單位在會計電算化發展中應該高度重視財務系統地職責分離,要求會計從業人員認真閱讀研究崗位職責說明書,明確每個崗位所承擔的任務和職責,在保證職責分離的情況下設置對應的賬號權限,并切實遵循“知所必須”的原則,確保用戶所擁有的權限與崗位相符合,避免過多或過少授予權限。
作者:王佩娟單位:鄭州市文物局