管窺檔案管理的信息化
前言：本站為你精心整理了管窺檔案管理的信息化范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。
一、企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理存在的不足
（一）企業(yè)基礎(chǔ)資料流失風(fēng)險(xiǎn)，隨著現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理活動日趨復(fù)雜，細(xì)節(jié)管理與過程管理工作成為了滿足現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的必要條件。同時(shí)，在整個(gè)經(jīng)營管理活動中還會產(chǎn)生大量的基礎(chǔ)性與過程性資料，而且其將會在企業(yè)經(jīng)營管理過程中重復(fù)使用，具有十分重要的保存價(jià)值。但是，因?yàn)槠湔w數(shù)量較大，將其納入到企業(yè)檔案庫中進(jìn)行集中保管時(shí)不但會占用大量的倉儲空間，而且查閱不夠方便，其不能滿足企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作中一般只是針對相對重要的資料以及具有較高重要作用的基礎(chǔ)性與過程性資料進(jìn)行管理。而對重要性相對較低的資料，通常只是由企業(yè)各部門以及具體項(xiàng)目經(jīng)辦人自行進(jìn)行保管。同時(shí)，由于企業(yè)不同部門的資料保管人員在檔案管理能力以及管理手段等方面參差不齊，加之現(xiàn)代企業(yè)管理人員的流動性較強(qiáng)，隨著時(shí)間的推移，這些基礎(chǔ)性資料將面臨著流失的風(fēng)險(xiǎn)，這將對企業(yè)的長期經(jīng)營發(fā)展造成不利影響。
（二）傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)信息化發(fā)展需要，隨著信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式與所采用的技術(shù)手段已經(jīng)不能很好的適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需要。尤其是在辦公自動化應(yīng)用趨勢的加快，企業(yè)所產(chǎn)生的數(shù)字檔案資料正義驚人的速度增長。很多大型企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)使用電子郵件在企業(yè)內(nèi)部傳遞的聯(lián)系方式。基于此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作成為了檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)。
二、企業(yè)檔案管理潛在的信息化要求
（一）現(xiàn)代企業(yè)市場開發(fā)信息需求現(xiàn)代企業(yè)市場開發(fā)工作中對企業(yè)競爭力的控制不僅僅在于對企業(yè)整體質(zhì)量的控制方面，而且還體現(xiàn)在提高企業(yè)市場競爭能力的有效性方面。所以，強(qiáng)化企業(yè)對技術(shù)競爭的優(yōu)勢作用，提高企業(yè)進(jìn)入、占領(lǐng)市場的速度，同時(shí)獲得市場信息調(diào)控權(quán)利，為企業(yè)市場開拓提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)支撐。
（二）企業(yè)發(fā)展政策信息需求企業(yè)發(fā)展過程中，不但需要結(jié)合國家發(fā)展的基本國情以及國家整體發(fā)展趨勢，同時(shí)還要重視國家政策以及國家資金調(diào)控對企業(yè)在整體技術(shù)創(chuàng)新方面的約束，把握好企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的各個(gè)環(huán)節(jié)。而只有企業(yè)具備與發(fā)展政策信息化同步時(shí)，才能實(shí)時(shí)掌握企業(yè)政策信息，為企業(yè)的發(fā)展提供內(nèi)部動力。
（三）企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，為了防止信息閉塞對企業(yè)整體發(fā)展造成的不利影響，同時(shí)調(diào)整企業(yè)檔案管理工作中的一些重復(fù)性建設(shè)工作，并避免在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的失敗，必須為上述工作提供信息化支持。只有在相關(guān)人員掌握了信息化技術(shù)之后，才能對企業(yè)的前景控制起到一定的提高，這樣才能從本質(zhì)上提高企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新質(zhì)量。
