新型載體檔案保護制度

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編者按：本文主要從當前有關的檔案保護法規及新型載體檔案的特點；各種新型載體檔案的管理、利用及保護；計算機檔案管理系統的應用和維護等進行講述，包括了不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據其特性要采取相應的措施進行保護、在計算機檔案業務管理系統的使用中也時刻存在著安全保護問題等，具體資料請見：

隨著新材料、新技術被逐漸地應用于檔案的載體和計算機技術被應用于檔案管理這些新型載體檔案的保護問題也日益顯露出它的重要性和緊迫性。

一、當前有關的檔案保護法規及新型載體檔案的特點

我國檔案保護技術貫徹“以防為主防治結合”的原則重在基礎設施和基本保護條件的改善。國家檔案局于1986年頒發的《檔案館建筑設計規范》根據我國的經濟情況提出了庫房設計的要求對檔案的保護從安全、溫濕度控制、光照等方面提供了最基本的條件。1987年又頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，為檔案庫房的科學管理提出了可操作的、較具體的要求。

二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護

新型載體檔案因其載體制成材料各異化學穩定程度不同在保管過程中應針對其特點盡量按類別做到分庫保存統一管理。

不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據其特性要采取相應的措施進行保護。庫房內一般應配備強制通風設備與空調設備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應定期進行檢查以判斷是否需要修復或需要進行其他保護性處理。

下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護技術供大家參考

1照相底片底片是一種化學感光材料極易引起化學變化和自毀它又屬于膠質材料極易起火熔化和變質其保護條件要求較高。通常應配備空調設備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。

2照片照片檔案的保護應著重于抑制霉菌的生長可調節庫內環境的pH值添加必要的防霉劑。

3縮微片保管環境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體。縮微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發生粘連、霉變、發脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質損壞現象。另外要選擇適當的保管器具和存放位置。為減少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣。縮微片連續閱讀不能超過規定時間以免設備過熱膠片受熱易發脆變形。保存中膠卷不應卷得過緊不能加橡皮筋纏繞，不同種類的膠片應分開保管以避免產生化學反應等。

4磁帶磁帶的保護應注意避免灰塵的侵蝕要遠離磁性物體防止磁帶消磁對于長期存放不用的磁帶要定期繞動防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應打開以防誤操作抹掉信息。

5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標簽不能觸摸數據讀寫區磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護口置于寫保護狀態。

6光盤光盤的保護應著重預防劃傷預防受熱、受擠壓變形和老化。其信號穩定性方面比磁盤好得多但由于其數據密度比磁盤也大許多倍要求定位準確度更高尤其數據光盤一旦劃傷或變形將可能導致整張盤的數據無法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數據面放置時數據面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時放回保護套或盒中保存中要放在保護套或盒中立放。光盤若被弄臟用無腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。

由于新型載體檔案的自身特點為安全的保護和利用它們，應專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴格審批手續。磁性載體文件應一式兩份歸檔應將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應另制做復制件利用中使用復制件妥善保存原件。錄像片也應另歸檔一套可供借閱的備份片。

三、計算機檔案管理系統的應用和維護

在計算機檔案業務管理系統的使用中也時刻存在著安全保護問題。應用計算機進行編目、著錄、檢索、統計等工作時應設定不同操作人員對不同內容的訪問權限如檢索統計工作中不允許對檔案目錄進行登錄、修改等操作（這一般可通過軟件設置口令密碼來達到）防止外來借檔、查檔人員直接操作計算機修改文件對不同密級的檔案也應設置不同的保護措施如對高密級的檔案除設置多級密碼保護外還應對文件內容進行數據加密。對于長期保存不需要修改變動的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。

為了保護計算機系統中數據的安全系統數據應定期進行備份重要數據應有兩個以上的備份分開保存。另外采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的因為系統一旦染上計算機病毒將可能對數據產生毀滅性的破壞故應從建立計算機安全使用制度等方面來預防不允許隨便使用外來磁盤、光盤等必須使用時應嚴格進行病毒檢測在確認無病毒后方可使用。