網絡時代檔案管理和策略管窺
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1檔案管理存在的問題
檔案管理雖然起著至關重要的作用，但就我院而言，檔案管理工作中仍存在著許多突出的問題：
1.1檔案源問題檔案源問題主要指檔案的收集環節存在的問題。按照規定，歸檔文件要符合幾個要求：一是收集進檔案室的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。同時，歸檔材料的紙張、載體字跡等方面都有嚴格要求；二是歸檔材料門類必須齊全。我院檔案室共有九大類檔案，包括文書、教學、科研等，每年能收繳到的檔案材料往往存在紙張、字跡不合要求，復印件大量存在，重要檔案如大型設備檔案、科研檔案無法收集歸檔等問題，這些問題的存在已經成為我院今后檔案利用的一個瓶頸。
1.2電子文件歸檔標準尚不完備隨著計算機、通信、數字技術的廣泛使用，越來越多種類的電子文檔出現，這些電子文件的、積累、保存基本還處于無序狀態。針對近年來大量出現的電子文檔，國家卻缺乏一個統一完善的管理標準，即使是為數不多的幾個標準也只是一些原則性的常態問題，對于具體到每個單位電子文書的管理只能起到指導的作用，缺乏可操作性。因此，要怎樣科學管理這些電子文件成為記錄管理發展面臨的一大挑戰。為了解決這個問題，關鍵是制定具體單位的電子文件歸檔和電子檔案管理的標準，這個標準要符合國家的相關標準，也應該適合本單位的具體情況，并且具備可行性。
1.3檔案資源的深度開發和提供主動服務的意識不夠檔案真實記錄了社會實踐活動，同時為一個新的社會實踐提供了最真實可靠的證據和依據，這不是可以用金錢來衡量的。古人云：“迷往事，思來者”、“往知來”，檔案一方面完整保存了歷史的原貌，另一方面為我們今天的工作提供了借鑒。鑒于檔案的作用和意義，抓好我院的檔案網絡建設，進行檔案深度開發研究和利用已迫在眉睫。
國家檔案局中央檔案館《全國檔案信息化建設實施綱要》（檔發[2002]8號），提出以信息化帶動檔案事業的發展，以檔案資源建設為核心，擴大檔案信息資源的開發利用，加快檔案資源的數字化、信息服務的網絡化，爭取早日實現檔案工作的現代化。針對我院檔案管理的現狀，我認為網絡時代檔案管理應該采取以下對策。
2.1從源頭抓起，重視檔案資源的建設網絡時代的檔案管理是為了更好地滿足利用者的需求，因此，檔案的全面性和完整性非常重要。要使館藏檔案更加完備，必須從源頭抓起，即重視檔案材料和檔案資源的收集。從檔案管理的現狀來看，我們在檔案資料收集上尚存在許多問題，如檔案紙質材料缺失、實物檔案散布在很多部門或者個人手中、科技檔案不完整、設備檔案幾乎空白等等。如何解決這一問題，我認為必須做好以下工作。
2.1.1做好溝通和宣傳工作檔案收集整理不但是檔案管理者的工作，更是每一個部門、每一個人的工作，各職能部門的業務活動行成的材料，以及領導的基層調研等都是檔案的一部分。作為檔案工作者，要及時地到各部門進行實地了解，同時開展一系列的宣講班，使每一個人意識到檔案工作的意義和重要性，從我做起、從自己的工作范圍做起，養成良好的及時整理材料并保管的好習慣，這樣，散存于部門和個人手中的重要檔案才能完整地歸檔。否則，沒有每一個人對檔案工作的支持，檔案資源的收集就成了無源之水、無本之木。我們也就不可能在網絡時代最大程度地滿足利用者的需求。
2.1.2建設完善的檔案網絡以促進檔案材料的收集就我院而言，系部科室共有30多個，每個部門都會形成新的檔案資料，檔案人員除了平時的調研，還需要進行集中的收集整理。而專職檔案人員很少，因此，建立完善的檔案網絡以協助收集非常重要。我院正在逐步建立檔案資料收集的網絡體系，每個部門都指定有專門的兼職檔案員，對部門形成的檔案進行收集，并通過檔案網絡定期交流收集資料的經驗。這一體系的建立，使檔案管理部門能及時得到檔案資料收集的信息，便于統一管理，同時克服了檔案工作人員缺乏不能面面俱到的矛盾。
