社會(huì)保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)下企業(yè)人事檔案管理

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摘要：企業(yè)職工人事檔案工作是離退休人員社會(huì)保障的基礎(chǔ)，文章從社會(huì)保障的完善在維護(hù)國家安定、社會(huì)穩(wěn)定的高度，簡(jiǎn)要介紹了企業(yè)人事檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，并針對(duì)性地提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；社會(huì)保障；人事檔案；對(duì)策探究

0引言

基于我國社會(huì)保障制度體系建設(shè)在維護(hù)國家安定、社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、保障全體公民安居樂業(yè)所擔(dān)當(dāng)?shù)闹匾鐣?huì)角色，文章分析了在我國社會(huì)保障體系建設(shè)及運(yùn)行當(dāng)中，仍然面臨諸多矛盾和問題，存在許多不盡人意的地方，尤其是企業(yè)人事檔案管理工作在社會(huì)保障體系建設(shè)中的不到位，引發(fā)了太多的糾紛，從而導(dǎo)致上訪、投訴案件的增多，給我國新常態(tài)下的社會(huì)穩(wěn)定造成影響。為此，筆者就此展開論述。

1當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

1．1企業(yè)改制導(dǎo)致職工檔案的管理缺失

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，改制企業(yè)的勞動(dòng)關(guān)系是否理順則成了重點(diǎn)和難點(diǎn)，有些改制企業(yè)在工作中忽視人事檔案的重要性，移交操作過于簡(jiǎn)單，如：有的改制企業(yè)把職工的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)以及人員名單交給社保部門就算完成改制任務(wù)，而遺留問題及改制時(shí)因該完善的工作往往用一句簡(jiǎn)單的“企業(yè)已改制，檔案已托管到社保”加以推諉。由于改制企業(yè)職工的人事檔案移交管理不到位，繼而出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：改制破產(chǎn)后企業(yè)職工人事檔案有的移交社保部門、有的移交主管部門、有的仍堆放在企業(yè)，有的干脆放在個(gè)人口袋里。然而檔案畢竟是個(gè)人的歷史資料，往往在關(guān)鍵時(shí)候體現(xiàn)它的作用。當(dāng)有政策出臺(tái)可享受優(yōu)惠而需要開證明時(shí)，問題就來了。檔案放在社保的，還可從社保開具房改貨幣化補(bǔ)貼證明、出國經(jīng)濟(jì)收人證明、購房經(jīng)濟(jì)收入證明、購房貸款證明等。但是對(duì)子女教育、工齡認(rèn)定、辦理遺屬供養(yǎng)生活費(fèi)等證明，由于社保部門本身畢竟沒有檔案管理這項(xiàng)職能，也沒有時(shí)間和精力將人事檔案管理工作細(xì)化到家，所以很多時(shí)候這樣的證明社保部門無法開具，給個(gè)人帶來一些不便和影響。可以說，由于改制破產(chǎn)企業(yè)職工檔案移交管理的不到位，給檔案所有人、社保部門造成許多不利的影響，而且給原本就承擔(dān)繁重工作任務(wù)的社保機(jī)構(gòu)帶來額外的負(fù)擔(dān)。

1．2特殊工種記錄不完善

根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，特殊工種審批統(tǒng)一由各級(jí)地方勞動(dòng)保障部門根據(jù)企業(yè)上報(bào)材料對(duì)從事特殊工種名稱、從事時(shí)間、公示結(jié)果、企業(yè)上報(bào)備案材料及本人檔案記載等情況進(jìn)行核對(duì)，并嚴(yán)格把好審核、審批關(guān)，對(duì)沒有原始檔案或原始檔案沒有記載特殊工種經(jīng)歷的，不得作為特殊工種提前退休依據(jù)。根據(jù)以上政策，勞動(dòng)障保部門審定特殊工種的重點(diǎn)也是唯一依據(jù)，是國家和各省所定的特殊工種目錄中從事某項(xiàng)工種記載的原始記錄，因此，對(duì)提前退休特殊工種的審批，檔案管理尤為重要，這項(xiàng)工作做好了，既能保護(hù)在特殊崗位上職工的合法權(quán)益，也能遏制企業(yè)違規(guī)辦理職工提前退休、審批把關(guān)不嚴(yán)、審批條件掌握不一，甚至違反規(guī)定審批的不良現(xiàn)象。綜上，原始檔案的管理成了維護(hù)職工合法權(quán)益、規(guī)范職工退休審批制度，促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的有力保證。目前由于改制企業(yè)或某些歷史原因，許多檔案遺失或檔案記錄不全。有的企業(yè)雖有檔案，也有記錄，但職工工作崗位轉(zhuǎn)換后，不及時(shí)記入檔案，很難保證檔案真實(shí)性與合法性；有的檔案記錄不全，工資單上反映特殊工種的補(bǔ)貼，不能證明職工自己從事的特殊工種職業(yè)崗位時(shí)間。所以說，改制企業(yè)職工檔案管理工作的缺位，將給特殊工種的認(rèn)定帶來巨大的困難。

1．3合同制職工檔案管理存在的問題

實(shí)行勞動(dòng)合同制是《勞動(dòng)法》的主要內(nèi)容，是加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)換的一項(xiàng)重大舉措，是企業(yè)人事制度建立，并與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的必然要求，也是企業(yè)實(shí)行人員聘任制度的必然途徑。實(shí)行聘用制后，雙方可以協(xié)商約定聘用時(shí)間，打破了以前以崗位定終身的用人制度，用工形式日趨靈活，人才流動(dòng)更加頻繁。但目前有些企業(yè)對(duì)合同制職工的檔案管理不規(guī)范，有的甚至無勞動(dòng)合同，對(duì)續(xù)聘、解聘、崗位調(diào)整、職務(wù)升遷、工資待遇、獎(jiǎng)懲尚無據(jù)可尋，致使用人單位與職工之間矛盾沖突常有發(fā)生。企業(yè)隨意解除合同，損害了職工的切身利益，在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)往往因職工與單位沒有一份完整的用工記錄，沒有勞動(dòng)合同，給勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁帶來麻煩，更是影響到了勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁的公正性。

