流動人員檔案管治的分析
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【摘要】本文針對當前流動檔案管理中存在的問題,進行了分析與思考,提出了可行的解決問題的辦法。
流動人員檔案管理工作,隨著流動人員數量的增長、人才流動速度的加快以及人才流動方式的增多,越來越成為人才服務機構和檔案管理部門迫切需要引起重視并加以解決的突出問題。適時妥善解決這一問題,有利于流動人員在不同行業、地區之間實現無障礙流動,極大地克服人才流動過程中不必要的社會消耗,也有利于提高人才社會化評價效應,加快形成行之有效的人才評價機制,并使人才服務機構在為廣大人才服務的過程中形成服務標準,提升服務水平。
1存在的問題
從近幾年流動人員檔案管理情況看,流動人員的范圍在擴大,數量在增多,流動人員檔案數量增加較快,來源渠道較復雜。但政府人事部門人才服務機構的檔案管理遠遠沒有及時跟上,存在著較多問題,主要有:
1.1檔案管理缺乏權威性
中共組織部、人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確縣以上人才流動服務機構為流動人員檔案管理機構。但在實際執行中,許多三資企業、民營企業等中小企業擅自接收、保管人事檔案的現象比比皆是,甚至有些用人單位還把保管人事檔案作為限制人才流動的有效手段。特別是對于大中專院校畢業生,由于就業市場競爭需要,人事、勞動、教育等部門都還保留著一部分檔案管理事務,民間人才(勞務)中介機構大量存在事實上的保管、流轉檔案等違規行為。可以說,政府人事部門人才流動服務機構在流動人員檔案管理上的權威沒有真正樹立起來。
1.2檔案管理缺乏時效性
由于社會環境因素,人檔分離、人戶分離現象廣泛存在,人事檔案不能及時有效地跟隨流動人員流轉,人事檔案管理單位之間缺乏有效的聯系通道,進入渠道寬,但流轉渠道不暢,死檔多,活檔少。特別是大中專畢業生的人事檔案,除少量檔案能隨畢業生進入用人單位或所在地人才市場外,有的院校規定由本校保管一年或兩年,有的院校委托所在地人才機構保管或直接寄回畢業生原籍教育部門,有的院校由學生隨身攜帶,造成畢業生檔案管理上的混亂無序。一旦需要人事檔案,相當多的畢業生不知道本人檔案存于何處,如何辦理流轉手續。
1.3人事檔案缺乏可用性
流動人員檔案主要是大中專畢業生檔案,形成于學校,主要是入學材料,學籍記錄和畢業生登記表,只能記載學生階段的有關情況,畢業工作后所從事的實際工作、工作能力、表現、成績以及成長過程,則缺乏真實有效、全面及時的記載。對于流動人員,哪些材料應進入個人檔案,通過何種渠道進入個人檔案,檔案材料需要達到什么目的,起到何種作用則往往不知所以。檔案的可用率不高,可信度不夠,實際利用率非常低。
2原因分析
分析造成以上問題的原因,主要有如下幾點:
2.1人事制度的變化造成社會重視程度降低
我們現行的干部人事制度是在計劃經濟體制下形成的,個人與單位是人身依附關系,個人檔案由用人單位建立、補充并經過嚴格的渠道流轉。隨著干部人事制度改革的深化,個人與單位的工作關系發生了深刻變化,除公務員外,事業單位實行全員聘用正在實施,編外聘用、臨時聘用、特定工作聘用、人才派遣等新的用人形式正在出現并蓬勃發展,三資、民營企業等非國有經濟成分在經濟總量中構成的比例越來越大,用人方式更為靈活,形式更多樣化,原有的人事管理的內容、管理方式及社會作用在市場經濟條件下,在新的經濟成份主體中,顯得明顯不適應,甚至有人認為流動人員檔案可有可無,可用可不用。
