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      網絡環境下檔案管理工作探討

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      網絡環境下檔案管理工作探討

      一、網絡環境檔案管理工作的變化

      1.檔案形成過程多元化。

      在網絡環境的影響下,檔案管理工作中檔案形成過程變得多元化。傳統的國企檔案形成過程較為單一,通常都是檔案人員手工記錄,以紙質形式呈現,并分門別類予以標記,再進行檔案封存。這種方式需要大量的人力物力,且非常耗費時間,往往效率較低,且消耗較大。

      2.檔案載體和內容記錄多元化。

      隨著網絡的發展,檔案的載體和內容記錄也呈現多元化的發展趨勢。與傳統的檔案載體和內容記錄形式相比,網絡環境下以電子形式為載體和內容記錄方式具有極大的優勢。首先,傳統的紙質檔案需要大量的紙質資源,既耗費巨大,且造成嚴重森林破壞,對地球環境影響嚴重。而電子檔案只需要借用計算機,制作電子形式的檔案,耗費極少,且對環境影響也極小。其次,紙質檔案極不方便運輸和傳播,需要人工進行運輸,且在運輸過程中容易造成檔案的損壞和遺失。而電子檔案通過網絡進行傳播,方便快捷,不需要消耗大量人力,且方便復制和備份,不容易出現遺失和損壞的現象。

      二、當前檔案管理工作存在的問題

      1.檔案管理人員的計算機知識欠缺。

      在網絡環境下,檔案的制作和傳播以及管理都需要借助計算機的幫助才能實現。而有些人員由于計算機知識欠缺,不懂得計算機的操作和使用,對于電子檔案沒有具體的概念,導致工作中出現問題和紕漏。首先,國企人員不能運用計算機進行檔案制作,造成工作效率低下,工作成果不明顯。其次,在檔案的保存上,由于不懂得文件的備份和留存,國企人員直接對檔案進行操作和修改,導致源文件遺失,造成檔案遺漏。或者在檔案的保管上,國企人員的檔案意識不強,在進行檔案交接時,沒有及時留存和備份,導致檔案的保存不能及時有效,造成工作上的巨大損失。

      2.檔案的歸檔和整理困難。

      檔案形式的多樣化,雖然豐富了檔案的呈現形式,極大方便了相關工作的實踐,但也給檔案的整理和歸檔造成很大困難。除傳統紙質檔案外,還包括電子檔案和磁性載體類檔案,形式多樣、類型復雜,檔案人員需要在幾種檔案形式上進行轉換,保證檔案準確分類并歸檔,難度相當大,且工作量巨大。一些國企的檔案管理人員較少,有些國企甚至不設立檔案人員而由其他工作人員進行監管,造成檔案管理上的遺憾和不足。

      三、網絡環境下檔案管理工作的改進措施

      1.提高檔案管理人員的專業素質。

      在網絡環境下,要想提高檔案管理工作的質量和效率,首先應當提高檔案管理人員是專業素質,豐富其計算機知識。網絡環境下的檔案制作和管理以及傳播都需要借助計算機的幫助,如果檔案管理人員的專業素質跟不上,則實現不了檔案管理工作的高效率。檔案管理人員不僅要熟練掌握計算機的運用和操作,還應有較強的檔案意識。既能夠熟練運用計算機進行電子檔案的制作,還能夠保證檔案的安全,隨時進行檔案的留存和備份,不出現檔案的遺失和損壞。同時,檔案管理人員還應具備較強的網絡安全意識,做好電子檔案安全的防護,避免網絡黑客和網絡病毒等對檔案造成泄露和損壞的情況,保證檔案安全。

      2.創新檔案管理理念。

      時代的發展和進步要求人們在工作上的觀念也應相應地進行創新和改變。在檔案管理的理念上,應摒棄傳統錯誤的理念,緊跟時展步伐。應當重視網絡給檔案管理工作帶來的巨大便利,將新的管理方法和管理手段引進到檔案管理當中,同時,重視檔案管理人員的培訓,提高管理人員的管理意識和管理技能,提高檔案管理工作的效率。

      3.創新檔案管理的服務意識。

      國企檔案管理服務意識的創新,首先應當在服務的手段上進行升級和改革。傳統的紙質檔案不利于人們進行檔案的查閱,不僅檔案的全面性很難得到保證,查閱時的手續和步驟也較為繁雜,不利于人們快速獲得所需的信息。進行服務手段的創新,可以借用網絡,建立網絡檔案館,讓人們能夠隨時隨地進行檔案的查閱,避免了手續的繁雜和地點的限制,極大地方便了人們的工作和生活。

      四、結語

      網絡的發展帶來了國企檔案管理工作的巨大改變。檔案的形成過程越來越多元化,檔案載體和內容記錄也呈現多元化。這些變化極大地方便了國企的檔案管理工作,使檔案的制作、傳播和管理都極為便捷,且消耗的人力和物力資源都大大減少。檔案管理人員應借助網絡環境的優勢,充分發揮主觀能動性和創造性,提高檔案管理工作的質量和效率。

      作者:楊玉芳 單位:哈爾濱飛機工業集團有限責任公司

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