（四）潛在的人才信息現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)和技術(shù)方面的競爭從根本上講是人才的競爭，是能夠在企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理過程中發(fā)揮作用的人才的數(shù)量和質(zhì)量。在檔案管理信息化建設(shè)工作中，不但要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)性人才培養(yǎng)，而且還要對各類人才的信息檔案進(jìn)行基本控制。所以，在現(xiàn)代企業(yè)信息化人才建設(shè)過程中，人才檔案的信息化管理成為了企業(yè)人才資源建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。綜上所述，在企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中，企業(yè)的檔案管理工作不但需要對企業(yè)整體的技術(shù)性設(shè)施進(jìn)行信息化管理，而且還要針對檔案管理工作中的信息資源開發(fā)、傳播進(jìn)行合理控制。這樣才能在資源建設(shè)過程中最大程度的給企業(yè)的發(fā)展提供精確、超前的信息資料。通過調(diào)控的方式提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。
三、企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)策略
（一）符合企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的基本方向企業(yè)不同階段所產(chǎn)生的檔案資料都有可能成為信息檢索者所關(guān)心的資料內(nèi)容，因此在檔案管理工作中必須對所有這些不同階段、不同形式的檔案資料進(jìn)行整理，同時(shí)價(jià)值更高的綜合檔案信息為了確保檔案信息具有一定的政治性和系統(tǒng)性，必須對檔案信息進(jìn)行精選，只有這樣才能為用戶提供更加完善的服務(wù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的檔案的生成方式發(fā)生了對應(yīng)的變化，例如，可以在計(jì)算機(jī)、通訊過程中進(jìn)行文件起草、簽發(fā)、管理以及歸檔等工作。因此，對應(yīng)的檔案管理機(jī)制也必須與之相對應(yīng)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作中建立起滿足多種機(jī)讀形式的檔案管理體系。
（二）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作必須要朝著新技術(shù)的應(yīng)用以及多手段的檔案管理方向發(fā)展，而且這還是提高檔案管理工作水平及檔案管理效率的有效方式。在管理過程中，檔案管理部門必須堅(jiān)持檔案的信息化發(fā)展方向，通過利用多種信息技術(shù)及手段，逐步拓展信息化發(fā)展建設(shè)的寬度和廣度，積極探索出信息化條件下檔案管理的新方法。例如，在檔案管理過程中不僅僅只是通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的方式，而且還必須將電子信息交流過程中產(chǎn)生的信息檔案化，增強(qiáng)檔案管理的深度。
（三）整合信息檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理工作中因?yàn)槿狈侠碛行У男畔贤ǎ@主要是因?yàn)椴块T之間的割裂導(dǎo)致的。因此，在檔案信息化建設(shè)工作中，首先要建立起具有統(tǒng)一著錄格式與編排方式的當(dāng)那管理體系，在各個(gè)檔案部門之間通過規(guī)章制度的方式建立其統(tǒng)一的檔案管理方式。同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，讓更多的信息利用者能夠獲得數(shù)量更多、范圍更廣的檔案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企業(yè)檔案信息，在服務(wù)企業(yè)成員的同時(shí)，間接的推動了企業(yè)的發(fā)展。
（四）面向社會，完善檔案信息服務(wù)體系知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展方向。因此，企業(yè)檔案管理部門要善于通過捕捉極具時(shí)效性的信息以得到進(jìn)入市場的機(jī)會。這時(shí)，主動提供企業(yè)中的部分信息為社會利用，不但可以提高企業(yè)的市場影響力，而且可以通過獲取社會信息使用反饋，逐步完善企業(yè)檔案信息服務(wù)體系，為建設(shè)更加完善的信息服務(wù)提供基礎(chǔ)。
（五）加強(qiáng)電子檔案管理在電子檔案的接受、保管、利用過程中，不但要采用合適的技術(shù)方法，而且要制定針對電子檔案的管理辦法，提高電子檔案管理的針對性。同時(shí)，要強(qiáng)化對電子文件信息的歸檔管理，確保企業(yè)檔案的信息化管理水平。以檔案管理的基本要求為基礎(chǔ)，對不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，尤其加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部的電子文件著錄、鑒定、累積與歸檔工作，確保所生成的電子文件資料完整、真實(shí)、有效。
作者：冀孟玲單位：神華神東煤炭集團(tuán)公司檔案室
