人事檔案作用于人力資源管理論文2篇
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第一篇
（一）人事檔案是企業單位進行某些決策時的重要參考依據企業單位中的績效考核機制是要依靠企業單位中的人事檔案才能有效施行的。績效考核關系到員工的資薪情況、福利、保障、晉升或獎懲，只有對應到個人，企業單位才能很好地進行資薪配置或是獎優懲劣。績效考核要依照人事檔案進行員工的個人績效評估。依據人事檔案中記錄的員工信息及過往的考核記錄，人力資源管理人員才能準確掌握員工的綜合素質、績效情況和個人工作能力等情況，然后進行有效的分析管理，從而做出最準確的獎懲分配，保證企業單位中制度的公平、公正、公開及以后決策的科學性。
（二）人事檔案推動人力資源開發人事檔案是在人力資源管理過程中形成的，記錄了人員信息、工作表現、績效情況、個人經歷、個人綜合素質等一系列資料信息的用以歸檔保存的文字、表格或其他表現形式的歷史記錄,可以客觀地反映出員工的素質及其工作能力的優劣。人力資源管理中對于工作人員的選拔、組織安排等都會參考人事檔案中的相關歷史信息，全面了解人員的能力、專業、個人素養等情況之后做出最適當的人員配置，因此人力資源管理工作與人事檔案密切相關。人力資源管理過程中產生的多種信息資料都會反映在人事檔案中，成為以后人事選拔或人事調動的重要參考依據。因此，企業單位中的人力資源開發必須依靠人事檔案，人事檔案的存在和完善能夠極大地推動人力資源的良性開發。
（三）人事檔案幫助企業單位有針對性地設定員工培訓項目企業單位對員工進行培訓之前，可以根據員工的信息資料，如教育背景、經歷、年齡等，設置相應的培訓項目，有針對性地對員工進行培訓。比如，企業單位通過檔案資料了解到一些年齡大的員工可能不喜歡那些知識性的培訓，就可以選擇對他們進行健康保健類培訓，讓他們的身心更健康，同時也讓他們感受到集體的關懷，促進員工更好地工作。
（四）人事檔案提供真實可靠的信息，優化人力資源配置企業單位要想充分了解員工的個人能力、長處、專業技能等相關因素，做到知人善任，人盡其才，充分挖掘企業單位人力資源的潛能，將人力資源發揮的力量最大化，就必須要依賴人事檔案來對員工進行最全面的個人信息和個人經歷了解。人事檔案中詳細記錄了員工的個人相關信息、文化程度、專業技能、特長、工作經驗等資訊，企業單位的人事部門或人力資源管理部門通過查閱人事檔案，對員工的工作歷史或個人經歷進行了全面而詳盡的了解，從而做出最佳的人事調動，優化人力資源的配置方式。人力資源配置是實現人力資源與非人力資源的結合，提高人力資源的利用效率和利用價值的重要方式之一。人力資源的主體是人，人與物的最大不同是物件在長久適用過程中除了虧損，基本上不會出現其他變化，但人在工作過程中接受各方影響，會產生自我的變化，有的員工會不斷自我增值，能力和素養都不斷提高，有的員工會逐漸安于現狀，不再努力爭取向上；團隊工作中也會出現人員調動、職位升降等各種變化，集團企業中還會出現人員外派等等情況。因此，人力資源管理具有流動性，人員的變動不是一成不變，隨著時間的推移和環境的變化，人員會有或大或小幅度的變動。由于優勝劣汰，企業單位中人員大批清走或大批引入的情況也不少見。但人事檔案卻不變，員工的所有人事調動經歷都會如實記錄在案，而這份人事檔案隨著員工的變動實現了企業單位內的人力資源信息共享，能夠幫助人力資源管理者根據企業單位的需要預測人力資源的配置情況，促進人才的科學流動，保證人力資源配置適得其所。
二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
