事業單位檔案管理在網絡環境下的完善

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【摘要】如今在計算機網絡技術高度普及和發展的階段，我國事業單位檔案管理工作也進一步完善，在管理過程中有效進行檔案編目非常重要，在事業單位檔案管理編目方面引入網絡技術，不僅能夠實現編目質量的提高，同時也符合社會發展的規律，但我們必須明確的問題是網絡環境下的檔案編目工作所面臨的挑戰也更加艱巨，本文針對這個問題進行幾點探析，并提出檔案管理的編目工作實施辦法。

【關鍵詞】網絡環境事業單位檔案管理編目發展思路

1前言

檔案編目工作的內容非常復雜，對于以往傳統工作來說更是十分困難，事業單位中的各種類型的檔案資源在進行編目的過程時，必須要嚴格的根據一定的規范和規則進行，這樣才能夠達到日后利用方便于人的目的。可以說事業單位檔案編目是連接資源與需求的橋梁，若編目不科學、不合理，必然會影響到后期事業單位檔案管理工作的順利進行。對于查找更是無從下手，更不要說加以利用。所以在網絡技術的引入的同時，提高檔案編目工作，提升事業單位檔案管理能力，是非常值得重視的，不但符合時展需求，也可以滿足新時期檔案管理工作的要求。

2事業單位檔案編目存在的問題

2．1檔案管理中編目重視程度不高

在我國事業單位中，檔案管理編目制度上還存在一些漏洞，也缺乏完整的檔案管理編目內容，比如案卷標題，檔案序號不完整都會影響到編目工作的進行，還有一些事業單位檔案組卷不統一也阻礙了檔案管理工作中編目工作的有效開展，一些單位雖然自定了檔案管理制度，也涉及了一些檔案編目工作內容，但是執行與完成效果不佳，對于編目工作人員的管理過于形式，并沒有認識到問題的重要性。這些問題必然會阻礙我國事業單位檔案管理中編目工作的順利進行，也不利于事業單位檔案管理長效發展。

2．2檔案編目檢索效率比較低

在網絡環境下，部分事業單位檔案編目后檢索技術不足，也影響了檔案工作的建設與發展，編目直接影響了檢索的運用與提取，編目清晰檢索必然明確，也可以進一步提高查找能力。實際上，我們在進行信息化檔案錄入和編目過程上，必須要考慮檢索問題，檢索效率是同檔案編目有著很大聯系的，編目過程不能夠盲目，需要我們進一步分析問題原因，設置合理的檢索，進而實現編目的有效性。

3改進網絡環境下檔案編目工作質量的措施

我國網絡信息技術的高速發展極大的促進了事業單位檔案工作的開展，尤其是在編目方面的積極作用更加不可小覷，而實現網絡技術優勢的前提是克服新技術應用過程中種種難題，這樣才能夠提高編目工作質量，下面針對網絡環境下檔案編目工作質量提高的策略進行分析:

(1)加強檔案人才管理，切實結合現代網絡技術。

我國檔案管理起步晚，雖然近些年來檔案管理的發展速度非常快，但是與世界先進水平之間還存在很大的差距，為了能夠快速縮短這些差距，我國檔案管理部門或機構，應該加強專業人才的培養力度，在培養人才的時候，要將檔案管理與其他專業相結合，尤其是在計算機技術方面的培養，信息化社會，檔案管理與信息技術的結合是必然結果，因此人才培養要具有這樣的預見性。另外，在統計學方面也必須要有所涉獵，檔案管理人員要具備良好信息敏感度以及處理能力，建立人力資源隊伍的過程中，要合理設計這些方面的內容，從而提升檔案管理人員的綜合能力，使其能夠適應各種工作環境下的工作需求。

(2)聯機編目是實現信息化管理的必然趨勢

簡而言之就是借助計算機以及網絡資源的優勢，實現多個事業單位檔案信息的同時編目，建立相互聯通的數據。在大數據時代，我國不應該錯失這個發展的機會，要從硬件、軟件等方面入手，強化其技術水準，同時提高編目人員的專業性以及綜合素質，加大編目力度，實現優勢集中，全力以赴做好網上聯機編目。另外，在操作的過程中，還應該突破傳統類型的限制，實現全方位、立體化，做到與時俱進。

(3)編制檢索工具應向網絡化方向發展。

為了提高檔案查全率和查準率。利用網絡技術，檔案信息被制作成網頁，通過網站上網傳輸，免去檔案利用者去檔案館室查詢的麻煩，用戶只要在搜索欄中填入想要檢索的相關檔案信息，無論檔案原件保存在什么位置，都可以通過網絡方便快捷準確地查到檔案信息，讓利用者在數字環境中感受到了檢索的樂趣，在空間上縮短了利用者與檔案的距離，在時間上提高檔案的時效性。另外，檔案部門還可以從網上建立有關網站網址的有效鏈接，使眾多的網址和分散的網上檔案信息資源聯系起來，形成清晰的信息集合，實現深層次的檢索，為利用者提供高質量的服務，從根本上解決檔案分散性的問題，實現檔案利用優化。由于不同利用者的知識結構、心理素質、社會實踐活動及年齡閱歷的不同，造成了對檔案信息需求方向的不同。因此，檔案部門開展檔案信息的編目和編研工作就要從用戶的需求特點和規律出發，進行大膽創新，對檔案信息進行多層次、多角度的揭示，增強檔案信息服務的主動性和能動性。

(4)檔案整理中的編目工作。

編目工作的獨立，使其工作內容也有了新的變化，檔案編目工作也逐漸受到更加的關注，在這樣的背景下，學者們對于編目工作的研究也更加深入，在此過程中，在數據采集、儲存以及處理等方面進行了重點研究。然后發現，研究方法中使用數學、計算機以及知識庫以及人工智能等方法比較多。使用的傳統檔案管理的方式反而更少，總體來說，檔案管理涉及的研究范圍包括了檔案管理知識的表達方式、衛生信息的知識、以及少量的社會以及法律方面的問題，可以看出，檔案管理與很多學科有交叉，使用的研究方法多與傳統的檔案管理關聯不大，主要的目的是實現檔案管理知識的共享。

4結語

綜上所述，在網絡環境條件下，提高事業單位檔案管理工作效率更為重要，做好信息化條件下檔案管理工作是要從檔案編目做起，進一步通過轉變傳統思維方式，強化網絡環境下檔案管理模式，通過學習與技術創新，提高編目能力，并健立完善的檔案管理編目信息系統，與時俱進。通過有效的檔案管理，為人們提供科學便利的檔案基礎信息。進而在迎合事業單位發展的同時，也為經濟與社會發展而服務。

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作者：段鷹 單位：齊齊哈爾市昂昂溪區低保管理局