2對(duì)策與措施

2．1加大宣傳力度，以提高全社會(huì)的共識(shí)

與社會(huì)保障體系建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程相比，企業(yè)人事檔案管理工作目前存在著一定的差距，表現(xiàn)在：社保信息提供不準(zhǔn)確、不及時(shí)；改制單位職工檔案不完整；人事檔案管理基礎(chǔ)工作較為薄弱；部門與部門之間存在差距等。這一方面影響了政策的貫徹落實(shí)，另一方面也影響了政府部門的形象。所以提高各單位及企業(yè)人事干部對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)尤為關(guān)鍵。只有從基礎(chǔ)抓起，保證各企業(yè)所提供檔案的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，才能保證在落實(shí)各項(xiàng)社會(huì)保障待遇及開展勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁等各項(xiàng)工作時(shí)的準(zhǔn)確、公正，更好地保障職工的合法權(quán)益。

2．2明確目標(biāo)任務(wù)、以突出工作重點(diǎn)為前提

一是加快社區(qū)檔案信息平臺(tái)建設(shè)。托管社保人員在檔案進(jìn)入社保后，由于從單位人轉(zhuǎn)向社會(huì)人，單位對(duì)職工推向社會(huì)就不再履行管理手續(xù)，而社保在收到“兩費(fèi)”后，就只停留在“兩費(fèi)”管理，而忽視了人員的其它管理，造成職工需要檔案時(shí)，無處可查，給職工本人和社保工作造成了許多麻煩。社區(qū)建立檔案信息平臺(tái)后，實(shí)現(xiàn)社區(qū)與社保計(jì)算機(jī)信息聯(lián)網(wǎng)，社保部門通過社區(qū)提供的各種信息，及時(shí)了解職工的生存狀況、健康狀況、工作變動(dòng)情況，以及其他有關(guān)信息，通過及時(shí)地歸檔，建立完整的個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫，為提供全面、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)特殊工種檔案的管理。涉及有特殊工種的用人企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)特殊工種管理檔案，將本企業(yè)職工從事特殊工種的名稱、從事特殊工種起止時(shí)間及變換工種（工作）崗位等情況做出完整人事檔案記錄，將單位從事特殊工種職工花名冊(cè)報(bào)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保險(xiǎn)部門登記備案或建立數(shù)據(jù)庫實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，確保勞動(dòng)保障部門對(duì)所轄提前退休的特殊工種的職工進(jìn)行年度檢查審核。對(duì)職工符合提前退休條件，在辦理提前退休手續(xù)時(shí)，勞動(dòng)部門根據(jù)每年年檢從事特殊工種的名稱、起止時(shí)間及累計(jì)從事特殊工種年限進(jìn)行審核，以此為據(jù)進(jìn)行公告，在無異議情況下，方可辦理提前退休審批，以便杜絕過程中的人情“風(fēng)”、鉆空子等不公正的現(xiàn)象。三是加強(qiáng)勞動(dòng)合同的管理。全面推行勞動(dòng)合同用工制度，不是一項(xiàng)孤立的工作，需要企業(yè)的嚴(yán)格管理和重視。所以，有關(guān)部門要加大《勞動(dòng)法》執(zhí)法力度，督促企業(yè)與職工簽訂規(guī)范合法的勞動(dòng)合同，并建立用工合同檔案管理制度，做到各種爭(zhēng)議案件有據(jù)可依，切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系爭(zhēng)議雙方的合法權(quán)益。勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁實(shí)踐表明，勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的處理關(guān)鍵是事實(shí)清楚，材料準(zhǔn)確，檔案完整。而這些都離不開檔案管理部門所做的基礎(chǔ)工作，所以說檔案管理的成效直接影響著仲裁工作的準(zhǔn)確性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓，要讓企業(yè)人事檔案管理工作為社會(huì)保障工作提供有效的服務(wù)，就必須建立一套較為完整的企業(yè)人事檔案管理制度，并由熟悉企業(yè)人事檔案管理的工作人員規(guī)范社保人事檔案管理。企業(yè)人事檔案收集手段要不斷改善，社保部門要盡早介入。要盡可能創(chuàng)造條件，并利用現(xiàn)代先進(jìn)管理手段，建立計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，加強(qiáng)現(xiàn)有企業(yè)檔案室的管理。加強(qiáng)企業(yè)人事工作人員培訓(xùn)交流工作，讓他們樹立一種全新的檔案理念。只有做到企業(yè)人事檔案資料的真實(shí)和完善，才能實(shí)現(xiàn)社保工作的公平、公正，才能保障職工的合法權(quán)益。企業(yè)人事檔案的收集、保管和利用，正成為我國勞動(dòng)保障部門解決勞動(dòng)糾紛、認(rèn)定工齡、提前退休審批、養(yǎng)老保險(xiǎn)金認(rèn)領(lǐng)等各項(xiàng)工作必不可少的重要環(huán)節(jié)。所以應(yīng)積極探索企業(yè)人事檔案工作的新思路、新方法，善于創(chuàng)造性的開展工作，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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作者：付育琴 單位：中國石化集團(tuán)西南石油局