2.2人事檔案的作用在就業輔導中未得到重視、宣傳
廣大流動人才特別是大中專畢業生對于我國人事制度和人事檔案缺乏了解,是造成個人對檔案不關心、不重視的重要原因。廣大流動人才對于自身檔案的作用,建檔的要求不甚明了,認為那是組織人事部門或人力資源管理部門的,參與性、主動性不夠。在工作中,我們經常遇到流動人員要求人才中心出具這樣那樣證明,辦理這樣那樣手續,但當我們查閱檔案資料時,卻發現該流動人員未報到,未登記,無記錄,無檔案。向其解釋有關政策,辦事程序,有些流動人員往往表示不理解,太麻煩,甚至認為是人才服務機構官僚作用,有意刁難。
2.3有關單位檔案管理政策措施不一致,造成流動人員檔案管理標準不匹配
一是組織、人事、勞動、教育等部門對檔案管理的內容、標準、時間、職責的要求相互不統一,人才市場與勞動力市場、大中專畢業生就業市場相互不能貫通。二是沒有建立統一的人才評價機制,流動人才特別是大中專畢業生,在不同的市場機制下有不同的人才評價標準和人事檔案管理要求,檔案材料不能匹配兼容。三是流動人員檔案流動機制不暢通,不同的單位,不同的地區,對流動人員檔案的要求不一致,因而在檔案的相互流轉過程中,轉出方認為材料合格齊備,接收方認為不合格,不完備。接收方認為是必備材料,但轉出方認為不需要提供,造成流轉過程中不必要的社會消耗。
3解決問題的辦法
針對流動人員檔案管理中存在的問題,筆者建議:
3.1人才服務機構要強化職能,彌補職能缺失
中組部、人事部已就流動人員檔案管理范圍、職責做出了明確的規定,政府人事部門的人才服務機構應加強宣傳力度,增強工作的主動性,樹立自身在流動人員檔案管理工作中的權威,同時要根據流動人員檔案管理特點,出臺相關配套政策和管理措施,使流動人員檔案管理有標準、有程序、有制度,增強流動人員檔案管理的透明度,可信度,提高利用率,從而發揮此項工作的社會效益。
3.2各級政府要加大投入,提高檔案管理水平
各級人才服務機構是公益性的事業單位,流動人員檔案管理既不能以盈利為目的,又要為廣大人才提供優質、方便、快捷的服務,公共財政就必須加強對此項工作的投入。要按照檔案管理法律法規政策,抓好檔案硬件建設,改善檔案管理條件。各級組織人事部門要重視流動人員檔案管理工作,加強檢查,督促。可以通過開展達標、晉升等級、獎懲等措施推動工作。要加強檔案管理人員隊伍建設,克服臨時觀念、非專業觀念,選調政治素質好、有奉獻精神的人員從事檔案管理工作,享受專業技術職務工資補貼。
3.3加強流動人員檔案工作力量的整合
教育部門和有關高校要在畢業生就業輔導中加入相關社會知識培訓,使畢業生了解我國的人事制度、檔案制度、戶籍制度,順利跨出校門,融入社會。消除人才市場、大中專畢業生就業市場、勞動力市場之間的體制性障礙,使流動人員檔案在不同的市場環境中即具有不同特點,又相互融合貫通,充分發揮流動人員檔案的社會作用,使全社會特別是流動人員重視檔案,相信檔案,自覺需要、自覺運用檔案。
3.4嚴格執行檔案法規,規范管檔單位行為,提升檔案管理水
各級組織、人事、勞動、教育部門要對各級單位管檔人員進行培訓,加強道德修養,提高管理業務水平,按照《檔案法》和中組部干部人事檔案目標管理要求,做好各項檔案管理工作,對納入流動人員的人事檔案不拿、卡,扣,更不能借檔案保管的權力,進行打擊報復。該放入流動人員檔案的檔案材料一定要放入,該向人員人才服務機構轉移的及時轉移,管檔單位和管人人員要本著以人為本,為流動人員和其人事檔案負責的精神,齊心合力,齊抓共管,把流動人員的人事檔案管理工作切實落到實處。
