大學(xué)學(xué)科檔案管理體系建設(shè)探討

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一、大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)中存在的問題

1.缺乏學(xué)科檔案管理的有效機(jī)制

學(xué)科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實(shí)際的學(xué)科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無據(jù)可循，必然會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問題。有些高校即使有管理制度，但是在實(shí)際的實(shí)施過程中，不夠徹底，只是流于形式，無法從根本上解決管理中出現(xiàn)的問題，規(guī)范學(xué)科檔案管理。

2.學(xué)科檔案的管理手段滯后

目前的學(xué)科檔案管理中，還有很大一部分學(xué)校人工進(jìn)行操作，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸納等，由于工作的任務(wù)量比較大，人工操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。高校的學(xué)科檔案管理沒有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會(huì)受到影響。

二、加強(qiáng)大學(xué)學(xué)科檔案管理建設(shè)的有效對(duì)策

1.逐步完善學(xué)科檔案管理制度

為加強(qiáng)高校學(xué)科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據(jù)，首先學(xué)校要建立各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)，分級(jí)對(duì)學(xué)檔案進(jìn)行管理，其次要建立完善的學(xué)科檔案管理制度，把學(xué)科檔案的管理工作納入到日常工作中來，使其更加規(guī)范、科學(xué)，能夠合理地反映學(xué)校的學(xué)科建設(shè)情況。學(xué)校的檔案管理部門的專家和學(xué)者，要定期到各級(jí)檔案管理部門進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織管理人員把學(xué)科檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，加強(qiáng)管理。

2.實(shí)現(xiàn)信息化的學(xué)科檔案管理

在以往的學(xué)科檔案管理中，經(jīng)常是人工操作，在管理中很容易出現(xiàn)不必要的失誤和錯(cuò)誤，為加強(qiáng)管理工作的質(zhì)量和效率，高校要積極利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學(xué)科檔案管理工作中，可以利用計(jì)算機(jī)收集和整理相關(guān)的學(xué)科檔案信息，建立學(xué)科檔案的信息庫(kù)，整合所有學(xué)科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內(nèi)各院校之間的信息溝通和聯(lián)系，能夠及時(shí)找到自己所需的學(xué)科信息。由于高校的人數(shù)逐年增多，學(xué)科檔案的數(shù)量也逐漸增多，面對(duì)龐大的信息量，如果靠人工進(jìn)行整理和查找，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果也不一定理想，為此，我們可以利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)科檔案進(jìn)行保管，在需要時(shí)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的找到相關(guān)資料，提高工作的效率。

3.加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查力度

在高校管理中，為了提高學(xué)科檔案的管理，就要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)科檔案的評(píng)估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行，在檔案管理工作中，加強(qiáng)評(píng)估和檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯(cuò)誤，并加以改進(jìn)，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)。在學(xué)校的整個(gè)考核中，要把學(xué)科檔案管理工作的審查作為其中的一項(xiàng)，切實(shí)提高各級(jí)管理人員的學(xué)科檔案的管理意識(shí)，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

4.提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)能力

加強(qiáng)學(xué)科檔案的管理工作，也要切實(shí)提高學(xué)科檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)，明確網(wǎng)絡(luò)化管理和操作的流程和步驟，在實(shí)際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問題，強(qiáng)化學(xué)科檔案的管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷應(yīng)用，就要求檔案管理人員具有一定的創(chuàng)新精神和能力，能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，促使檔案管理工作更加順利的開展。

三、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)科檔案的管理工作在整個(gè)高校管理中占有十分重要的地位和作用，為提高工作效率，加強(qiáng)管理，我們要及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，用有效的對(duì)策加以解決，推動(dòng)高校學(xué)科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

作者：劉蓓蕾單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院