探討人事檔案管理的見解

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一、人事檔案管理與利用之問題癥結

交接不暢。由于單位人事體制、部門管理的方式方法以及相關的隸屬關系等歷史問題難免會發生變動，加上交接程序可能不是太好，檔案管理極其混亂不堪：檔案材料袋破的不行；檔案材料缺失；檔案沒有統一順序存放；檔案規格不一等等。辦公條件有待改善。單位由于辦公條件的限制，無法形成“三室分治”的局面，就是說閱覽室、存檔室和辦公室三個地方分開。還有，單位在這些地方沒有配上防盜設備、去濕設備。總之，硬件設施明顯需要增進。沒有實現專人專職。檔案管理其實是一項專業性的工作，不是誰都可以做的，而通常情況下單位的檔案管理都是人事人員兼著在做，這些人事人員卻乏專業檔案管理知識和能力，這種人事安排必定影響檔案管理的質量。沒有遵守統一規范制度。單位從領導到科員，對檔案管理這件事都認為是小事，從來沒有說認真按照上級部門要求，認真對檔案進行規范化的統一整理，沒有相應的配套程序或者規定，大大影響了檔案資料的更新和利用效率。檔案利用率有限。很多人認為檔案管理就是單純的保管，其實這種想法是大錯特錯的，而是包括一系列的服務內容的，包括檔案信息的開發利用。現今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現科技管理。現在是一個科技時代，單位沒有把信息技術這個科技產物很好的與檔案管理完全結合起來，通常只是簡簡單單發揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發。

二、對癥下藥

領導看重。領導一句話，頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設立機構，安排專門人員從事相關管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效，使他們有更好的工作心態，從而促進人事檔案管理。撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當給予項目經費，要把它列入每年的經費預算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設備，做到硬件設施杠杠的。要實現專業化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準，必須是招專業人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質、業務素質、道德素質。檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識，將它應用于實際工作中去，同時要不斷結合單位實際情況，創新工作方式方法，提高業務能力。最后，要有良好的道德素質，做好檔案管理工作，要有責任心，對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細，確保資料齊全真實，管理得當。單位應當制定相應的規章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經過細致檢查，這些過程都要制定相應的標準，不能人為恣意的發揮主觀能動性，一切按程序按制度來。實現科技化管理。應當及時更新檔案管理技術，將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上，提高工作效率和工作質量，延長人事檔案的壽命。

三、結語

只要做好以上幾點，我相信我們人事檔案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發揮人事檔案管理的作用。

作者：曾愛武單位：荊州市人力資源和社會保障信息中心