高校學生檔案管理

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[摘要]本文論述了高校學生檔案的內容，指出了目前學生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強高校學生檔案管理工作的建議，進一步推進學校學生檔案管理方法和制度的形成。

[關鍵詞]高校學生檔案管理

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經濟狀況的主要原始材料，也是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業競爭激烈的情況下，高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。

一、高校學生檔案的內容

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學生畢業時由學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現情況的記載。臨時檔案的部分內容在學生畢業時將裝入學生終身檔案。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案，學生臨時檔案一般包括以下一些內容新生基本情況登記表，軍訓考核表，大學生各科成績總表，綜合測評評審表，評優評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定，以及有關認識、檢查等相關材料，畢業生登記表等。學生畢業時臨時檔案的有關內容要裝入終身檔案，例如學籍卡，軍訓考核表，評優評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團、入黨有關材料，畢業體檢表，畢業生登記表等。

二、高校學生檔案管理工作存在的問題

學生檔案管理旨在對學生在校期間,以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高,不能準確全面地反映高校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前高校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題:

1.學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，學生檔案管理工作缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

2.學生檔案的收集整理不規范。目前學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有走上標準化、規范化，出現這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

3.學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，學生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于高校教師了解學生，對學生因材施教。4.畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業生實行統分統包的時候，高校畢業生檔案通常由學校檔案部門在學生畢業離校后統一寄往生源所在地人事局或有人事任用權的用人單位，隨著高校畢業生就業制度改革，國家不再對高校畢業生進行統包統分，應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，畢業生的檔案應該由人才市場、人才交流中心或畢業學校待管，待畢業生落實就業單位后再將其檔案轉至就業單位。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視對高校畢業生檔案的管理，加上轉遞環節復雜，導致一些學生檔案丟失，給學生的就業帶來了不良的影響。

三、做好高校學生檔案管理的建議

1.統一認識，加強領導。學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理，將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作;另一方面，學校要認真落實檔案管理所需的人員、經費、設備等問題，做到人員到位、經費到位、設備到位。

2.加強學生檔案材料的收集，規范學生檔案的整理。學生檔案材料的收集要保證學生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規格要統一，書寫要規范、字跡工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，要求不出現錯別字；除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔；學年度班主任鑒定要根據學生實際，盡量能表現出各個學生的特點；學生在高中階段也要完備高中檔案，入學即向校方提供。學生檔案的管理應有一個指定的歸口部門進行統一管理，并指定院系專人負責，實行統一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整、規范，并且保持內外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

3.做好學生檔案的查閱、借閱等服務環節。要嚴格制定查閱、借閱制度。借閱檔案人員要遵守保密制度，不得私自復印、拍照，不得在材料上批注、打問號、劃線、剪裁等。

4.嚴格畢業生檔案的轉遞工作，確保檔案運轉安全及材料完整。學生檔案的轉遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環節，嚴格傳遞手續，以防畢業生檔案丟失。

參考文獻：

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