2.2加快制定檔案信息化標準和規范1996年4月，國家檔案局將電子檔案研究項目列入科技計劃。此后，我國檔案管理的國標和地標及規范陸續出臺。這些規范性文件的出臺，逐漸將信息化時代檔案管理引入到規范化和制度化的范疇。這對于檔案管理自身建設和社會發展都具有重要意義。但相對國際上的電子檔案管理工作來說,我國目前檔案信息化建設仍處于起步階段。國家檔案局出臺的《電子文件歸檔與管理規范》規定的內容相對簡單，許多條款還僅停留在一些大的條條框框上,實際操作性較差。鑒于此，我們只有以國標和地標為依據，積極制定符合本單位實際的檔案收集和整理標準，尤其是電子檔案歸檔管理規范，才能在信息網絡時代更好地發揮檔案工作服務大眾、服務社會的價值。
2.3檔案管理和利用系統建設網絡技術的發展，為檔案的管理和利用提供了更為便捷的平臺。在網絡環境下，我們對檔案資源的收集、整理、歸檔以及開發利用都可以通過網絡得以實現，從而使檔案的價值實現最大化。但我們不得不意識到網絡技術是一把雙刃劍，在幫助改變傳統檔案管理模式的同時，也帶來了許多問題，如檔案信息資源的安全性、合法性、兼容性等，這些問題的解決將有利于推動網絡環境下檔案的管理和利用進程。
2.3.1利用網絡進行檔案收集、整理、著錄、索引等工作現代信息技術的發展，使檔案管理人員可以通過檔案管理軟件實現檔案的編目、著錄、索引等工作。利用計算機將館藏檔案數字化是網絡時代檔案管理的首要目標。即通過掃描、壓縮、轉化等手段將傳統的紙張、錄音、錄像帶等轉換成圖片文件、聲音、錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并到局域網、廣域網等網絡媒體。這樣，利用者就可以根據自己的權限對所需檔案進行查找、利用。傳統的著錄是在卡片上進行的，查找非常耗費時間，網絡技術的進步大大節約了檔案索引工作量，查閱者只需輸入需要的檔案材料的關鍵詞就可以找到想要的文件資料，使得查找檔案十分便捷。
2.3.2利用網絡技術對電子文件進行收集、整理電子文件是隨著計算機技術的產生而產生的。它是一種特殊形式的文件，與傳統的檔案材料閱讀相區別，想要檢索和閱讀電子文檔時，人們必須依賴于特定的硬件設備，操作系統和應用軟件的解碼，才能得到一個完整，可靠和準確地更好相關文件信息，這是借助計算機對傳統檔案工作帶來的最大改革。如何收集、整理電子文件是現在檔案部門亟需研究的問題。因此，我們要根據國標和省標的要求，加快制定本單位電子文件歸檔的標準和方法體系。
2.3.3利用網絡技術加強檔案信息的開發利用
（1）完善目錄體系建設，提高檢索效率網絡技術的發展，在檔案的開發利用方面，一個重要的作用就是可以建立文件檔案的目錄中心。通過網絡技術的應用，我們可以開發多渠道的檢索方法，這樣，在查找檔案時就可以非常地方便、快捷，即使無法知道該檔案屬于哪一類，也可以通過跨庫檢索的方式查詢到，這比傳統的先查找檔案類別，然后再查找檔案文件要便捷的多。
（2）利用網絡優勢，加強編研工作力度與傳統編研工作不同，網絡環境下的檔案編研工作是通過計算機對檔案資源進行處理，以電子文獻的形式提供給利用者的工作。在信息化的時代，網絡編研勢必成為21世紀檔案編研的主力軍。網絡環境下，加強編研工作要從以下幾方面做起：首先，建立專門的檔案編研網站，設立編研工作專欄。這項工作有不少單位已經開展，而且效果很好，比如，江蘇檔案館的“中國檔案文化遺產”、“館藏珍品”；南京市檔案館的“編研成果”、“南京大事記”等。其次，網絡編研更要注重取材的廣泛性和實用性。網絡編研便于和利用者進行直接溝通，通過網上征集需求信息，進而豐富選題范圍，可以涉及政治、經濟、文化、科研、人物等方面。這樣的編研成果可以滿足利用者進行專門研究的需求，也可以滿足一般利用者借助編研成果休閑娛樂、陶冶情操的需要。再次，要豐富編研成果的形式。網絡編研可以實現圖文并茂的要求，傳統編研下形成的只有生硬的文字材料，而網絡編研可以配以各種圖片、視頻等，從而使編研成果更易于為利用者所接受，進而實現檔案價值的最大化。檔案是歷史發展的記錄，檔案管理對高校的教學、科研等起著重要的作用。在信息全球化的大背景下，我們應該根據自身發展的實際情況，發現、分析檔案管理中存在的問題，制定科學有效的檔案管理策略。我相信，隨著網絡信息技術的發展，我們的檔案管理事業將步入一個新的臺階。
作者：李麗單位：江蘇農林職業技術學院