（一）切實提高檔案管理人員的素質現代化的企業單位中的人力資源管理需要現代化的人力資源管理模式，傳統的人力資源管理模式已經無法適用于現代的市場、社會環境。人力資源的利用比過去更多元化，更能實現員工的個人價值，而員工之間的競爭也比過去更激烈。有能者在其位，無能者在實踐工作中會自然地被環境淘汰掉。企業單位要切實地掌握住人力資源的力量，就必須要全面革新人力資源管理模式，革新管理理念。過去企業單位在挑選職工時常常有走后門、攀關系等情況，或者是忽視職工的相關專業資格證明，而這些挑選職工的違規錯誤行為在今天競爭如此激烈的社會中已經不能再繼續，企業單位為了切實提高自身的綜合實力，必須要嚴格把好用人關。檔案管理人員掌握著企業單位重要的人力資源資料，在挑選素質人才前必須要確定人才的相關文憑、專業資格證書等資料，保證職工具備崗位必須的專業技能和知識；挑選好的員工在正式上崗前必須接受嚴格的上崗培訓，包括在職培訓、道德培訓、法制教育等，企業單位要重視對人員培訓的投資，全面提高檔案管理人員的素質，增強他們對環境變化的適應力；要激發檔案管理人員的主觀能動性，化被動為主動，主動密切各部門的聯系，及時有效地開展人事檔案管理工作，為人力資源管理提供最有力的協助。
（二）加強溝通與信息傳達，有效發揮人事檔案的價值人事檔案管理人員要密切與各部門相關人力資源管理人的聯系，彼此之間加強溝通，當人事檔案管理人員發現檔案中存在的人員問題時，要及時向人力資源管理人或企業單位的相關人事管理人進行匯報反饋，幫助人力資源管理人員及時進行人員問題的修正。例如，當發現企業單位內某員工的職稱評定與檔案上的相關報備資料不符時，人事檔案管理人員應第一時間向人事部門匯報，阻止該名員工的職稱評定，與該名員工核實情況后，才能判定到底該名員工是否有資格進行職稱評定。要不斷為企業單位中發展企業單位的人力資源事業提供有力的協助，妥善整理保管好員工的人事檔案，保證企業單位做出決策時能夠提供最完整、最準確的人事信息作為決策依據。領導者在聘用人事檔案管理人員時，要有疑人不用、用人不疑的精神，充分信任人事檔案管理人員做出的檔案研究成果，做出人事決策時，要當機立斷，充分體現人事檔案的價值和肯定人事檔案管理人員的工作成果。
（三）加強人事檔案的時效性和現代化管理上文提到，人力資源并非一成不變，企業單位中的工作人員會不定時地出現崗位變化、人員調動等情況，因此人事檔案中對于員工的記錄也要及時更新，關于員工的一切經歷變化都要進行嚴格篩選后，實事求是地記錄在員工的人事檔案中，保證員工的人事檔案與員工的人事變動是實時同步變化的，增強人事檔案的時效性。我國已經進入了信息化管理時代，在人事檔案管理上也應該引進信息化管理手段，采用高科技手段管理人事檔案，提高人事檔案管理的自動化程度，從而提高人力資源管理的自動化程度；建立人事檔案的數據庫，連接企業單位內的網絡系統平臺，實現人力資源信息的有效共享；將人事檔案從過去的紙質存檔逐漸變更為電子檔案，大大節省人事檔案管理中的辦公資源，而且降低了對人事檔案的管理成本，提高了人事檔案管理員的整理保管人事檔案信息的工作效率。
（四）提高信息化水平和研究水平，綜合思考，全方位掌握要加強對人事檔案管理人員信息化管理工作的培訓，提高人事檔案管理人員的信息化管理水平，提高人事檔案管理人員對一系列信息分析軟件、整理保存軟件的應用水平，提高對人事檔案的研究精準度。
三、結語
人事檔案在人力資源管理中扮演著非常重要的角色，企業單位正確識別出需要的優秀人才、選拔出人才及員工編排無一不需要人事檔案作為信息依據支持。科學的人事檔案管理能夠促進企業單位的人力資源開發和使用，提高企業單位的人力資源利用效率，更好地發揮出人力資源的強大作用。
作者：賈夢澤單位：中國人民大學
第二篇
一、人事檔案的具體作用
（一）能夠為人力資源管理決策提供參考人事檔案管理可以掌握單位職工的詳細個人特點、工作能力等資料，可以為企業單位人力資源管理決策提供必要參考。例如，企業在實行績效考核制度時，員工的評價考核直接關系到員工晉升以及獎懲，因此對員工進行準確、公正、真實的考核評級至關重要。而企業對員工進行考核的依據就是員工的日常表現、同事評價等，而這些資料信息均被記錄在員工人事檔案中，因此企業單位參考人事檔案就可以對員工的工作業績、綜合素質以及個人能力進行準確、真實的評價，從而確定如何獎勵或者懲罰員工，使績效考核制度達到預期目標。
