農業科研檔案管理認知

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1重要性

農業科技檔案是指在農業科研項目、設施、經費、試驗、人才、知識產權、成果轉化、政策法規等系統管理過程中，從考察、預備試驗到申請立項、執行、總結、結題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農業科研檔案，不僅記錄了農業科研的真實過程，也記錄了農業科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數據、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結經驗教訓、研究事物發展規律、從事發明創造、宣傳農業科技、普及農業科研成果等提供可靠的參考，是農業科研成果鑒定、專利申請、技術轉讓的重要依據，也是農業科研單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農業科研單位一項必不可少、具有較強專業性的工作。

2農業科研檔案管理的工作流程

農業科研檔案管理工作是對農業科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經常化、及時化，注重日積月累；整理是根據檔案的形成規律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學化、專業化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎性工作，首先應通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務的主要手段，應快捷化、實用化，講求服務效率和質量；編研開發是體現檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效。總之，科研檔案管理工作量大、面廣、專業性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統化的管理工作。

3存在的問題

3.1檔案收集不及時、不齊全

農業科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農業生產過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農業科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設計、生產過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。

3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低

根據國家《檔案法》的規定，科研單位應當設立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農業科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔助性工作，部分農業科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農業科研項目實施過程中，必然會產生大量的科研數據、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統和進行編研開發工作。目前，部分農業科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經濟效益，作為農業科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業務，而且要掌握一定的農業科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現代化辦公設備應用。但多數農業科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農業科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經專業培訓，這些因素在一定程度上制約了農業科研檔案管理工作的規范化。

4思考

4.1完善農業科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規范化的依據，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規范、檔案部門工作規范等。科研檔案工作制度是根據國家法律、法規，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責、檔案保密、檔案利用原則等所做的規定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執行的規范性文件[3]。科研文件管理規范包括農業科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規范包括檔案工作人員崗位職責、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規則、交接手續、檔案利用制度、內部資料管理制度等操作規范性文件。制度建設具有根本性、長期性、穩定性，檔案管理人員要認真學習檔案法律法規，掌握黨和國家對檔案事業發展的基本要求，并依據檔案法律法規，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。

4.2明確農業科技檔案的歸檔范圍

農業科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務書、委托書、開題（立項）報告，調研報告，方案論證和協議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數據、試驗報告、計算材料等以及設計文件、圖紙，關鍵技術、關鍵配方、工藝流程、技術路線和統計分析材料；研究階段的音像資料、技術說明、重要來往技術文件等。③總結鑒定驗收階段的研究工作總結、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應用意見、參加人員名單，技術鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應用證明材料等。⑤推廣應用階段的推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件。⑥生產定型階段的鑒定材料、轉讓合同、協議書、用戶反饋意見等有保存備查價值的材料。

4.3加強科研檔案人員業務培訓

農業科研檔案管理工作有較強的專業性，要求從業人員必須具備一定的政治理論水平和農業科學技術知識，以及檔案專業知識技能。現代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業知識、計算機操作技術和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓制度，開展業務培訓和職業教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農業科研檔案管理業務，熟練掌握計算機等現代化辦公設備的操作技術，提高農業科研檔案管理知識水平。其次要加強對農業科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業，具備檔案管理專業知識，熟悉農業科研業務知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經驗與改革發展的新要求結合起來，從舊傳統、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務的思想。各有關部門和各科研單位應建立獎勵機制，對政治思想好、責任心強、有創新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規定，泄露機密，造成工作損失者，應視其情節輕重，給予懲處。

4.4改進服務方式

農業科研檔案能夠為農業科研活動、生產開發等提供非常有價值的技術信息，從而創造良好的經濟效益和社會效益。檔案人員要主動分析和跟蹤農業科研動態，把握信息需求動向。同時，應熟悉已存檔案的情況，成為檔案管理的能手，以主動的姿態提供服務。在檔案利用形式上，要從實際出發，不斷完善服務方式和手段，特別是充分利用信息處理和網絡技術，建立快捷、實用的查詢檢索系統，以滿足農業科研工作者對技術檔案的需求，真正達到檔案管理的目的。