知識管理在檔案管理中的應用
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一、知識管理概述
一般來講，這種機制的主要特點包括以下幾點：第一，知識管理的出發點是基于對知識的認知的基礎之上的，這主要表現為知識可以創造價值且其具有一定價值，這種管理的目的在于通過學習知識的獲取來不斷提高組織與個人的創造能力；第二，對于知識管理而言，它可謂是一種新型化的管理與經營模式，它最初的目標就在于將知識信息視為非常重要的一種具有戰略性的資源，并在此基礎上最大限度利用以及掌握知識信息，以便服務于各行業自身發展，最終使整體大于部分，優化知識信息與效果。第三，其除了是一種新型管理模式之外，其實質上還代表著探索、釋讀知識在工作與管理當中的發展與應用，與傳統的企業管理相比，此種方式更為全面與有效；第四，從時展來看，知識管理實質上可歸結為社會的發展與科技的進步，這是發展的必然趨勢。在這個過程當中，伴隨著現代知識經濟時代的到來，我們有理由相信，知識管理將深入至社會的方方面面，一般來講，它可以使企業、公司等等擺脫資本與傳統資源等方面的限制，以此獲取新的機會，也正因為如此，它是具有良好前景與強大生命力的。作為新時代的檔案工作者來了講，必須時刻了解與掌握知識管理現狀，從而有效了解知識管理的含義與實質。為自己的工作提供基本支持，從而更好地做好現代檔案管理。
知識管理在檔案管理當的中應用是非常普遍的，那么如何進一步對其應用進行深化與發展，本文將從以下幾點給出建議。首先，知識管理對于檔案信息方面的管理。我們知道，檔案自身本具備知識方面的屬性，在檔案當中所包含的知識也是具有一定顯性的。一般來講，將知識管理同檔案信息管理相結合，就是要使得這些顯性的知識在檔案管理當中更為清晰化與系統化，以此實現知識的共享以及擴散。我們可對其進行細化，第一，對檔案當中所涉及的顯性知識的管理與組織。我們知道，檔案當中所涉及的所有思想、事件都是最為常見的顯性知識，必須對其進行科學的管理與組織。一方面，作為檔案工作者來講，可運用自身專業水平來對檔案所涉及的信息進行綜合與分類，以便為用戶提供更為便捷與科學的檔案信息；另一方面還要拓寬檔案信息的共享以及傳播途徑。在對檔案實施知識化的管理過程當中，分析檔案信息除了運用于收藏與保管之外，更為重要的則是如何發現與利用檔案的情報價值，以此推動知識信息的進一步創新。這也意味著檔案工作人員必須改變傳統“重藏輕用”的管理理念，不斷朝著以用戶為中心的方向發展。關心用戶所需，主動向他們提供兼具系統性、科學性的館藏信息，比如為廣大用戶提供一系列檔案憑證、舉辦檔案展覽等都不失為行之有效的途徑。第二，加強對隱性檔案知識的管理以及組織水平。一般來講，隱性知識實際上是一種依于個人自身經驗的基礎之上產生的，且其涉及到的方方面面的無形因素，比如在此基礎之上產生的個人價值觀、理念等難以明晰化與格式化的知識信息。而就檔案管理來講，其所講的隱性知識，通常指用戶不知的一些信息，比如檔案知識形成的一些背景知識等。我們知道，隱性知識一般用言語無法科學表達與傳播，因此，對于檔案管理來講，可以將這些隱性的知識經過一定加工，從而將其外化為可供分析與閱讀的顯性知識，進而實現隱性信息的進一步共享與交流。其次，在實體的檔案管理當中必須強化對于信息技術的應用力度。現代知識管理基本可以歸結為現代信息技術的運用，檔案管理作為現代管理的一部分，當然也深受其影響，尤其隨著紙質檔案不斷朝著電子文件、數字化等方面發展，這些都需要以現代信息技術作為其重要支撐，在這個過程當中，必然無法脫離信息技術這個關鍵詞。由此我們可以認為，在對實體檔案進行管理的過程當中，不可缺乏信息技術的運用，在這個過程當中，人工智能、網格技術等可以使檔案知識的傳遞、更新、共享等變得更為方便與快捷。除此之外，還要大力推進學習型的現代化檔案組織管理模式，對于每位檔案管理者來講，都必須革新當前管理模式與改善技術水平，只有如此，才能在不斷的競爭環境當中獲取一席之地。無論是對于個人還是組織來講，都只有通過創新與學習才能取得長足發展。也正因為如此，新時期的檔案管理，也要嘗試一些新的模式，改進當前工作。筆者認為，可以將學習型的現代化組織同檔案管理相結合，強化檔案工作者的學習培育以及繼續教育的力度，讓他們工作的過程當中以及閑暇時間都可以汲取知識，以此幫助他們在工作中取得成長與進步，并對檔案管理人員的學習積極性進行激發，以便為當前檔案管理事業做出應有貢獻。也只有如此，才能不斷強化檔案管理與知識管理的聯系性，更好地將二者連系起來，全面促進當前檔案管理事業的發展。
作者：黃喆單位：泉州市洪水預警報中心