（二）能夠使人力資源合理配置得以優化人力資源配置是促使人與物之間的結合得以實現，能夠使人力資源使用效率以及使用價值得以提高。人力資源與其他資源一樣都是企業發展的必需資源，因此人力資源配置的高低直接關系到企業的正常發展。然而，人力資源又與其他資源不同，它是一種隨時間推移、環境變化而不斷運動的資源，因此人力資源的配置一直是企業管理工作的重點與難點。企業借助人事檔案可以準確把握內部人力資源的整體狀況，通過對人力資源信息的共享，預測企業生產各環節對人力資源的需求，從而合理配置企業人力資源，提高人力資源的利用效率。
二、如何促進人事檔案管理的運用
隨著現代企業改革的不斷深入，市場競爭的加劇，傳統的企業人事檔案管理工作觀念以及難以滿足市場和企業發展的具體要求，因此企業要轉變現有工作觀念，采取合適的措施以提升人事檔案管理在人力資源管理中的應用效果。
（一）核實人事檔案信息由于人事檔案是企業進行人力資源管理決策的主要參考，因此確保人事檔案的真實性十分重要。對此企業需要做到：第一，在現有人事檔案資料信息的基礎上，對員工信息進行核查，提出無效虛假資料信息，提高人事檔案信息的真實性。第二，企業要對人事檔案信息進行合理保存，建立專門的人事檔案信息數據庫，對人事信息進行分類存儲，并由專業人員對數據庫進行管理，從而提高數據庫的安全性避免人事信息出現丟失。第三，企業要改變傳統的人事信息調查收集方式，在對人事信息進行書面文字記錄的基礎上，還要利用多媒體技術收集有關員工人事信息的影音資料，從而使收集的信息更加全面，真實性更高。第四，企業要分清人事檔案建立工作重點，重點收集對企業有重要貢獻或者重要人員的人事信息，從而進一步提高人事檔案的真實性，為企業人力資源管理決策提供精準參考。
（二）增強檔案信息的時效性隨著時間的推移，個人的發展成長，企業職工的個人信息是不斷發展的、動態的，因此企業人事檔案的建立管理工作要跟上個體發展的腳步，具體要做到：第一，定期核對職工的人事檔案信息與職工實際信息，并將職工個人的最新信息添加到人事檔案中，同時剔除發生變化的、失去價值的信息，這樣既能確保人事檔案信息的真實性又能夠增強信息的時效性。第二，企業除了要收集職工當前的最新信息，還要持續發掘職工過去的，有關其個人發展的重要歷史信息，從而做到對員工的全方位、立體化了解，進而提高企業人力資源管理決策的科學性。
（三）采用現代化管理方式管理人事檔案隨著社會科技經濟的發展，計算機網絡技術水平的提高，傳統的依靠人工對人事檔案進行管理的方法已經不再符合時代潮流，因此企業需要采用現代化的管理手段對人事檔案進行管理。第一，逐漸減少紙質檔案的比例。傳統中紙質檔案是人事檔案的重要形式，但是隨著企業規模的擴大、人員的增多，紙質檔案的數量越來越多，導致檔案占據大量的空間。另外，紙質檔案的管理工作不斷會耗費大量的人工勞動，而且還會消耗大量紙張，不符合節能環保的發展理念。因此，企業要有意識的減少紙質檔案數量，轉而采用數據化的人事檔案。第二，企業建立統一的人事檔案信息管理平臺，利用計算機網絡技術建立專業的人事檔案信息數據庫，不但克服了紙質檔案占用空間大的缺點，而且還有利于實現資源共享，從而提高檔案管理工作效率。
（四）加強檔案管理人員的培訓人事檔案管理工作需要人員的執行，因此管理人員素質的高低人事檔案管理工作成效有直接影響：第一，企業要制定相應的檔案管理工作規章制度，嚴格規范管理人員的行為，避免工作失誤的出現。第二，企業要加強檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理人員學習相關的檔案管理法律法規、檔案管理知識，并且對人員進行技能操作培訓，從而提高檔案管理人員的綜合素質，確保檔案管理工作的順利開展。
三、結語
在企業不斷發展過程中，人力資源管理有著十分重要的作用，對企業的繼續向前發展具有很大的推動作用。在人力資源管理中，人事檔案的管理是提高人力資源管理的一種重要方法及途徑，在人力資源管理中占據重要地位。傳統人事檔案管理在企業發展中越來越不能適應，因此需采取有效方法及措施使人事檔案管理的質量以及效率得到改變。本文關于如何提高人事檔案管理的作用提出一些方法，希望上文中所闡述的內容對企業內人力資源管理工作者能夠有一定幫助。
作者：趙漪單位：吉林省白城市人力資源和社會保障局
